Scenari di Workflow

Creare una regola di workflow per automatizzare l'assegnazione delle attività

Supponiamo che Lei desideri che un'attività venga assegnata automaticamente al proprietario di una trattativa ogni volta che quest'ultimo chiude un affare con esito positivo. Inoltre, una settimana dopo l'assegnazione dell'attività, desidera che venga inviata un'email di follow-up al commerciale riguardo all'attività. Vediamo come questo processo può essere facilmente automatizzato utilizzando l'automazione workflow di Zoho CRM.

1. Dettagli di base: Selezioni il modulo, in questo caso, Potentials. Inserisca il nome e la descrizione della regola.
   
2. Specificare il trigger della regola: Selezioni On a record action. È ideale specificare Creazione o Modifica come trigger della regola, poiché si desidera che la regola venga eseguita ogni volta che viene creata una nuova trattativa con Closed Won come fase della trattativa o quando la fase di una trattativa esistente viene aggiornata a Closed Won.
   
3. Impostare i criteri della regola: Il criterio dovrebbe essere "Potential Stage is Closed Won". Si assicuri di NON selezionare Execute workflow whenever this condition is met. Se questa casella di controllo non è selezionata, significa che il workflow verrà eseguito solo quando la condizione viene soddisfatta per la prima volta, il che funziona in questo caso.
   
4. Azione: Questo scenario richiede sia un'azione istantanea che un'azione programmata.
   
   • Azione istantanea: Associ un'azione istantanea creando/associando l'attività desiderata alla regola di workflow.
     
   • Azione programmata: Associ un'azione programmata da eseguire 5 giorni dopo l'attivazione della regola.
     

In questo modo, un'attività verrà automaticamente assegnata al proprietario della trattativa ogni volta che una trattativa viene chiusa come Closed Won e un'email di follow-up verrà inviata 5 giorni dopo che l'attività è stata automaticamente assegnata.

Creare una regola di workflow per inviare un promemoria email automatico ai clienti

Supponiamo che Lei desideri che un promemoria email automatico venga inviato ai Suoi clienti richiedendo il rinnovo dell'abbonamento due giorni prima della data di scadenza. Vediamo come può farlo facilmente in Zoho CRM.

1. Dettagli di base: Selezioni il modulo, in questo caso, Contacts. Specifichi il nome e la descrizione della regola.
   
2. Specificare il trigger della regola: Selezioni On a date/date time. Selezioni il campo data in base al quale la regola deve essere attivata, in questo caso, Subscription Date. Specifichi la data di esecuzione (in questo caso, 2 giorni prima della data di scadenza), l'orario e il ciclo, come richiesto.
   
3. Impostare i criteri della regola: Se ritiene che la regola debba essere applicata solo a un insieme specifico di record, indichi i criteri della regola di conseguenza. Altrimenti, selezioni All records. In tal caso, la regola sarà applicabile a tutti i record nel modulo Contacts.
   
4. Azione: Questo scenario richiede solo un'azione istantanea. Le regole di workflow attivate in base a un campo data/data e ora non possono logicamente avere un'azione programmata. Associ l'avviso promemoria come azione istantanea per questa regola.
   

In questo modo, un promemoria email automatico verrà inviato a tutti i contatti 2 giorni prima della data di abbonamento.