Utilizzo di Gmail API

Zoho CRM offre una varietà di opzioni email tra cui gli utenti possono scegliere in base alle proprie esigenze. Una di queste opzioni è Zoho Mail Add-on. Con Zoho Mail Add-on, è possibile configurare il proprio client email all'interno di Zoho CRM utilizzando uno dei due protocolli - POP3, IMAP oppure utilizzando Gmail API.

IMAP - Consente di lavorare con le email senza prima scaricarle sul computer. IMAP permette l'archiviazione delle email su server remoti. Questo protocollo bidirezionale consente inoltre la sincronizzazione delle email tra più dispositivi.

POP3 - POP scarica le email sul computer e solitamente elimina le email dal server remoto. Questo protocollo non consente la sincronizzazione delle email tra più dispositivi. Se si dispone di più dispositivi su cui si leggono le email, si potrebbero visualizzare email lette come non lette senza alcuna indicazione di quali sono state eliminate, lette o contrassegnate. Le cartelle create su un dispositivo non verranno replicate sugli altri dispositivi.

GmailAPI - Per gli utenti Gmail, Gmail API è la scelta migliore per l'accesso autorizzato ai dati Gmail di un utente. Non archivia alcuna email in database di terze parti, garantendo maggiore sicurezza e privacy per le proprie email.

Gli utenti Gmail possono ricevere le proprie email all'interno di Zoho CRM utilizzando uno qualsiasi di questi metodi.
Una differenza principale è che, utilizzando il protocollo POP3/IMAP, le email vengono archiviate nel database di Zoho CRM, mentre Gmail API non archivia le email nel database di Zoho CRM. Tutte le email visualizzate all'interno del proprio account vengono richiamate direttamente dai server Gmail tramite API.

Solo quando MailMagnet è abilitato, vengono archiviati alcuni dettagli dell'email, tra cui Mail ID (ID alfanumerico), indirizzo del mittente e orario di ricezione dell'email.

Configurando l'account Gmail tramite Gmail API, è possibile:

• Inviare e ricevere email.
• Visualizzare contestualmente le email insieme ai dettagli del contatto.
• Condividere le email con altri utenti di Zoho CRM.
• Suddividere le email in base a tre categorie nel proprio account Gmail - Deals Closing This Month (CTM), Open Deals e Customers.
  

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Zoho Mail Integration nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Configurare l'account Gmail

Per configurare un account Gmail

1. In Zoho CRM, fare clic su Setup > Channels > Email.
2. Fare clic su Get Started per collegare la propria casella email.
3. Scegliere Gmail > API.
4. Nel pop-up, inserire l' indirizzo Email e la Password del proprio account Gmail e fare clic su Next.
5. Nel pop-up, verificare i dettagli di autorizzazione all'accesso e fare clic su Allow.
6. Abilitare MailMagnet se si desidera ricevere notifiche delle email in arrivo dai clienti.
7. Abilitare
   
    
   Label your email in Mailbox, se necessario.
   
   Verranno create tre etichette nel proprio account Gmail. Le email dai contatti verranno categorizzate sotto queste etichette in base ai criteri.
   
   • Deals Closing This Month (CTM) - Contatti che hanno almeno un affare in chiusura nel mese corrente.
   • Open Deals - Contatti che hanno almeno un affare nella pipeline. Non include i contatti con affari in chiusura nel mese corrente.
   • Customer- Contatti che hanno almeno un affare chiuso e vinto. Non include le email che rientrano nelle due categorie precedenti.
8. Selezionare una delle Email Sharing Permissions.
   In base all'opzione selezionata, le email corrispondenti ai contatti nel proprio account CRM saranno accessibili ad altri utenti.
9. Fare clic su Save.

Nota

• È sempre possibile disattivare la configurazione Gmail API. Poiché le email non sono archiviate nel database di Zoho CRM, dopo la disattivazione non saranno disponibili nella pagina dei dettagli di un record.
• Ogni 10 minuti le email verranno ordinate nelle etichette del proprio account Gmail.
• Quando le email vengono spostate in una delle tre etichette, verranno eliminate dalla Posta in arrivo.
• Se le email vengono spostate da un'etichetta a una di queste tre etichette, una copia dell'email rimarrà disponibile anche nell'etichetta di origine.
• Solo quando MailMagnet è abilitato, si avrà la possibilità di abilitare le etichette per la casella di posta.
  

Zoho CRM offre una varietà di opzioni email tra cui gli utenti possono scegliere in base alle proprie esigenze. Una di queste opzioni è Zoho Mail Add-on. Con Zoho Mail Add-on, è possibile configurare il proprio client email all'interno di Zoho CRM utilizzando uno dei due protocolli - POP3, IMAP oppure utilizzando Gmail API.

IMAP - Consente di lavorare con le email senza prima scaricarle sul computer. IMAP permette l'archiviazione delle email su server remoti. Questo protocollo bidirezionale consente inoltre la sincronizzazione delle email tra più dispositivi.

POP3 - POP scarica le email sul computer e solitamente elimina le email dal server remoto. Questo protocollo non consente la sincronizzazione delle email tra più dispositivi. Se si dispone di più dispositivi su cui si leggono le email, si potrebbero visualizzare email lette come non lette senza alcuna indicazione di quali sono state eliminate, lette o contrassegnate. Le cartelle create su un dispositivo non verranno replicate sugli altri dispositivi.

GmailAPI - Per gli utenti Gmail, Gmail API è la scelta migliore per l'accesso autorizzato ai dati Gmail di un utente. Non archivia alcuna email in database di terze parti, garantendo maggiore sicurezza e privacy per le proprie email.

Gli utenti Gmail possono ricevere le proprie email all'interno di Zoho CRM utilizzando uno qualsiasi di questi metodi.
Una differenza principale è che, utilizzando il protocollo POP3/IMAP, le email vengono archiviate nel database di Zoho CRM, mentre Gmail API non archivia le email nel database di Zoho CRM. Tutte le email visualizzate all'interno del proprio account vengono richiamate direttamente dai server Gmail tramite API.

Solo quando MailMagnet è abilitato, vengono archiviati alcuni dettagli dell'email, tra cui Mail ID (ID alfanumerico), indirizzo del mittente e orario di ricezione dell'email.

Configurando l'account Gmail tramite Gmail API, è possibile:

• Inviare e ricevere email.
• Visualizzare contestualmente le email insieme ai dettagli del contatto.
• Condividere le email con altri utenti di Zoho CRM.
• Suddividere le email in base a tre categorie nel proprio account Gmail - Deals Closing This Month (CTM), Open Deals e Customers.
  

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Zoho Mail Integration nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Configurare l'account Gmail

Per configurare un account Gmail

1. In Zoho CRM, fare clic su Setup > Channels > Email.
2. Fare clic su Get Started per collegare la propria casella email.
3. Scegliere Gmail > API.
4. Nel pop-up, inserire l' indirizzo Email e la Password del proprio account Gmail e fare clic su Next.
5. Nel pop-up, verificare i dettagli di autorizzazione all'accesso e fare clic su Allow.
6. Abilitare MailMagnet se si desidera ricevere notifiche delle email in arrivo dai clienti.
7. Abilitare
   
    
   Label your email in Mailbox, se necessario.
   
   Verranno create tre etichette nel proprio account Gmail. Le email dai contatti verranno categorizzate sotto queste etichette in base ai criteri.
   
   • Deals Closing This Month (CTM) - Contatti che hanno almeno un affare in chiusura nel mese corrente.
   • Open Deals - Contatti che hanno almeno un affare nella pipeline. Non include i contatti con affari in chiusura nel mese corrente.
   • Customer- Contatti che hanno almeno un affare chiuso e vinto. Non include le email che rientrano nelle due categorie precedenti.
8. Selezionare una delle Email Sharing Permissions.
   In base all'opzione selezionata, le email corrispondenti ai contatti nel proprio account CRM saranno accessibili ad altri utenti.
9. Fare clic su Save.

Nota

• È sempre possibile disattivare la configurazione Gmail API. Poiché le email non sono archiviate nel database di Zoho CRM, dopo la disattivazione non saranno disponibili nella pagina dei dettagli di un record.
• Ogni 10 minuti le email verranno ordinate nelle etichette del proprio account Gmail.
• Quando le email vengono spostate in una delle tre etichette, verranno eliminate dalla Posta in arrivo.
• Se le email vengono spostate da un'etichetta a una di queste tre etichette, una copia dell'email rimarrà disponibile anche nell'etichetta di origine.
• Solo quando MailMagnet è abilitato, si avrà la possibilità di abilitare le etichette per la casella di posta.