Workflow per le Chiamate

Creazione delle Regole di Workflow

La creazione e la configurazione di una regola di workflow è composta dalle seguenti parti:

• Parte 1 - Dettagli di Base
  Dettagli sul tipo di record a cui si applica la regola, Nome della Regola e Descrizione.
  
• Parte 2 - Attivazione della Regola
  Specifica quando la regola deve essere attivata in base al tipo di chiamata.
  
  • Chiamata in entrata e in uscita  -  Si attiva quando una chiamata in entrata viene completata, sta squillando, viene risposta, modificata e registrata o modificata.
    
  • Chiamata Pianificata  - Si attiva solo per le chiamate pianificate in Zoho CRM. È possibile specificare quando la regola deve essere attivata quando:
    
    • Una chiamata pianificata viene  Creata  o  Modificata
      
    • Una chiamata pianificata viene Modificata
      
    • Una chiamata pianificata è  Scaduta
      
    • Una chiamata pianificata viene  Ripianificata
      
    • Una chiamata pianificata viene  Riassegnata
      
    • Una chiamata pianificata viene  Eliminata
      
  • Chiamata eliminata  - Le regole possono essere attivate quando un registro di chiamata viene eliminato da Zoho CRM
    
  • Qualsiasi delle precedenti  - Le regole possono essere attivate indipendentemente dal tipo di chiamata.

Note

1. L'attivazione Modificata è disponibile solo per Chiamate in Entrata, Chiamate in Uscita e Chiamate Pianificate. Quando viene selezionata l'opzione modificata, il workflow può essere attivato ogni volta che il record viene modificato o quando un campo specifico viene modificato. La modifica può essere manuale o dovuta a un aggiornamento automatico a causa dell'integrazione telefonica. Ad esempio, l'aggiunta di una nota dal servizio di chiamata integrato come Zoho Voice può modificare il record e attivare il workflow.
   
2. Per le Chiamate in Entrata e in Uscita, le opzioni squillo e risposta verranno visualizzate solo quando un provider di telefonia è integrato. Ovvero, il workflow verrà attivato solo se la chiamata viene effettuata tramite CRM.
   Per saperne di più sui provider di telefonia, fare clic qui.

• Parte 3 - Condizioni del Workflow
  È possibile creare più condizioni in una regola di workflow. Le condizioni possono essere impostate in base a:
  
  • Campi della Chiamata (Durata Chiamata, Scopo Chiamata, Risultato Chiamata, ecc.)
    
  • Chiamante (Lead, Contatti, Account, Sconosciuto).
    

  È possibile applicare la regola di workflow a:
  

  • Tutti i moduli (lead, contatti, account o sconosciuti)
    
  • Modulo selezionato
    
  • Record in un modulo che corrispondono alle condizioni specificate.
    
    
• Parte 4 - Azioni Istantanee
  Specificare le azioni da eseguire per i record che soddisfano i criteri specificati. È possibile automatizzare notifiche e-mail, aggiunta di attività, aggiornamenti dei campi, webhook e funzioni personalizzate in modo che vengano attivati immediatamente quando una regola viene eseguita.
  

Inserire i dettagli di base della regola

Per inserire i dettagli di base

1. Andare su Setup  > Automation > Workflow Rule .
   
2. Nella pagina Workflow Rules  fare clic su  + Create Rule .
   
3. Nel popup Create New Rule  selezionare Calls dall'elenco a discesa.
   
4. Inserire il Rule Name e la Description della regola di Workflow.
   
5. Fare clic su Next.
   
   

Specificare l'Attivazione della Regola

Per specificare l'attivazione della regola

1. Selezionare il tipo di chiamata a cui si desidera applicare la regola di workflow.
   
2. Scegliere quando la regola deve essere attivata dall'elenco a discesa. Questo si applica solo se è selezionata Chiamata in Entrata, Chiamata in Uscita o Chiamata Pianificata. 
   

3. Se si seleziona Modificata, scegliere una delle seguenti opzioni:
   

1. Qualsiasi campo viene modificato
   

2. Campi specifici vengono modificati - Selezionare questa opzione per attivare il workflow quando un campo specifico viene modificato. Fornire le condizioni di attivazione del campo.
   

4. Selezionare Ripeti ogni volta che una chiamata viene modificata se necessario.
   
5. Fare clic su Done.

Creare le Condizioni del Workflow

Per creare le condizioni del workflow

1. Selezionare Yes se si desidera impostare condizioni per le proprietà della chiamata.
   
2. Specificare le condizioni in base alle quali il workflow verrà attivato.
   Ad esempio, è possibile applicare una regola di workflow per le chiamate che sono  Registrate manualmente dal CRM  e hanno  Demo  come  Scopo della Chiamata .
   È possibile applicare questa regola ai record che corrispondono a  tutte  o  qualsiasi  di queste condizioni.
   
   
3. Scegliere il modulo a cui si desidera applicare questa regola (Lead, Contatti, Account o Sconosciuto).
   I chiamanti le cui informazioni non sono disponibili nel CRM rientreranno nella categoria Sconosciuto .
   
   
4. Applicare la regola a tutti i moduli, o al modulo selezionato, o ai record in un modulo che corrispondono alle condizioni specificate.
   Ad esempio, se la condizione è impostata su "Lead nella città di Boston", il workflow verrà attivato solo per i lead a Boston.
   
   

Aggiungere o Associare azioni istantanee

Per aggiungere o associare azioni istantanee

1. Fare clic su  Instant Action e selezionare l'azione dall'elenco a discesa.
   
   
2. Nel popup, selezionare le azioni elencate o fare clic su  New [Action]  per crearne una e poi associarla.
   
3. Fare clic su  Associate  se si desidera associare un'azione già esistente.
   
4. Fare clic su Save .

Creazione delle Regole di Workflow

La creazione e la configurazione di una regola di workflow è composta dalle seguenti parti:

• Parte 1 - Dettagli di Base
  Dettagli sul tipo di record a cui si applica la regola, Nome della Regola e Descrizione.
  
• Parte 2 - Attivazione della Regola
  Specifica quando la regola deve essere attivata in base al tipo di chiamata.
  
  • Chiamata in entrata e in uscita  -  Si attiva quando una chiamata in entrata viene completata, sta squillando, viene risposta, modificata e registrata o modificata.
    
  • Chiamata Pianificata  - Si attiva solo per le chiamate pianificate in Zoho CRM. È possibile specificare quando la regola deve essere attivata quando:
    
    • Una chiamata pianificata viene  Creata  o  Modificata
      
    • Una chiamata pianificata viene Modificata
      
    • Una chiamata pianificata è  Scaduta
      
    • Una chiamata pianificata viene  Ripianificata
      
    • Una chiamata pianificata viene  Riassegnata
      
    • Una chiamata pianificata viene  Eliminata
      
  • Chiamata eliminata  - Le regole possono essere attivate quando un registro di chiamata viene eliminato da Zoho CRM
    
  • Qualsiasi delle precedenti  - Le regole possono essere attivate indipendentemente dal tipo di chiamata.

Note

1. L'attivazione Modificata è disponibile solo per Chiamate in Entrata, Chiamate in Uscita e Chiamate Pianificate. Quando viene selezionata l'opzione modificata, il workflow può essere attivato ogni volta che il record viene modificato o quando un campo specifico viene modificato. La modifica può essere manuale o dovuta a un aggiornamento automatico a causa dell'integrazione telefonica. Ad esempio, l'aggiunta di una nota dal servizio di chiamata integrato come Zoho Voice può modificare il record e attivare il workflow.
   
2. Per le Chiamate in Entrata e in Uscita, le opzioni squillo e risposta verranno visualizzate solo quando un provider di telefonia è integrato. Ovvero, il workflow verrà attivato solo se la chiamata viene effettuata tramite CRM.
   Per saperne di più sui provider di telefonia, fare clic qui.

• Parte 3 - Condizioni del Workflow
  È possibile creare più condizioni in una regola di workflow. Le condizioni possono essere impostate in base a:
  
  • Campi della Chiamata (Durata Chiamata, Scopo Chiamata, Risultato Chiamata, ecc.)
    
  • Chiamante (Lead, Contatti, Account, Sconosciuto).
    

  È possibile applicare la regola di workflow a:
  

  • Tutti i moduli (lead, contatti, account o sconosciuti)
    
  • Modulo selezionato
    
  • Record in un modulo che corrispondono alle condizioni specificate.
    
    
• Parte 4 - Azioni Istantanee
  Specificare le azioni da eseguire per i record che soddisfano i criteri specificati. È possibile automatizzare notifiche e-mail, aggiunta di attività, aggiornamenti dei campi, webhook e funzioni personalizzate in modo che vengano attivati immediatamente quando una regola viene eseguita.