Gestire le cartelle nella scheda Documenti

Nota: Le cartelle del team saranno visibili solo a coloro a cui è stato concesso l'accesso. Gli amministratori del CRM o anche il super amministratore non potranno visualizzare queste cartelle del team senza accesso.

Disponibilità

1. Crea cartella del team: Questa opzione consente all'utente di creare cartelle del team e impostare i permessi di accesso per tali cartelle.
   
2. Associa cartella del team: L'utente può associare cartelle del team alla scheda Documenti.
   
3. Modifica cartella del team: Questo consente all'utente di modificare una cartella del team e impostare i permessi di accesso per le cartelle del team esistenti.
   

Nota: I permessi per le cartelle del team nella scheda Documenti sono separati dai permessi in WorkDrive. Ciò significa che un utente potrebbe avere determinati permessi nel CRM che non si trasferiscono necessariamente a WorkDrive. Ad esempio, se un utente ha la possibilità di creare una cartella del team nel CRM, potrebbe non avere la stessa possibilità in WorkDrive a meno che non gli venga specificamente concessa.

Livelli di accesso alle cartelle del team

Questi possono essere modificati nella scheda Documenti nel CRM. Non possono essere modificati da WorkDrive.

Per saperne di più su questi diversi ruoli, consultare Ruoli e permessi delle cartelle del team.

Per creare una cartella del team

1. Fare clic sulla scheda Documenti.
   
2. Fare clic sull'icona + accanto all'etichetta Cartelle del team e selezionare Crea cartella del team.
   

   

   
   
3. Nel popup Crea cartella del team, inserire il Nome della cartella del team e selezionare l'Amministratore (o gli amministratori). È possibile selezionare solo utenti del CRM.
   Se non viene selezionato alcun utente, l'utente che crea la cartella verrà scelto come amministratore.
4. Selezionare Organizzatore, Editor, Commentatore e Visualizzatore. È possibile scegliere tra utenti, gruppi e ruoli.
   
   
5. Fare clic su Crea.
   

Per configurare le impostazioni di una cartella del team

Avviso: Solo l'amministratore della cartella del team potrà modificarne le impostazioni.

1. Fare clic sulla scheda Documenti.
   
2. Fare clic sulla cartella desiderata nel pannello sinistro.
   
3. Nel pannello destro, fare clic su Gestisci e selezionare Impostazioni.
   

   
4. Nella scheda Impostazioni, abilitare o disabilitare le seguenti opzioni:
   

   
1. Consenti il caricamento di file tramite email: Gli utenti e gli utenti esterni potranno caricare file in questa cartella tramite email.
   
2. Consenti ai membri della cartella del team di condividere al di fuori del team: Gli amministratori e gli organizzatori di questa cartella del team possono condividere file e cartelle al di fuori del team.
   
3. Mostra opzioni di download e stampa: Gli utenti potranno scaricare e stampare.
   
4. Converti tutti i file nel formato di Zoho WorkDrive al caricamento: Tutti i file caricati nella cartella del team verranno convertiti nei formati di Zoho WorkDrive (come Writer per i documenti, Sheets per i fogli di calcolo e Show per le presentazioni).
   

Per modificare una cartella del team

1. Fare clic sulla scheda Documenti.
   
2. Passare il mouse sulla cartella del team che si desidera modificare e fare clic sull'icona . Selezionare Modifica.
   

   
3. Nel popup Modifica cartella del team, apportare le modifiche necessarie.
   
4. Fare clic su Salva.
   

Per associare una cartella del team

1. Fare clic sulla scheda Documenti.
   
2. Fare clic sull'icona + accanto all'etichetta Cartelle del team e selezionare Associa cartella del team.
   

   
3. Nel popup che appare, selezionare le cartelle che si desidera associare alla libreria del CRM e fare clic su Associa.
   
   

Per rimuovere una cartella del team

1. Fare clic sulla scheda Documenti.
   
2. Passare il mouse sulla cartella del team che si desidera rimuovere e fare clic sull'icona . Selezionare Rimuovi.
   
   
3. Nel popup Rimuovi associazione, fare clic su Conferma.
   

Nota

1. Quando si rimuove una cartella del team nel CRM, si sta semplicemente rimuovendo il suo collegamento dalla scheda Documenti. La cartella sarà ancora disponibile in WorkDrive. L'eliminazione delle cartelle del team può essere effettuata solo in WorkDrive.
   

Per visualizzare gli allegati di un record

Gli allegati aggiunti ai record in Zoho CRM verranno automaticamente aggiunti alle cartelle nella sezione Le mie cartelle della scheda Documenti. Queste cartelle seguiranno una struttura predefinita (App > Zoho CRM > Nome Modulo > Nome Record > Allegati). Si prega di notare che solo gli allegati dei record di Sua proprietà saranno visibili. Non sarà possibile aggiungere, modificare o eliminare allegati in WorkDrive o nella scheda Documenti.