Invio di Email

1. Quando nessuna casella di posta è integrata al Suo account CRM (Email nativa ) : Questa funzionalità consente alle aziende di inviare email ai propri clienti direttamente dal CRM, anche senza aver integrato la propria casella di posta. Ciò significa che possono utilizzare lo stesso indirizzo email usato per registrarsi al CRM (Per garantire che il proprio dominio venga utilizzato per l'invio di email dal CRM, gli utenti devono autenticare il proprio indirizzo email tramite Email Authentication). È possibile inviare email, creare email di massa e anche configurare email automatizzate tramite regole di workflow.
   Tuttavia, questa è una configurazione limitata che non può tracciare le risposte alle email inviate tramite CRM.

1. Quando la casella di posta è integrata al Suo account CRM tramite protocollo POP3 o IMAP : La Sua casella di posta (Outlook, Google Workspace, Yahoo, Office 365, ecc.) diventa un'estensione naturale di Zoho CRM, integrandosi facilmente tramite i protocolli IMAP e POP3, fornendo accesso in tempo reale alle comunicazioni email bidirezionali. Una volta integrata la casella di posta, è possibile accedere alle conversazioni email (in entrambe le direzioni, inviate e ricevute) collegate ai record del CRM come contatti, lead, trattative, casi e così via, direttamente nei moduli del CRM.
   

Tramite moduli e moduli personalizzati

1. Accedere al modulo desiderato e selezionare il record a cui si desidera inviare un'email.
2. Fare clic sul pulsante Send Email.
   In alternativa, è possibile accedere alla Emails related list e fare clic sul pulsante Compose Email.
3. Nella pagina New Message: 
   

1. L'indirizzo email predefinito nel campo 'From' sarà l'email utilizzata per registrarsi all'account Zoho CRM.
   
2. Se è stato configurato l'indirizzo email dell'organizzazione nel CRM, sarà disponibile un'opzione per selezionarlo dal menu a tendina.
   
3. Se è stata integrata la casella di posta (POP3/IMAP), l'indirizzo 'From' corrisponderà all'indirizzo email integrato con il CRM.
   

Nota: Per impostazione predefinita, l'indirizzo 'From' sarà l'indirizzo email integrato nel CRM. Se si desidera utilizzare un indirizzo email diverso o l'indirizzo email predefinito usato per creare l'account CRM, è possibile abilitarlo navigando su Setup > Email > Email Configuration > More From Addresses.

4. Fare clic su CC e BCC e specificare gli indirizzi email appropriati, se necessario.
   
5. Comporre l'email e fare clic su Send.
   Vedi Anche >> Limite Allegati

Le email possono essere inviate all'indirizzo email secondario e agli indirizzi dei campi email personalizzati, se specificati nel record.

  

Scopri di più sulla scheda email POP3 (utenti esistenti e precedenti) qui.

Pianificazione Email   

Questa funzionalità è disponibile solo per l'edizione Enterprise e superiori.

Supponiamo che molti dei Suoi clienti risiedano in fusi orari diversi o che Lei abbia una riunione importante nel corso della giornata, rendendoLa non disponibile per gestire le email in un momento specifico. In questi casi, è possibile pianificare facilmente le email all'interno del CRM, consentendo al sistema di gestire le consegne delle email nei momenti appropriati. Zoho CRM offre tre tipi di opzioni di pianificazione:

1. Miglior momento per inviare email, come suggerito dall'intelligenza email di Zia.
   
2. Opzioni di pianificazione predefinite (Oggi o Domani).
   
3. Pianificazione personalizzata.
   

Per pianificare un'email 

1. Navigare al modulo richiesto all'interno del proprio account CRM.
   La pianificazione email è accessibile per Leads, Contacts, Cases e altri moduli personalizzati.

2. Scegliere il record, quindi fare clic su Send Email.
   

3. Nella finestra Email Compose, fare clic sull'icona Schedule Email.
   Se il CRM suggerisce il 'Best time to email this contact', questo orario verrà visualizzato. È possibile scegliere questo orario e pianificare immediatamente l'email.
   

4. Nel popup Schedule At è possibile selezionare l'orario tra le seguenti opzioni:

• Best time to email - Si tratta di un suggerimento fornito da Zia, l'assistente intelligente del CRM. Il CRM analizza i pattern delle email con i clienti per suggerire il momento ottimale in cui il cliente ha maggiori probabilità di controllare la propria email. È possibile selezionare uno dei timestamp forniti per assicurarsi che l'email venga visualizzata tempestivamente.
  

  Nota: Dopo aver abilitato Zia, non fornirà suggerimenti immediatamente; necessita di tempo per leggere e analizzare le email.

• Opzioni di pianificazione predefinite - Queste forniscono scelte preimpostate come "Domani Sera alle 20:00". 
  

• Pianificazione personalizzata - In questa opzione, è possibile selezionare una data, un orario e un fuso orario specifici a propria scelta.
  

5. Si ha la scelta tra le opzioni Schedule & Close e Schedule. Selezionando Schedule si chiuderà solo il popup di pianificazione, mentre il compositore rimarrà aperto. D'altra parte, Schedule & Close pianificherà immediatamente l'email per la data e l'ora specificate e chiuderà anche il compositore.
   L'email verrà pianificata secondo la scelta effettuata. Sarà elencata sotto la Email Related List del record. È possibile controllare lo stato dell'email per verificare se è stata pianificata, consegnata e così via.

È possibile rivedere e modificare l'email prima dell'orario pianificato. Facendo clic su Edit si aprirà la finestra di composizione, consentendo di apportare modifiche, ripianificare o deselezionare la casella per inviare l'email immediatamente. Per annullare un'email pianificata, è sufficiente eliminarla dalla related list.

Nota:

1. La possibilità di modificare o eliminare un'email pianificata prima dell'invio è determinata dalle impostazioni di condivisione dati per le email all'interno dell'organizzazione. Scopri di più.
   
2. Il miglior momento per inviare email suggerito dal CRM è disponibile solo per i moduli Leads e Contacts.
   
3. Per pianificare un'email, un utente dovrà disporre del permesso Send Email nel proprio profilo.
   

Nota

1. Quando le email vengono inviate tramite Zoho CRM, è possibile allegare file fino a 10MB.
2. Quando le email vengono inviate tramite IMAP o email relay, è possibile allegare file fino a 30MB.
   

Email Respinte

Esistono diversi motivi per cui un'email potrebbe essere respinta e non raggiungere il destinatario previsto. Questi motivi sono tipicamente classificati come hard bounce o soft bounce.

1. La casella di posta del destinatario è piena.
   
2. Il messaggio email è eccessivamente grande.
   
3. Il server email del destinatario è temporaneamente non disponibile.

1. La consegna dell'email è bloccata dal server email del destinatario.
   
2. Il destinatario si è cancellato dalla mailing list.
   

 

Nota:

1. Gli allegati verranno conteggiati nel limite di archiviazione file. Ovvero, in base al limite di archiviazione consentito per l'edizione sottoscritta, sarà possibile allegare.
   
2. 
   Il sistema al momento non identificherà gli allegati duplicati.
   

Preferenze dei campi email personalizzati

1. Le preferenze dei campi email personalizzati possono essere abilitate solo quando tutti gli utenti di un'organizzazione utilizzano la configurazione email più recente.
   
2. Questa funzionalità è attualmente supportata solo per utenti IMAP e POP3.
   
3. Se un'organizzazione ha un'integrazione Gmail API attiva, al momento non può abilitare questa preferenza; il supporto sarà disponibile nei prossimi mesi.
   
   

Per impostazione predefinita, le email ricevute dagli indirizzi dei campi email personalizzati non verranno sincronizzate nella emails related list del record. È possibile abilitare questa funzione procedendo come segue:

1. Navigare su Setup > Channels > Email.
   
2. Nella scheda Email Configuration, selezionare Custom Email Preference.
   
3. Attivare/disattivare Custom email fields preferences in base alle proprie esigenze. L'abilitazione sincronizzerà le email dai campi email personalizzati nella emails related list del record.
   
   

Nota

1. Le impostazioni di condivisione email configurate per gli indirizzi primari e secondari si applicheranno anche agli indirizzi email personalizzati.
   
2. L'invio e la ricezione di email dagli indirizzi dei campi email personalizzati è supportato in Leads, Contacts, Vendors e moduli personalizzati.
   

Invio di Email

1. Quando nessuna casella di posta è integrata al Suo account CRM (Email nativa ) : Questa funzionalità consente alle aziende di inviare email ai propri clienti direttamente dal CRM, anche senza aver integrato la propria casella di posta. Ciò significa che possono utilizzare lo stesso indirizzo email usato per registrarsi al CRM (Per garantire che il proprio dominio venga utilizzato per l'invio di email dal CRM, gli utenti devono autenticare il proprio indirizzo email tramite Email Authentication). È possibile inviare email, creare email di massa e anche configurare email automatizzate tramite regole di workflow.
   Tuttavia, questa è una configurazione limitata che non può tracciare le risposte alle email inviate tramite CRM.

1. Quando la casella di posta è integrata al Suo account CRM tramite protocollo POP3 o IMAP : La Sua casella di posta (Outlook, Google Workspace, Yahoo, Office 365, ecc.) diventa un'estensione naturale di Zoho CRM, integrandosi facilmente tramite i protocolli IMAP e POP3, fornendo accesso in tempo reale alle comunicazioni email bidirezionali. Una volta integrata la casella di posta, è possibile accedere alle conversazioni email (in entrambe le direzioni, inviate e ricevute) collegate ai record del CRM come contatti, lead, trattative, casi e così via, direttamente nei moduli del CRM.