Lavorare con le regole di convalida
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Creare e mantenere dati di alta qualità è difficile, ma è ancora più difficile identificare e correggere un dataset pieno di errori.
Dati CRM errati possono portare a conseguenze negative per un'azienda, tra cui l'impedimento delle operazioni, la generazione di report inaffidabili e la necessità per gli utenti di verificare manualmente ogni record. Una causa comune di questi errori è l'inserimento manuale dei dati. Che si tratti di disattenzione o di battiture accidentali, gli errori sono inevitabili quando si inseriscono dati in un modulo. Per ridurre questi errori, i sistemi CRM dispongono di regole di convalida per notificare gli utenti degli errori e impedire l'inserimento di dati errati.
Le regole di convalida possono essere utilizzate per gestire situazioni come le seguenti:
- Impedire il salvataggio di un modulo se un codice fiscale non contiene il numero corretto di caratteri.
- Avvisare un agente quando un viaggiatore di età superiore ai 40 anni viene aggiunto a un viaggio fisicamente impegnativo.
- Impedire a un rappresentante commerciale di offrire uno sconto quando un'azienda non ha acquistato un numero minimo di licenze utente.
- Assicurarsi che un numero IBAN corrisponda al formato specificato.
Disponibilità
Gli utenti necessitano del permesso di profilo Personalizzazione modulo per creare regole di convalida.
Nozioni di base sulle regole di convalida
- Le regole di convalida in Zoho CRM vengono configurate per campi specifici, come il campo Sconto nel record di un'offerta. Se un utente inserisce un valore non valido e tenta di salvare il record, il CRM mostrerà un messaggio di errore o un avviso. Si prega di notare che l'opzione di avviso mostrata di seguito viene rilasciata in modo graduale e potrebbe non essere disponibile nel proprio account.
- Le regole di convalida determinano se un inserimento è valido confrontando l'input con i criteri o la funzione impostati per la regola.
- Le regole di convalida sono specifiche per layout, il che significa che è possibile configurare regole di convalida diverse per lo stesso campo su layout diversi.
Opzioni di configurazione nelle regole di convalida
Sono disponibili opzioni in ogni fase del flusso di configurazione durante l'impostazione di una regola di convalida. Le scelte effettuate varieranno a seconda del caso d'uso specifico. Esaminiamo alcune di queste opzioni.
Preferenza di convalida
Supponiamo che Lei abbia una politica aziendale che vieta sconti superiori al 15% e che i rappresentanti commerciali siano incoraggiati a evitare di offrire sconti superiori al 10%.
In questo scenario, è possibile impostare regole di convalida che impediscano completamente valori superiori al 15% e consentano valori superiori al 10%, visualizzando al contempo un avviso per i rappresentanti commerciali che gli sconti superiori al 10% non sono ideali.
È possibile gestire situazioni come questa impostando la preferenza di convalida come segue:
- Blocca con errore (che impedisce il salvataggio del record)
- Consenti con avviso (che permette il salvataggio del record dopo aver ottenuto la conferma dall'utente)
L'opzione blocca con errore impedisce agli utenti di salvare le modifiche ai record quando un campo contiene un valore non valido.
L'opzione consenti con avviso consente agli utenti di salvare le modifiche apportate ai record, ma visualizza un avviso e richiede una conferma per completare le modifiche.
Posizione dell'errore
È inoltre possibile scegliere dove vengono visualizzati i messaggi di errore nel modulo. È possibile scegliere:
- Sul campo primario per visualizzare il messaggio di errore accanto al campo.
- Inizio pagina per visualizzarlo nella parte superiore del modulo.
Nella maggior parte dei casi, i valori che gli utenti inseriscono nei diversi campi del modulo non sono interdipendenti. Per questo motivo, se si verifica un errore di convalida per un determinato campo, è consigliabile visualizzare l'errore vicino a quel campo specifico. Ciò consente agli utenti di identificare e correggere facilmente eventuali errori di inserimento. L'opzione sul campo primario è ottimale per questi scenari.
Nei moduli complessi e con molti dati, gli errori di convalida possono verificarsi a causa delle interdipendenze tra i valori inseriti nei diversi campi. In questi casi, consolidare tutti gli errori di convalida in un unico punto può aiutare gli utenti a risolvere i problemi in modo efficiente. Scelga l'opzione inizio pagina in questi scenari.
Sposti il messaggio di errore in alto se ci sono dipendenze. Combini entrambe le opzioni (Sul campo primario e Inizio pagina) per aiutare gli utenti a risolvere rapidamente gli errori.
Convalida su
La convalida di un campo può essere attivata in una delle seguenti modalità:
- Solo salvataggio: Scelga questa opzione se desidera che la convalida avvenga quando l'utente fa clic sul pulsante Salva. Si prega di notare che tutte le regole di convalida configurate per quel layout verranno attivate quando si fa clic su Salva.
- Verifica campo e salvataggio: Gli utenti potrebbero aver bisogno di convalidare rapidamente un campo importante prima di procedere con altri campi. Ad esempio, potrebbe voler convalidare il numero IBAN prima di procedere alla compilazione di altri dettagli.
La convalida di quel campo specifico avverrà facendo clic su questo pulsante. La convalida verrà eseguita anche durante il salvataggio del record. Ciò consente una verifica rapida dei campi prima di procedere alla compilazione di altri campi correlati.
L'opzione verifica campo e salvataggio non è disponibile in:
- Pagine Canvas Form View
Tipo di convalida
I campi vengono convalidati in base ai parametri impostati in una regola di convalida, che possono essere definiti in due modi diversi.
- Utilizzo di criteri: È possibile configurare facilmente i parametri della regola di convalida utilizzando un builder visuale. Scelga la condizione primaria per attivare la regola e la condizione secondaria per applicarla a record specifici. È inoltre possibile personalizzare il messaggio di errore o avviso per ogni condizione secondaria.
- Utilizzo di una funzione: Ha anche la flessibilità di creare una regola di convalida utilizzando una funzione se il tipo precedente non copre il Suo caso d'uso. Ciò Le fornisce il controllo completo sulla regola di convalida, consentendoLe di implementare logiche di business complesse e verificare dati da altre applicazioni.
Nota
- Le regole di convalida che utilizzano funzioni non sono attualmente compatibili con le opzioni preferenza di convalida e posizione dell'errore.
- È possibile impostare una preferenza di convalida solo per l'opzione solo salvataggio.
- La posizione dell'errore è accessibile solo quando la preferenza di convalida è impostata su blocca con errore.
- Quando la modalità verifica campo e salvataggio è abilitata, il messaggio di errore verrà visualizzato vicino al campo primario e non sarà possibile salvare il record con il valore inserito.
Regole di convalida basate su criteri
Le sezioni seguenti trattano specificamente le regole di convalida basate su criteri. Nel resto di questo documento, quando ci riferiamo a "regole di convalida", intendiamo specificamente questo tipo di regola di convalida.
Per informazioni sulle regole di convalida che utilizzano funzioni, leggere Creare regole di convalida utilizzando funzioni.
Per informazioni sulle regole di convalida che utilizzano funzioni, leggere Creare regole di convalida utilizzando funzioni.
Parti di una regola di convalida
- Il campo primario è il campo che viene convalidato. Nel nostro esempio, questo sarebbe il campo Sconto.
- Durante la convalida, il valore del campo primario viene verificato rispetto a una o più condizioni primarie. È possibile specificare fino a 10 condizioni primarie, come "Non compreso tra 0 e 15" o "Non compreso tra 0 e 10".
- È possibile decidere se la condizione primaria viene verificata per tutti i record o per sottoinsiemi di record. Ogni condizione primaria può avere fino a cinque condizioni secondarie. Ad esempio, possiamo verificare se lo Sconto (campo primario) è inferiore al 15% (condizione primaria) per le offerte dalle regioni NA e MEA (condizione secondaria). Possiamo avere un'altra condizione secondaria per le offerte nella regione EU. In questo modo, possiamo convalidare un campo in modo diverso in base ai valori di altri campi.
- Ogni condizione secondaria può avere un messaggio di errore/avviso. Il contenuto di questo messaggio è personalizzabile.
Più messaggi di errore possono essere visualizzati contemporaneamente per un campo perché tutte le condizioni primarie vengono verificate quando la regola di convalida viene eseguita.
Esegui regola su
È possibile decidere quando la regola di convalida deve essere eseguita. Questo perché è possibile definire i criteri in due modi:
- È possibile impostare valori indesiderati nelle condizioni primarie e specificare che un avviso deve essere attivato quando la condizione è soddisfatta. Ad esempio, si potrebbe definire la condizione come un valore di sconto superiore al 15 percento (indesiderabile) e notificare l'utente quando il valore inserito soddisfa questa condizione.
- In alternativa, è possibile impostare valori desiderati nelle condizioni primarie e indicare che un avviso deve essere attivato se non vengono soddisfatti. Specifichi la condizione primaria come un valore di sconto inferiore al 15 percento (preferito) e notifichi l'utente se il valore inserito non soddisfa questa condizione.
Per creare una regola di convalida
- Vada su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
- Selezioni il modulo per il quale desidera creare la regola di convalida.
- Nella pagina [Modulo], faccia clic sulla scheda Regole di convalida.
- Faccia clic su Crea nuova regola di convalida.
- Nel pop-up Crea regola di convalida, esegua le seguenti azioni:
- Selezioni il layout a cui appartiene il campo che desidera convalidare.
- Selezioni il campo da convalidare.
- Selezioni il tipo di convalida come Basato su criteri.
- Selezioni Solo salvataggio o Verifica campo e salvataggio per Convalida su.
- Faccia clic su Avanti.
- Nella pagina Editor regola di convalida, specifichi la condizione primaria per avviare la regola. Ad esempio, se desidera convalidare il campo sconto per escludere sconti superiori al 15%, la condizione primaria sarà "Sconto > 15%".
- Faccia clic su Fatto.
- Selezioni un'opzione Esegui regola dall'elenco a discesa. Nel nostro esempio, abbiamo definito il valore indesiderato nella condizione primaria, quindi selezioneremo Quando il criterio è soddisfatto.
- Personalizzi il messaggio di errore secondo le Sue esigenze. Nel nostro caso, vogliamo vietare l'inserimento di un valore di sconto superiore al 15% per determinate regioni, quindi il nostro messaggio di errore sarà: "Non è possibile fornire uno sconto superiore al 15% per le offerte dalle regioni NA e MEA."
- Configuri la condizione secondaria. Imposti le altre opzioni come preferenza di convalida e posizione dell'errore se disponibili. Se desidera che il messaggio di errore venga visualizzato per tutti i record, lo lasci così com'è. Se desidera applicarlo a un sottoinsieme o creare più condizioni, dovrà modificarlo. Nel nostro esempio, vogliamo che questo messaggio di errore venga visualizzato solo per le offerte dalle regioni NA e MEA. Di conseguenza, possiamo procedere come segue:
- Faccia clic sull'icona Altro e poi su Modifica.
- Nel pop-up A quali record desidera applicare la regola?, selezioni Scegli in base a condizioni specifiche.
- Definisca i criteri secondo necessità.
Se lo desidera, può approfondire per selezionare esattamente i record necessari aggiungendo altri criteri utilizzando il pulsante +.
- Faccia clic su Fatto.
- Faccia clic su + se desidera aggiungere un'altra condizione secondaria e ripeta i passaggi precedenti per configurarla.
- Faccia clic su Aggiungi un'altra opzione per aggiungere un'altra condizione primaria.
- Una regola di convalida completamente configurata apparirà in questo modo:
- Faccia clic su Salva (in alto a destra dello schermo). La regola di convalida è stata creata con successo.
Nota
- Se un campo, utilizzato nelle condizioni primarie o secondarie, viene aggiornato tramite una regola del flusso di lavoro, Blueprint, API, importazione o modulo web, questo aggiornamento del campo avrà la precedenza. Ciò significa che la regola di convalida verrà sovrascritta dall'aggiornamento del campo. Di conseguenza, il CRM accetterà il valore inserito come risultato dell'aggiornamento del campo rispetto alla regola di convalida. Per saperne di più sulle conseguenze, consulti qui.
- Nei casi in cui sia stata creata sia una regola di convalida che una convalida Blueprint per lo stesso campo ed entrambe abbiano condizioni diverse, la convalida Blueprint sovrascriverà la regola di convalida. Ciò è valido fintanto che il record si trova all'interno di un Blueprint a cui la convalida Blueprint è applicabile. Quando un record è uscito da un processo, la regola di convalida diventa effettiva.
- Se i record generati tramite moduli web soddisfano i criteri della regola di convalida, verranno inviati per l'approvazione manuale del record.
- Di seguito sono riportati i numeri di condizioni consentite all'interno di una regola di convalida:
- 10 condizioni primarie per regola
- Cinque condizioni secondarie per condizione primaria
- Cinque criteri per condizione secondaria
- Le regole di convalida non sono supportate per lookup a selezione multipla, elenchi a selezione multipla, campi multi-utente, campi formula, campi numerazione automatica, campi caricamento immagine e campi multiriga.
- È possibile convalidare le immagini utilizzando Zia. Per saperne di più, consulti Zia Vision.
- Le regole di convalida sono supportate nelle seguenti aree:
- Creazione (versione web)
- Creazione rapida (versione web)
- Modifica (versione web)
- Modifica rapida (Ajax, versione web)
- Conversione (singola e massiva)
- Vista Kanban
- Copia personalizzazione
- Sandbox
Per modificare una regola di convalida
- Vada su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
- Selezioni il modulo per il quale desidera modificare la regola di convalida.
- Nella pagina [Modulo], faccia clic sulla scheda Regole di convalida.
- Faccia clic sulla regola di convalida che desidera modificare.
- Apporta le modifiche nell'editor delle regole di convalida e faccia clic su Salva.
Per disattivare una regola di convalida
- Vada su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
- Selezioni il modulo per il quale desidera disattivare una regola di convalida.
- Nella pagina [Modulo], faccia clic sulla scheda Regole di convalida.
- Attivi/disattivi lo Stato della regola di convalida.
- Nel pop-up che appare, faccia clic su Disattiva ora.
Per eliminare una regola di convalida
- Vada su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
- Selezioni il modulo per il quale desidera eliminare una regola di convalida.
- Nella pagina [Modulo], faccia clic sulla scheda Regole di convalida.
- Passi il mouse sulla regola di convalida che desidera eliminare.
- Faccia clic sull'icona Cestino che appare.
- Nel pop-up che appare, faccia clic su Sì, Elimina.
Creare e mantenere dati di alta qualità è difficile, ma è ancora più difficile identificare e correggere un dataset pieno di errori.
Dati CRM errati possono portare a conseguenze negative per un'azienda, tra cui l'impedimento delle operazioni, la generazione di report inaffidabili e la necessità per gli utenti di verificare manualmente ogni record. Una causa comune di questi errori è l'inserimento manuale dei dati. Che si tratti di disattenzione o di battiture accidentali, gli errori sono inevitabili quando si inseriscono dati in un modulo. Per ridurre questi errori, i sistemi CRM dispongono di regole di convalida per notificare gli utenti degli errori e impedire l'inserimento di dati errati.
Le regole di convalida possono essere utilizzate per gestire situazioni come le seguenti:
- Impedire il salvataggio di un modulo se un codice fiscale non contiene il numero corretto di caratteri.
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