Configurazione email per IMAP e POP3

IMAP (Consigliato) 

POP3 

Configurazione dell'account IMAP o POP3 

Per configurare gli account IMAP o POP3:

1. In Zoho CRM, navigare su Setup > Channels > Email > Email Configuration.
   
2. Nella sotto-scheda Email, fare clic su Get Started.
   
3. Scegliere il Servizio Email Popolare dall'elenco.
   
4. In Choose the protocol to configure, selezionare IMAP o POP Integration.
   
5. Fare clic su Configure.
   
6. Inserire il Display name, l'Email address e la Password.
   
7. Fare clic su Configure.
   
8. Nel pop-up Import Filter, fare clic su Import. È possibile saltare questo passaggio e farlo in seguito.
   Nota: durante la configurazione IMAP/POP per SalesInbox utilizzando file .xml o .dat, è possibile importare i filtri esistenti dalla casella di posta collegata. Questo include tutti i filtri già impostati per diversi tipi di email o indirizzi specifici.
   
9. In Email Sharing Settings, selezionare il permesso di condivisione dal menu a discesa.
   È possibile scegliere tra le opzioni di condivisione email Private, Public e Custom.
   Nota: la possibilità di modificare questa funzionalità non è disponibile automaticamente per tutti. Sarà modificabile solo se l'amministratore concede i permessi User Choice a un utente nella pagina Admin Email Sharing. Senza questo permesso, gli utenti non potranno apportare modifiche.
   
10. In More From Address, l'indirizzo predefinito mostrerà l'indirizzo email inserito al passaggio 6.
    
11. Fare clic su Add Email Address per inserire ulteriori indirizzi mittente.
    
12. In Folder Mapping, selezionare le cartelle dalla casella di posta personalizzata da mappare con la cartella appropriata nella SalesInbox.
    Questa opzione è disponibile solo per gli utenti IMAP. La mappatura delle cartelle è supportata solo se il server della casella di posta integrata è non standard.
    
13. Fare clic su Server Details per visualizzare le impostazioni del server in entrata e in uscita.
    
14. I Server Details vengono compilati automaticamente selezionando una delle integrazioni IMAP popolari.
    
15. Selezionare Store per salvare i messaggi inviati sul server.
    Si noti che questa opzione verrà visualizzata solo se il provider SMTP non offre un'opzione per salvare le email inviate per impostazione predefinita.
    Questa opzione sarà disponibile solo per gli utenti IMAP.
16. Fare clic su Update. 

 NOTA: 

1. Gli utenti Office 365, Outlook e Gmail possono accedere ai propri account utilizzando OAuth.
   
2. SalesInbox verrà abilitata per tutti gli utenti che attivano l'integrazione IMAP o POP in qualsiasi servizio email.
   
3. Se l'integrazione email viene disattivata, agli amministratori verrà chiesto se desiderano mantenere le cartelle, i filtri e le etichette.
   

Configurazione di account IMAP o POP3 personalizzati:

Per configurare un account email personalizzato utilizzando le configurazioni IMAP/POP3: 

1. Navigare su Setup > Channels > Email > Email Configuration.
   
2. Nella sotto-scheda Email, scegliere Other Mail dall'elenco.
   
3. In Choose the protocol to configure, selezionare IMAP o POP Integration.
   
4. Fare clic su Configure.
   
5. Nella pagina Add POP/IMAP Integration, inserire i seguenti dettagli:
   
1. Display Name: Inserire un nome per la casella di posta.
2. Email address/User Name: Inserire l'indirizzo email o il nome utente che si desidera configurare.
   
3. Password: Aggiungere la password dell'indirizzo email utilizzato per la configurazione.
   
4. Se è stata abilitata l'autenticazione a due fattori per l'account, è necessario inserire la password specifica per l'applicazione e non la password normale.
   
6. In Dettagli Server in Entrata
   
1. Incoming server: Inserire il server in entrata dell'email. Ad esempio, pop.gmail.com (per un account Gmail) o pop.zoho.com (per un account Zoho Mail) o pop.zylker.com per (account zylker).
   
2. Se non si è sicuri di questo dato, verificare con il proprio amministratore di sistema.
   
3. Port: Scegliere un numero di porta tra 995 e 143.
   
4. Selezionare Usa SSL, se necessario.
   
7. In Dettagli Server in Uscita
   
1. Email Address: Inserire l'indirizzo email dell'account da cui si desidera inviare le email.
   
2. Outgoing Server: Inserire il server in uscita dell'email. Ad esempio, smtp.gmail.com per un account Gmail.
   
3. Port: Scegliere un numero di porta tra le porte disponibili, 465, 587 e 25.
   
4. Use Secure Connection: È possibile scegliere una connessione sicura tra SSL, TLS o nessuna connessione sicura scegliendo Never.
   
5. Authentication Required: Scegliere se l'autenticazione è richiesta per il server tra Yes e No.
   
6. Selezionare la casella accanto a Store sent message on the server se si desidera archiviare le email inviate nel proprio account CRM.
   Si noti che questa opzione verrà visualizzata solo se il provider SMTP non offre un'opzione per salvare le email inviate per impostazione predefinita.
   Questa opzione sarà disponibile solo per gli utenti IMAP.
8. Fare clic su Configure.
   

Autenticazione IMAP o POP3 moderna basata su OAuth 

Per integrare Outlook, Gmail o Office 365 con il CRM:

1. In Zoho CRM, navigare su Setup > Channels > Email > Email Configuration.
   
2. Nella sotto-scheda Email, fare clic su Get Started.
   
3. Nella scheda Email Integration, da Popular Email Service, scegliere Outlook, Gmail o Office 365.
   
4. In Choose the protocol to configure, selezionare IMAP o POP dal menu a discesa.
   
5. Fare clic su Configure.
   Verrà richiesto di accedere ai propri account Office 365, Gmail o Outlook.
6. Accedere al proprio account utilizzando l'indirizzo email e fare clic su Next.
   
7. Se si è già effettuato l'accesso, scegliere un account per accedere e fare clic su Configure.
   
8. Dopo aver completato la configurazione con successo, si verrà reindirizzati alla pagina di Zoho CRM per la configurazione IMAP o POP. Il processo di sincronizzazione verrà completato poco dopo. 

Generazione di una password specifica per l'applicazione per provider email come Zoho Mail e Yahoo 

Per un account Zoho Mail :

Per generare la password specifica per l'applicazione per l'account Zoho Mail :

1. Accedere al proprio account Zoho.
   
2. Dal menu a sinistra, navigare su Sicurezza e fare clic su Password per le app.
   
3. Fare clic su Generate New Password.
   
4. Nel pop-up Application-Specific Passwords, inserire il nome dell'app, ad esempio Zoho Mail, e fare clic su Generate.
   
5. Copiare la Password specifica per l'applicazione.
   
6. È possibile eliminare una password se non si utilizza più l'app o si desidera revocare l'accesso all'applicazione.

Nota:

1. La password specifica per il dispositivo verrà visualizzata una sola volta e non verrà mostrata nuovamente.
   
2. Quando si inserisce la password nei client email, digitarla senza spazi.
   
3. È possibile eliminare una password specifica per l'applicazione ogni volta che non si utilizza più quel dispositivo o quell'applicazione o si desidera revocare l'accesso a tale applicazione.
   

Per l'account Yahoo Mail:   

Visualizzazione delle email nel CRM   

1. Email inviate al CRM
   
2. Email da tutti gli utenti IMAP condivisi
   
3. Email da tutti gli utenti POP condivisi
   
4. Email per nome utente
   
5. Email da tutti i precedenti
   

Nota: Non è necessario che gli utenti configurino la propria casella di posta per visualizzare le conversazioni email dalla casella di posta configurata di altri utenti Zoho CRM nella propria organizzazione.

Questo è particolarmente utile negli scenari in cui l'accesso alla visualizzazione delle email è necessario per utenti con informazioni sensibili nelle proprie caselle di posta che non desiderano collegare la propria casella a Zoho CRM.

Questa modifica è stata implementata per tutte le regioni e per tutte le edizioni che dispongono della funzionalità di configurazione della casella di posta email. 

Backup delle email   

Gli amministratori hanno la possibilità di effettuare il backup delle email per gli utenti CRM entro un periodo di 6 mesi dalla disattivazione dell'utente, a condizione che questi utenti abbiano configurato i propri account email utilizzando POP3 o IMAP e abbiano condiviso le proprie email pubblicamente con privilegi di condivisione personalizzati a livello di record e completi. Questi utenti inattivi saranno visualizzati in Setup > Security Control > Zoho Mail add-on users tab.

Per avviare un backup, gli amministratori possono semplicemente selezionare l'opzione Backup Emails accanto ai dettagli del rispettivo utente. È importante notare che se un utente viene disattivato dall'account CRM senza un backup preventivo delle sue email, tali email, sia inviate che ricevute dall'utente, non saranno visibili nella lista correlata.

Nota:

1. Il backup delle email per gli utenti inattivi deve essere completato entro sei mesi dalla data di disattivazione dell'utente. I dati email non verranno conservati oltre questo periodo di sei mesi e tutti i dati andranno persi se il backup non è stato completato.
   
2. Se si desidera eliminare un utente, disattivarlo ed effettuare il backup delle email. Procedere con l'eliminazione solo dopo questo passaggio.
3. Gli amministratori possono bloccare la configurazione email degli utenti per impedire loro di modificare le impostazioni dell'account email su Account Privato prima della disattivazione dei loro account.
   
4. Per il backup basato sulla configurazione IMAP, l'account di backup deve rimanere attivo fino al completamento del backup. In caso contrario, il backup non funzionerà per IMAP.