Conversione dei record tramite le regole del workflow
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La conversione di lead, preventivi o ordini di vendita può essere automatizzata utilizzando le regole del workflow. Quando un record soddisfa i criteri definiti nella regola del workflow, tutte le azioni associate vengono attivate per il record. Le regole del workflow create per lead, preventivi e ordini di vendita dispongono di un'azione aggiuntiva per convertire il record che corrisponde ai criteri. Ad esempio, se si desidera automatizzare il processo di conversione dei lead il cui stato viene modificato in Qualificato, è possibile creare una regola del workflow con un'azione per convertire il record.
Nota
L'azione di conversione può essere aggiunta a una regola del workflow solo se:
- La regola del workflow è creata per Lead, Preventivi o Ordini di vendita.
- Le azioni di attivazione della regola sono Creazione, Modifica, Creazione o Modifica o Aggiornamento campo.
- Nella regola del workflow è specificato un criterio. Inoltre, deve essere selezionata l'opzione 'Esegui il workflow solo quando il criterio viene soddisfatto per la prima volta'.
Per aggiungere un'azione di conversione a una regola del workflow
- Andare su Impostazioni > Automazione > Workflow > Regole
- Nella pagina Regole del workflow fare clic su Crea regola.
È anche possibile modificare una regola esistente e aggiungere l'azione di conversione se i punti sopra menzionati sono stati presi in considerazione. - Specificare le Informazioni di base, ovvero il nome del Modulo, Nome regola e Descrizione e fare clic su Avanti.
L'azione di conversione è disponibile per Lead, Preventivi e Ordini di vendita. - Per la sezione Quando, selezionare Su un' Azione record e selezionare qualsiasi opzione tranne Elimina.
- Per la sezione Quale, specificare un criterio per la regola.
Questo determina a quali record deve essere applicata la regola.
Assicurarsi che la casella di controllo Esegui il workflow ogni volta che questa condizione viene soddisfatta sia deselezionata. La conversione NON verrà attivata ogni volta che il criterio viene soddisfatto. - Fare clic su Azioni istantanee e selezionare Converti.
- Specificare i seguenti dettagli per creare un'azione di conversione.
- Selezionare la casella di controllo Trattativa se si desidera creare un record trattativa durante la conversione del lead. Nel caso di conversione di un preventivo, selezionare la casella di controllo Ordine di vendita o Fattura.
In una regola del workflow per i lead, verranno elencati i campi della trattativa. I campi obbligatori saranno precompilati in base alla Mappatura di conversione. - Compilare i campi per le trattative. È possibile specificare un valore o utilizzare i campi di unione per aggiungere una variabile per i campi della trattativa.
Per la conversione di preventivi o ordini di vendita, non è necessario compilare alcun campo.
- Fare clic sul collegamento Modifica per selezionare un proprietario per i contatti, gli account o le trattative in cui vengono convertiti i lead. Per impostazione predefinita, tutti i contatti, account e trattative o ordini di vendita e fatture convertiti verranno assegnati agli utenti proprietari dei rispettivi lead. Lo stesso vale per la conversione di preventivi o ordini di vendita.
- Fare clic su Fatto.
- Selezionare la casella di controllo Trattativa se si desidera creare un record trattativa durante la conversione del lead. Nel caso di conversione di un preventivo, selezionare la casella di controllo Ordine di vendita o Fattura.
- Fare clic su Salva.
La conversione di lead, preventivi o ordini di vendita può essere automatizzata utilizzando le regole del workflow. Quando un record soddisfa i criteri definiti nella regola del workflow, tutte le azioni associate vengono attivate per il record. Le regole del workflow create per lead, preventivi e ordini di vendita dispongono di un'azione aggiuntiva per convertire il record che corrisponde ai criteri. Ad esempio, se si desidera automatizzare il processo di conversione dei lead il cui stato viene modificato in Qualificato, è possibile creare una regola del workflow con un'azione per convertire il record.
Nota
L'azione di conversione può essere aggiunta a una regola del workflow solo se:
- La regola del workflow è creata per Lead, Preventivi o Ordini di vendita.
- Le azioni di attivazione della regola sono Creazione, Modifica, Creazione o Modifica o Aggiornamento campo.
- Nella regola del workflow è specificato un criterio. Inoltre, deve essere selezionata l'opzione 'Esegui il workflow solo quando il criterio viene soddisfatto per la prima volta'.
Per aggiungere un'azione di conversione a una regola del workflow
- Andare su Impostazioni > Automazione > Workflow > Regole
- Nella pagina Regole del workflow fare clic su Crea regola.
È anche possibile modificare una regola esistente e aggiungere l'azione di conversione se i punti sopra menzionati sono stati presi in considerazione. - Specificare le Informazioni di base, ovvero il nome del Modulo, Nome regola e Descrizione e fare clic su Avanti.
L'azione di conversione è disponibile per Lead, Preventivi e Ordini di vendita. - Per la sezione Quando, selezionare Su un' Azione record e selezionare qualsiasi opzione tranne Elimina.
- Per la sezione Quale, specificare un criterio per la regola.
Questo determina a quali record deve essere applicata la regola.
Assicurarsi che la casella di controllo Esegui il workflow ogni volta che questa condizione viene soddisfatta sia deselezionata. La conversione NON verrà attivata ogni volta che il criterio viene soddisfatto. - Fare clic su Azioni istantanee e selezionare Converti.
- Specificare i seguenti dettagli per creare un'azione di conversione.
- Selezionare la casella di controllo Trattativa se si desidera creare un record trattativa durante la conversione del lead. Nel caso di conversione di un preventivo, selezionare la casella di controllo Ordine di vendita o Fattura.
In una regola del workflow per i lead, verranno elencati i campi della trattativa. I campi obbligatori saranno precompilati in base alla Mappatura di conversione. - Compilare i campi per le trattative. È possibile specificare un valore o utilizzare i campi di unione per aggiungere una variabile per i campi della trattativa.
Per la conversione di preventivi o ordini di vendita, non è necessario compilare alcun campo. - Fare clic sul collegamento Modifica per selezionare un proprietario per i contatti, gli account o le trattative in cui vengono convertiti i lead. Per impostazione predefinita, tutti i contatti, account e trattative o ordini di vendita e fatture convertiti verranno assegnati agli utenti proprietari dei rispettivi lead. Lo stesso vale per la conversione di preventivi o ordini di vendita.
- Fare clic su Fatto.
- Selezionare la casella di controllo Trattativa se si desidera creare un record trattativa durante la conversione del lead. Nel caso di conversione di un preventivo, selezionare la casella di controllo Ordine di vendita o Fattura.
- Fare clic su Salva.
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