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FAQ: Scheda Documenti (basata su WorkDrive)

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Attenzione: Questa funzionalità è disponibile per le nuove registrazioni in tutti i DC. È in fase di distribuzione graduale agli utenti esistenti.

Se non riesce a eseguire alcune azioni menzionate qui, verifichi se sono supportate nell'edizione di WorkDrive che sta utilizzando.


In quale Data Centre (DC) verranno archiviati i file nella scheda Documenti?

Poiché l'integrazione può avvenire solo tra servizi nello stesso DC e la scheda Documenti è basata su Zoho WorkDrive, i file verranno archiviati nello stesso DC del CRM.

Quanto sono sicuri i miei file nella scheda Documenti?

La scheda Documenti è basata su Zoho WorkDrive. Zoho WorkDrive soddisfa gli standard di conformità specifici del settore come SOC 2 Type II e ISO 27001.

Per ulteriori informazioni sulla sicurezza, consulti: Sicurezza di WorkDrive e Documentazione relativa alla sicurezza.

Ci saranno costi aggiuntivi associati all'utilizzo della scheda Documenti?

No. Non ci saranno costi aggiuntivi associati all'utilizzo della scheda Documenti. La Sua scheda Documenti utilizzerà uno dei seguenti piani:
  1. Il piano gratuito Essentials con spazio di archiviazione di 5 GB per l'organizzazione e spazio aggiuntivo per licenza utente CRM in base all'edizione (512 MB/licenza utente per Standard e Professional, 1 GB/licenza utente per Enterprise e Ultimate).
  2. Un piano WorkDrive a pagamento per il quale ha già effettuato il pagamento sul lato WorkDrive e non deve pagare extra nel CRM.
In base alle Sue esigenze di archiviazione oltre a quanto disponibile nei piani sopra indicati, può acquistare componenti aggiuntivi di archiviazione.

Ci sono considerazioni da tenere presenti quando si utilizza la scheda Documenti nelle edizioni di prova (di CRM e WorkDrive)?

Per le edizioni di prova del CRM, saranno disponibili le opzioni consuete (piano Essentials o piano a pagamento).

Ci sono limitazioni o restrizioni sui tipi di file che possono essere consultati o caricati?

  1. I limiti di caricamento dipenderanno dall'edizione di WorkDrive. Consulti questa pagina per informazioni relative ai limiti: Confronto dei piani.
  2. Per quanto riguarda i formati dei file, può caricare, archiviare e collaborare su tutti i tipi di file, inclusi ZIP e PDF. Per informazioni sui formati che supportano l'anteprima o la conversione, consulti: File supportati in WorkDrive.

L'autorizzazione del profilo CRM per accedere alla scheda Documenti sarà sincronizzata con l'accesso a WorkDrive?

Le autorizzazioni concesse nel CRM per la scheda Documenti sono indipendenti da quelle in WorkDrive. L'abilitazione o la disabilitazione dell'autorizzazione alla scheda Documenti per un profilo nel CRM non influirà sull'accesso in WorkDrive.

Se cambio il ruolo di un utente nella cartella del team nella scheda Documenti, verrà sincronizzato con WorkDrive?

Sì. Se aggiunge o rimuove utenti dai diversi ruoli della cartella del team (visualizzatore, commentatore, editor, organizzatore o amministratore) nel CRM, la modifica verrà automaticamente riflessa in WorkDrive. L'operazione inversa non è possibile.

Potrò aggiungere file e cartelle nell'account WorkDrive collegato e accedervi nella scheda Documenti?

In WorkDrive
  1. Se aggiunge file e cartelle alle cartelle del team associate alla scheda Documenti nel CRM, potrà visualizzarli e accedervi.
  2. Se una cartella del team in WorkDrive non è associata alla scheda Documenti, non potrà accedere ai file e alle cartelle aggiunti al suo interno.
  3. Non potrà aggiungere file e cartelle nelle cartelle relative agli allegati (Le mie cartelle > App > Zoho CRM).

Cosa succede se un file o una cartella viene aggiornato o eliminato nel CRM o in WorkDrive? La modifica si rifletterà nell'altra applicazione?

  1. Se un file viene aggiunto, aggiornato o eliminato nel CRM o in WorkDrive, la modifica verrà immediatamente riflessa nell'altra applicazione.
  2. Gli allegati dei record non possono essere aggiornati o eliminati in WorkDrive.

Quali file non saranno disponibili nella scheda Documenti?

I seguenti elementi non saranno disponibili nella scheda Documenti:
  1. Modelli
  2. File aggiunti a un record tramite il campo Caricamento file
  3. Immagini aggiunte a un record tramite il campo Caricamento immagine
  4. Allegati delle note
  5. Allegati email

Gli allegati email saranno disponibili nella scheda Documenti?

Gli allegati email non saranno disponibili nella scheda Documenti.

Potrò aggiungere allegati ai record tramite la scheda Documenti o tramite WorkDrive?

Non potrà aggiungere file alle cartelle contenenti gli allegati (Le mie cartelle > App > Zoho CRM). Gli allegati ai record possono essere effettuati solo tramite la pagina dei dettagli del record.

Cosa succede se un allegato di un record viene aggiornato o eliminato nella scheda Documenti?

Non è possibile aggiungere, modificare o eliminare gli allegati dei record nella scheda Documenti o in WorkDrive. Potrà solo visualizzarli.

Cosa succede agli allegati nella scheda Documenti quando viene cambiato il proprietario di un record?

Quando il proprietario del record viene cambiato, la cartella degli allegati dei rispettivi record verrà spostata nella sezione Le mie cartelle del nuovo proprietario del record nella scheda Documenti. Il proprietario precedente non potrà più visualizzare o accedere a tali allegati nella scheda Documenti.

Se un record viene condiviso con un utente nel CRM, gli allegati di quel record saranno accessibili nella scheda Documenti?

No, gli allegati non saranno accessibili nella scheda Documenti o in WorkDrive per nessuno tranne il proprietario del record.

Tuttavia, l'utente (con cui il record è stato condiviso) potrà visualizzare, caricare ed eliminare gli allegati nella pagina dei dettagli di quel record nel CRM. I file caricati verranno aggiunti alla cartella degli allegati di proprietà del proprietario del record.

Cosa succede agli allegati nella scheda Documenti quando un proprietario di record viene disattivato?

Quando un proprietario di record viene disattivato, gli allegati nella scheda Documenti verranno spostati nella cartella Autorizzazione negata. Questa sarà presente nella sezione Le mie cartelle del super amministratore.

Cosa succede quando viene cambiato il ruolo CRM di un proprietario di record?

Ogni utente potrà visualizzare gli allegati di tutti i record di sua proprietà, indipendentemente dal proprio ruolo. La modifica del ruolo di un proprietario di record nel CRM non influisce sul suo accesso alla scheda Documenti. L'accesso alle cartelle del team può variare a seconda che la cartella del team sia stata condivisa con quel ruolo CRM.

Cosa succede quando l'autorizzazione di un proprietario di record a un modulo viene limitata?

Quando l'autorizzazione di un proprietario di record a un modulo viene rimossa:
  1. Gli allegati dei record in quel modulo verranno spostati nella cartella Autorizzazione negata. Questa sarà presente nella sezione Le mie cartelle del super amministratore.
  2. Quando l'autorizzazione viene ripristinata o il proprietario del record viene cambiato, gli allegati verranno spostati nella posizione corretta nella sezione Le mie cartelle di quell'utente.

Cosa succede agli allegati quando un proprietario di record viene eliminato?

Quando un proprietario di record viene eliminato, è possibile trasferire i record di quell'utente a un nuovo proprietario oppure eliminarli senza trasferimento.
  1. Se ha trasferito i record a un nuovo proprietario, gli allegati verranno spostati all'utente a cui sono stati trasferiti i record. Il nuovo proprietario del record potrà visualizzare questi allegati nella sua sezione Le mie cartelle (sotto App > Zoho CRM).
  2. Se ha eliminato l'utente senza trasferire i record, gli allegati di quei record verranno spostati nella cartella Autorizzazione negata. Questa sarà presente nella sezione Le mie cartelle del super amministratore.

Cosa succede agli allegati quando un record o un modulo viene eliminato?

Quando un record viene eliminato (cioè spostato nel cestino del CRM), i suoi allegati verranno cestinati in WorkDrive.
Quando un record viene eliminato definitivamente, i suoi allegati verranno eliminati definitivamente in WorkDrive.
Quando un modulo viene eliminato, gli allegati di tutti i record in quel modulo verranno eliminati definitivamente in WorkDrive.

Cosa succede quando un allegato di un record viene eliminato nella scheda Documenti o in WorkDrive?

Gli utenti non potranno aggiungere, aggiornare o eliminare gli allegati dei record nella scheda Documenti o in WorkDrive. Tali azioni possono essere eseguite solo nella pagina dei dettagli del record nel CRM. Potranno solo visualizzare gli allegati dei record nella scheda Documenti e in WorkDrive.

Cosa succede agli allegati nel record di un lead quando viene convertito?

Quando un lead viene convertito in contatto, account e trattativa, ha la possibilità di scegliere il modulo in cui verranno spostati gli allegati. A seconda che abbia scelto un contatto, un account o una trattativa, gli allegati saranno disponibili nella rispettiva cartella in Le mie cartelle (sotto App > Zoho CRM > Contatti/Account/Trattative > Nome record > Allegati). Questa opzione sarà disponibile solo per il proprietario di quel record.

Cosa succede agli allegati quando un record viene ripristinato nel CRM?

Gli allegati verranno ripristinati nelle rispettive cartelle del proprietario del record nella scheda Documenti e in WorkDrive.

Posso cercare allegati all'interno del CRM?

Può cercare allegati utilizzando l'opzione di ricerca globale nel CRM.

Posso monitorare le attività, come accessi, visualizzazioni e download (all'interno del CRM o in WorkDrive)?

  1. Può monitorare attività come accessi, visualizzazioni e download per i file nelle cartelle del team.
  2. Non potrà monitorare le stesse attività per gli allegati nella sezione Le mie cartelle.

Posso impostare notifiche o avvisi per modifiche o aggiornamenti ai file nella scheda Documenti?

  1. Può ricevere notifiche o avvisi per modifiche o aggiornamenti ai file nelle Cartelle del team. Le istruzioni su come farlo sono disponibili qui.
  2. Non potrà ricevere notifiche per modifiche o aggiornamenti agli allegati nella sezione Le mie cartelle.

Come verrà gestito il controllo delle versioni per i file nella scheda Documenti?

  1. Il controllo delle versioni è supportato per i file nelle cartelle del team nella scheda Documenti.
  2. Non è supportato per gli allegati nella sezione Le mie cartelle.

Potrò visualizzare l'anteprima dei file nella scheda Documenti?

L'anteprima dei file è supportata per i formati menzionati in questa pagina: File supportati per l'anteprima.

Posso cambiare la visualizzazione di file e cartelle nella scheda Documenti?

Sì, è possibile. Scelga la visualizzazione Miniature, Elenco o Compatta in base alle Sue preferenze.

Posso collaborare con altri utenti direttamente all'interno del CRM, ad esempio commentando e modificando?

L'aggiunta di commenti e la modifica sono supportate per tutti i file tranne gli allegati dei record.

Posso importare o esportare in blocco file e cartelle nella scheda Documenti?

Può importare file in blocco utilizzando l'opzione Carica cartella. Può anche scaricare più file contemporaneamente. Consulti: Scaricare file in WorkDrive.

Quali sono le opzioni di backup per i file archiviati nella scheda Documenti?

Attualmente, supportiamo la soluzione ManageEngine Recovery Manager Plus per il backup di Zoho WorkDrive. Gli allegati nei record possono essere sottoposti a backup come parte del backup di Zoho CRM.

Quali sono le opzioni di recupero dati per allegati e file archiviati nella scheda Documenti?

  1. Una volta eliminati, gli allegati verranno conservati nel Cestino del CRM per 60 giorni. Gli allegati eliminati possono essere ripristinati. Dopo 60 giorni, verranno eliminati definitivamente.
  2. Gli altri file eliminati nella scheda Documenti verranno spostati nel Cestino in Le mie cartelle o Cartelle del team. Questi file possono essere ripristinati. Dopo il periodo specificato nella Sua politica di conservazione dei dati, verranno temporaneamente spostati negli Elementi eliminati nella Console di amministrazione. Gli amministratori del team possono ripristinare questi file. È possibile impostare anche la politica di conservazione dei dati per questi elementi.

Posso accedere ai file e alle cartelle della scheda Documenti utilizzando le app mobili o desktop del CRM/WorkDrive? In caso affermativo, sarà disponibile l'accesso offline?

  1. La scheda Documenti non sarà disponibile nelle app mobili del CRM.
  2. Potrà accedere ai file e alle cartelle della scheda Documenti utilizzando:
    App mobili di WorkDrive
    App desktop WorkDrive TrueSync
    WorkDrive Genie
  3. L'accesso offline sarà disponibile per le app mobili di WorkDrive e l'app desktop TrueSync.

Gli allegati, i file e le cartelle nella scheda Documenti possono essere condivisi con utenti esterni o collaboratori che non fanno parte del team CRM o WorkDrive?

  1. Non è possibile condividere gli allegati dei record o le relative cartelle (disponibili in Le mie cartelle > App > Zoho CRM > Nome modulo > Nome record > Allegati) con utenti esterni.
  2. I file e le cartelle presenti nelle diverse cartelle del team possono essere condivisi con utenti esterni.

Posso impostare regole del flusso di lavoro nel CRM basate sull'attività dei documenti?

No. Le regole del flusso di lavoro non possono essere configurate in Zoho CRM per le attività relative ai documenti.

Come funzionerà la sezione Le mie cartelle nella scheda Documenti per un utente che fa parte di più account CRM? Come saranno organizzati gli allegati?

  1. La scheda Documenti di un account Zoho CRM sarà collegata a un team WorkDrive.
  2. Se un utente fa parte di più account CRM, sarà presente in più team WorkDrive.
  3. L'utente potrà cambiare scheda in Zoho WorkDrive per accedere a questi diversi team WorkDrive (e quindi accedere ai file relativi a quel particolare account CRM).
  4. A seconda del team scelto, la sezione Le mie cartelle mostrerà gli allegati relativi solo a quell'account CRM.

La scheda Documenti supporta l'uso di firme digitali o approvazioni elettroniche per i documenti?

Sì, è supportato solo per i file nelle cartelle del team.

I modelli di WorkDrive saranno disponibili nella scheda Documenti?

I modelli di WorkDrive sono disponibili per documenti e fogli di calcolo tramite Zoho Writer e Zoho Sheet. Per ora, le app mobili di WorkDrive non supportano i modelli.

Cosa succede se non ci sono abbastanza licenze utente nell'account WorkDrive a pagamento esistente?

Tutti gli utenti nell'account CRM verranno aggiunti come utenti nel team WorkDrive scelto. Questo avverrà anche se non ci sono abbastanza licenze utente nell'account WorkDrive. In tali casi, i nuovi utenti non CRM non potranno essere aggiunti al team WorkDrive fino all'acquisto di licenze utente aggiuntive.

Ad esempio, supponiamo che il Suo CRM abbia sette utenti. Ha cinque licenze utente nel Suo team WorkDrive. In questo caso:
  1. Tutti e sette gli utenti CRM verranno aggiunti come utenti nel team WorkDrive (con cinque licenze utente). Quindi, due utenti CRM saranno presenti nel team WorkDrive ma non avranno licenze utente WorkDrive.
  2. Il team WorkDrive non avrà licenze utente WorkDrive per questi utenti.
  3. Quando proverà ad aggiungere un nuovo utente al team WorkDrive, non potrà farlo.
  4. Potrà aggiungere un nuovo utente solo dopo aver acquistato licenze utente WorkDrive aggiuntive per quei due utenti CRM.

Come verranno mappati gli utenti CRM al ruolo di amministratore del team o membro del team in WorkDrive?

Gli utenti con profilo amministratore CRM verranno mappati al ruolo di 'amministratore del team'. Gli utenti con profilo Standard e personalizzato verranno mappati al ruolo di 'membro del team'. Questo avverrà ogni volta che nuovi utenti vengono aggiunti al CRM.

La modifica del profilo di un utente nel CRM cambia anche il suo ruolo in WorkDrive? E viceversa?

Le modifiche del profilo nel CRM e le modifiche del ruolo in WorkDrive non avranno alcun effetto nell'altra applicazione.

L'aggiunta o la rimozione di un utente nel CRM viene eseguita automaticamente anche in WorkDrive? E viceversa?

  1. L'aggiunta o la rimozione di un utente CRM aggiungerà o rimuoverà quell'utente dal team WorkDrive collegato.
  2. Gli utenti CRM non possono essere rimossi dal team WorkDrive collegato a meno che non siano stati prima rimossi dal CRM.

Come posso eliminare una cartella del team nella scheda Documenti?

Può creare cartelle del team nella scheda Documenti e nel team WorkDrive. Ma quando si tratta di eliminare una cartella del team, può farlo solo in WorkDrive. Non potrà eliminare le cartelle del team nella scheda Documenti nel CRM. Potrà solo dissociarle dalla scheda Documenti.

Cosa succede se un utente viene eliminato o disattivato nel CRM?

  1. Se un utente viene disattivato, gli allegati dei record di proprietà di quell'utente verranno trasferiti nella cartella Autorizzazione negata disponibile per il super amministratore (sotto Le mie cartelle).
  2. Se un utente viene eliminato senza trasferimento dei record, gli allegati dei record di proprietà di quell'utente verranno trasferiti nella cartella Autorizzazione negata disponibile per il super amministratore (sotto Le mie cartelle).
  3. Se un utente viene eliminato con i record trasferiti a un altro utente, i record di proprietà dell'utente eliminato vengono trasferiti all'altro utente. Gli allegati e gli altri file verranno trasferiti a questo utente (sotto Le mie cartelle). Le cartelle del team con l'utente eliminato come amministratore avranno ora il nuovo utente aggiunto come amministratore.

Cosa succede se un utente viene eliminato o disattivato in WorkDrive?

Gli utenti CRM non possono essere sospesi o eliminati nel team WorkDrive associato. Devono essere rimossi dal CRM prima di essere eliminati o disattivati in WorkDrive.
Gli amministratori CRM e gli amministratori WorkDrive potranno acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo o intraprendere azioni relative all'abbonamento.

Potrò monitorare le modifiche alle autorizzazioni degli utenti?

Potrà monitorare le modifiche alle autorizzazioni degli utenti di una cartella del team. Acceda alla cartella del team di cui desidera monitorare le autorizzazioni. Acceda alla scheda Attività in Gestisci > Dettagli cartella del team.
Gli eventi nella scheda Documenti non verranno registrati nel registro di controllo del CRM. L'allegazione di file ai record verrà registrata nella cronologia del record e nel registro di controllo.

Posso annullare le modifiche apportate ai file nella scheda Documenti?

Il controllo delle versioni è disponibile per i file nelle cartelle del team. Non è supportato per gli allegati dei record.

Cosa devo fare se ho associato l'account WorkDrive sbagliato alla scheda Documenti?

Ho l'autorizzazione necessaria. Perché non riesco ad accedere alla scheda Documenti nell'app mobile del CRM?

Non potrà accedervi nell'app mobile poiché non è supportata in tale ambiente.

A cosa si riferisce lo spazio di archiviazione non incluso?

Nella pagina Archiviazione file, lo spazio di archiviazione non incluso si riferisce ai file che per ora non sono inclusi nel piano di archiviazione di WorkDrive. Verranno inclusi nel prossimo futuro. Questi includono:
  1. Modelli
  2. File aggiunti a un record tramite il campo Caricamento file
  3. Immagini aggiunte a un record tramite il campo Caricamento immagine
  4. Allegati delle note

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