FAQ: Blueprint

1. Progettazione ed esecuzione sistematica dei processi : Blueprint Le consente di definire ogni fase di un processo aziendale, assicurando che vengano eseguiti in modo ben organizzato e sistematico. Questa struttura è fondamentale per mantenere coerenza ed efficienza, specialmente nelle operazioni complesse o su larga scala.
   
2. Guida dei team attraverso i processi : Fornisce indicazioni chiare ai team durante l'esecuzione di vari processi. Ciò include la configurazione di fasi come la qualificazione dei lead, il follow-up delle trattative e la gestione degli ordini, assicurando che tutti i membri del team seguano le stesse procedure.
   
3. Automazione delle azioni di routine : Blueprint può automatizzare azioni di routine come l'invio di notifiche email, l'assegnazione di attività o l'aggiornamento dei campi, riducendo significativamente il lavoro manuale e il potenziale di errore umano.
   
4. Validazione delle informazioni importanti : Svolge un ruolo chiave nella validazione delle informazioni cruciali al momento giusto. Questa funzionalità aiuta a evitare problemi comuni come dettagli del cliente errati o violazioni delle policy.
   
5. Transizioni e Stati personalizzabili : Lo strumento è costruito attorno ai concetti di Stati e Transizioni, dove gli Stati rappresentano le diverse fasi di un processo, e le Transizioni sono le condizioni che devono essere soddisfatte per passare da uno Stato all'altro.
   
6. Conversione e tracciamento efficienti dei lead : Blueprint rende il processo di conversione e tracciamento dei lead molto più semplice ed efficiente. Consente una migliore pianificazione e allocazione delle attività tra i diversi team.
   
7. Progettazione visiva dei processi : È possibile progettare visivamente i propri processi utilizzando l'editor di Blueprint, che utilizza una semplice interfaccia drag-and-drop, rendendolo facile da usare.
   
8. Report e analisi : Blueprint consente anche la creazione di report di utilizzo, fornendo informazioni sull'efficacia e l'efficienza dei processi.

È possibile modificare il campo fase di un Blueprint per tornare a uno stato precedente?

No. Se è stato creato un Blueprint su un determinato campo di stato, non è possibile modificare questo campo mentre un record si trova ancora nel Blueprint. Tuttavia è possibile utilizzare una semplice soluzione alternativa per tornare a uno stato precedente.

Questa risposta è fornita in due parti. 

1. Perché non rendiamo modificabili i campi del Blueprint 
   
2. Soluzione alternativa per tornare agli stati precedenti. 

L'idea originale di avere un Blueprint è quella di ottimizzare un processo tra i team. Quindi, quando sono state impostate linee guida passo dopo passo, non si vorrebbe che i team deviassero da questo percorso. Inoltre, quando sono stati resi obbligatori alcuni campi e allegati affinché un utente possa passare da uno stato all'altro, consentire all'utente di aggiornare un campo Stato senza soddisfare le specifiche per tale modifica vanificherebbe lo scopo. Ad esempio, per consentire a un utente di spostare una trattativa da Negoziazione a Contratto, sono state rese obbligatorie le NOTE. Ma l'utente aggiorna il valore del campo (modifica) senza fornire queste note. Il che vanifica lo scopo di avere un Blueprint in primo luogo. Questo è il motivo per cui i campi Stato sui quali si crea un Blueprint non sono modificabili mentre il record si trova ancora nel Blueprint. Il sistema sposterà automaticamente i record alle fasi successive man mano che si completano le azioni obbligatorie richieste dal sistema in ogni fase. 

Detto questo, potrebbero esserci casi eccezionali in cui si desidera spostare il record a uno stato precedente. Questo caso è in fase di valutazione da parte dei nostri team e dovrebbe esserci una risposta a breve. 

Tuttavia, per ottenere questo risultato, esiste una soluzione alternativa utilizzando le Transizioni Comuni.

Le Transizioni Comuni sono quelle che possono essere riutilizzate in qualsiasi momento del processo per raggiungere una determinata fase. Ad esempio, in un processo di follow-up di una trattativa, generalmente la chiusura di una trattativa (vinta o persa) avviene alla fine del processo, dopo aver attraversato 6-7 passaggi. Ma nella realtà, un cliente potrebbe esprimere disinteresse in qualsiasi momento del processo, non necessariamente nella fase del contratto. Quindi è possibile avere quella che chiamiamo una Transizione Comune chiamata "Abbandona Trattativa", in modo che questo pulsante sia visibile in tutte le fasi del processo. È sufficiente eseguire questa transizione per contrassegnare la trattativa come persa e uscire dal processo. 

Questa transizione comune può essere utilizzata come soluzione alternativa nel Suo caso. 

Passaggio 1: Creare il flusso del processo. 

Passaggio 2: Una volta completati tutti gli stati e le transizioni per uno scenario ideale, creare uno Stato chiamato "Ripristinato" (è possibile rinominarlo come si preferisce). 

Passaggio 3: Creare una transizione da uno qualsiasi degli stati a questo Stato "Ripristinato". Denominare la Transizione "Ripristina". 

Passaggio 4: Selezionare la casella di controllo Transizione Comune. 

Ora questa Transizione "Ripristina" sarà disponibile in qualsiasi fase del Blueprint. Quindi, se si desidera modificare lo Stato del Lead, fare clic sulla transizione Ripristina e il record uscirà completamente dal Blueprint. 

Ora il campo Stato del Lead diventa modificabile. È possibile modificare il valore per scegliere la fase desiderata e rientrare nel Blueprint da quella fase in poi.

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Ho configurato un Blueprint, ma i record non sono entrati nel processo anche se soddisfano i criteri del Blueprint. Perché?

Possono esserci alcuni motivi per cui i record non entrano nel Blueprint anche se soddisfano i criteri. Verificare quanto segue:

• Un Blueprint è disabilitato per impostazione predefinita. Assicurarsi che sia abilitato. 
  
• Un Blueprint potrebbe essere creato per layout specifici. Verificare se il record in questione appartiene al layout specificato nelle impostazioni del Blueprint. 
  
• Se i criteri di ingresso del Blueprint contengono uno Stato non utilizzato nel Blueprint, il record potrebbe essere entrato nel processo, ma le transizioni non verranno mostrate per quel record, poiché lo Stato non fa nemmeno parte del Blueprint. 
  

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Se un record soddisfa i criteri di più Blueprint, quale viene eseguito per primo?

L'ordine in cui i Blueprint sono stati elencati determina l'ordine di esecuzione. Se un record soddisfa i criteri di più Blueprint, quello che appare per primo nell'elenco viene eseguito. È possibile riordinare i Blueprint in qualsiasi momento in base a quale Blueprint deve essere considerato prioritario per l'esecuzione.

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È possibile rendere obbligatorio l'aggiornamento dello stato di un'attività nelle impostazioni 'During Transition'?

Ho assegnato una Transizione a un utente specifico, ma la Transizione è visibile anche ad altri utenti. Perché?

Come posso conoscere il numero di record attualmente in un Blueprint e quanti record hanno completato l'elaborazione di un Blueprint? 

Blueprint consente di creare una replica del processo aziendale offline nel CRM. Dalla generazione dei lead alla chiusura delle trattative, un'organizzazione segue molteplici processi aziendali. È possibile utilizzare i Blueprint per fornire agli utenti del CRM una guida su come eseguire tutti i passaggi di un processo aziendale. Ad esempio, è necessario raccogliere determinati documenti prima di inviare un preventivo al cliente. È possibile configurare una fase in un Blueprint che rende obbligatorio il caricamento dei documenti e il record potrà passare alla fase successiva (Invio preventivo) solo quando i documenti corretti saranno stati caricati.

È possibile inviare avvisi email dopo che una transizione è avvenuta in Blueprint?

Se un utente non ha accesso a un determinato record ma viene designato come proprietario della transizione, può eseguire la transizione e modificare anche il record?

Cos'è un Blueprint Continuo e in cosa si differenzia da un Blueprint Regolare?  

Un Blueprint continuo consente di progettare un processo che si svolge senza interruzioni. Ad esempio, gli script per le chiamate.

Differenze tra Blueprint Regolare e Blueprint Continuo.

Come scelgo i record che devono entrare in un Blueprint che ho creato?

Come posso creare il mio processo di vendita in Zoho CRM?

È possibile utilizzare Blueprint per creare il proprio processo di vendita. Per saperne di più su Blueprint cliccare qui.

Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti su Blueprint sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state affrontate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti e di aggiungerle in futuro.