Workflow per le Email

Scenario Aziendale

Caso 1: Automatizzare la creazione di attività se un'email è indirizzata a un mittente specifico o non riceve risposta per alcuni giorni

Consideri questo scenario: una delle Sue dipendenti non è disponibile per una settimana. Durante questo periodo riceve un'email da uno dei clienti, Mike, che richiede una sostituzione urgente del prodotto. Mike non riceve una risposta per due giorni e invia un'altra email indirizzata al Responsabile Commerciale. L'email rimane senza risposta per un altro giorno, dopodiché chiama il team di supporto per assistenza. Sebbene il problema sia stato risolto lo stesso giorno, i continui ritardi verificatisi nel frattempo devono aver lasciato un'impressione negativa nel cliente. Tali situazioni possono essere prevenute attivando le azioni automatiche tramite le regole di workflow.

Queste potrebbero essere le condizioni:

• Quando un'email in arrivo non ha ricevuto risposta per due giorni
• E l'email è stata inviata a support@zylker.com

Questa potrebbe essere l'azione:

• Un'attività verrà assegnata per inviare una risposta immediata al cliente.
  
• Una notifica email verrà inviata al gruppo di colleghi per avvisare dell'email non gestita del cliente.
  

Caso 2: Interrompere l'invio automatico di campagne email ai lead che hanno risposto a una delle campagne email

Consideri di aver impostato una regola di workflow per inviare campagne email a goccia ogni due giorni ai lead non qualificati, e di voler interrompere l'invio delle email una volta che il lead risponde a una qualsiasi di quelle email. È possibile creare due regole di workflow:

1. Regola di workflow per inviare campagne email a goccia ogni due giorni:
   
   • Regola di workflow per il modulo Lead. Impostare la condizione come segue: quando un lead viene creato e lo stato del lead è "non qualificato"
   • Inviare notifiche email istantanee
   • Impostare la notifica email pianificata al Giorno 2, Giorno 4, Giorno 6, Giorno 8 e così via dal momento di attivazione della regola.
2. Regola di workflow per interrompere la campagna email a goccia una volta ricevuta la risposta di un lead:
   
   • Impostare la regola per le email in arrivo con le seguenti condizioni: le email devono essere inviate a promotional-events@zylker.com e il tipo di evento è evento promozionale.
   • Impostare l'azione istantanea come: aggiornare il campo stato del lead a qualificato
     

Configurazione della regola di workflow per le email

Qualsiasi servizio email come Gmail, MS Outlook, Yahoo Mail, Zoho Mail ecc. che sia stato integrato con Zoho CRM tramite IMAP può essere utilizzato per configurare le regole di workflow. La configurazione comprende i seguenti tre passaggi:

La regola di workflow per le email non è ancora supportata in Sandbox. 

Parte I: Esecuzione della Regola

È possibile impostare regole sia per le email in arrivo che per quelle in uscita. La regola può essere eseguita per le email in diverse fasi come:

• Per le email in arrivo: Ricevute, Senza risposta, Aperte e senza risposta.
  

• Per le email in uscita: Inviate, rimbalzate, aperte, cliccate, aperte e senza risposta, senza risposta, con risposta e con risposta entro.
  

Parte II: Specificare la Condizione

Una volta definito "quando" una regola deve essere eseguita, è necessario specificare la/le condizione/i che devono essere soddisfatte affinché la regola venga eseguita. È possibile impostare condizioni sia per un campo email specifico che per un modulo.

• In base al campo email: È possibile selezionare un campo email specifico come condizione. Ad esempio, se l'allegato contiene "proposta" o se il mittente è "someone@zylker.com", allora eseguire la regola. I campi email selezionabili sono: nome allegato, CC, mittente, inviato a, ha allegato, link, inviato da, sentiment email e oggetto. Inoltre, se sono state impostate più condizioni, è possibile scegliere se la regola deve essere eseguita quando "tutte" o "qualsiasi" condizione è soddisfatta.

  Note:

1.   Il campo email Link sarà disponibile solo se Cliccato è selezionato come trigger della regola.
   
2. Il campo Inviato da sarà abilitato quando viene selezionata l'email in uscita come trigger della regola. È possibile utilizzare questo campo per determinare da quale mezzo è stata inviata l'email - CRM o altro client email. 
   
3. I campi sentiment email e intento email saranno disponibili solo quando:
   
1. Il trigger è selezionato come "Email in arrivo - Ricevuta".
   
2. L'organizzazione ha la nuova integrazione email abilitata. Fare clic qui per maggiori informazioni sulla nuova integrazione email. 
   
3. Zia Email Intelligence è abilitato nella propria organizzazione.
   
   Vedere anche: Zia Email Sentiment Analysis, Zia Email Emotion Analysis.
   

• In base al modulo: È possibile selezionare il modulo per il quale si desidera eseguire la regola. È possibile selezionare Lead, Contatti, Trattative, Sconosciuto o moduli Personalizzati. È possibile scegliere un modulo sconosciuto quando il mittente è nuovo o non è ancora stato aggiunto al proprio account CRM. 
  

Note:

1. È possibile selezionare il modulo Trattative solo per il trigger email in uscita.
   
2. Il campo email Inviato da non è disponibile per il modulo Trattative.
   
3. Se un'email viene inviata a un contatto dal modulo Trattative, il workflow email configurato sia per i contatti che per le trattative verrà attivato.
   
4. Se è stato selezionato un modulo sconosciuto, è obbligatorio impostare condizioni basate sui campi email. Ad esempio, è possibile impostare regole come: se un'email da un mittente sconosciuto viene inviata all'indirizzo email del CEO, allora deve essere eseguita una determinata azione.
   
5. È possibile selezionare un modulo sconosciuto solo per le email in arrivo.
   
6. Il mittente sconosciuto può essere aggiunto come lead o contatto nel CRM. Una volta creato il record del mittente, le email successive saranno considerate come email ricevute da quel lead/contatto. Ovvero, il mittente non sarà più considerato come mittente sconosciuto.

Parte III: Specificare le azioni

1. Notifica email
   
2. Attività
   
3. Aggiornamento campo
   
4. Crea record - solo per sconosciuto
   
5. Webhook
   
6. Funzione
   
7. Notifica - tramite Slack o Cliq

Nota

1. Per un modulo sconosciuto saranno disponibili solo le azioni webhook, funzioni e crea record. Una volta che il mittente viene aggiunto come record nel CRM, sarà possibile impostare altre azioni come: invio di notifiche email, aggiornamento campi e creazione di attività.
2. L'email non è considerata un modulo autonomo nel CRM, pertanto non sarà possibile creare attività in Automazione > Azioni > Attività.
   

Per impostare una regola di workflow per le email

1. Andare su Impostazioni > Automazione > Regole di Workflow.
2. Fare clic su Crea Regola.
3. Nella pagina  Crea Nuova Regola eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Selezionare Email dall'elenco a discesa Modulo.
   • Inserire il Nome Regola e la Descrizione.
   • Fare clic su Avanti.
4. Selezionare Email in arrivo o Email in uscita e la condizione in Quando si desidera eseguire la regola?
5. Fare clic su Avanti.
6. In  Condizione eseguire le seguenti operazioni:
   
   • In Si desidera impostare condizioni per i campi email? fare clic su Sì/No
   • Specificare i campi email, se si sceglie Sì.
   • In Applica questa regola a, selezionare il modulo.
   • In A quali (modulo) si desidera applicare questa regola? selezionare Tutti o specificare le condizioni.
   • Fare clic su Avanti.
7. Scegliere l'Azione desiderata.
8. Fare clic su Salva.
   
   

Nota: In conformità con la politica sulla privacy di Gmail, le email inviate e ricevute tramite l'API di Gmail non vengono archiviate sui server di Zoho CRM. Vengono invece recuperate direttamente da Gmail e visualizzate nella vista dettaglio del record. Di conseguenza, i workflow email non sono supportati per le integrazioni che utilizzano l'API di Gmail.