Filtri di ricerca (Lookup)
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Alcune funzionalità sono disponibili solo per clienti specifici.
Panoramica
I filtri di ricerca (lookup) in Zoho CRM aiutano a semplificare la selezione dei dati garantendo che gli utenti possano scegliere solo record pertinenti quando associano dati tra i moduli. Questo riduce il rischio di errori selezionando le opzioni disponibili in base a criteri specifici.
Applicando i filtri di ricerca, le organizzazioni possono:
- Garantire associazioni più accurate e pertinenti tra i record.
- Semplificare il processo di selezione per gli utenti, restringendo le opzioni solo a quelle che soddisfano criteri predefiniti.
- Migliorare la coerenza dei dati e ridurre gli errori manuali, poiché gli utenti vengono guidati verso le opzioni corrette.
I filtri di ricerca sono particolarmente utili in scenari in cui solo determinati record di un altro modulo sono validi o necessari per l'attività in corso, garantendo una migliore integrità dei dati.
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
- Gli utenti con autorizzazioni di Personalizzazione modulo possono configurare i filtri di ricerca.
- Disponibile nelle edizioni Enterprise e superiori.
Scenari aziendali
Scenario 1
Scenario 2
Scenario 1
Supponiamo che si desideri che il campo di ricerca mostri solo gli account attivi nel modulo Trattative. Di conseguenza, è possibile creare una condizione di filtro di ricerca che filtrerà i record quando il campo casella di controllo Business Active è nello stato selezionato.
Durante la creazione di una trattativa, quando il rappresentante commerciale cerca gli account, verranno visualizzati solo quelli attivi.
In questo modo, il rappresentante commerciale non deve cercare tra un elenco esaustivo di record per selezionare gli account attivi.
Scenario 2
Immagini questo scenario in cui un responsabile commerciale sta finalizzando una trattativa complessa e ha bisogno di coinvolgere un esperto in materia (SME) per un supporto aggiuntivo. Il campo di ricerca può filtrare i risultati dinamicamente e elencare gli esperti la cui competenza corrisponde ai requisiti di servizio della trattativa.
Quindi, se il Servizio richiesto è Product Customization, il filtro di ricerca elencherebbe automaticamente solo gli SME la cui Competenza corrisponde al requisito di Servizio, Product Customization.
Aggiungere un filtro di ricerca
È possibile configurare i filtri di ricerca impostando i criteri in due modi:
- Criteri basati sul valore: Specificare i valori che i record devono soddisfare per apparire nel campo di ricerca. Ad esempio, è possibile impostare il filtro per mostrare solo gli account in cui il settore è "Technology". Ciò significa che solo i record corrispondenti ai valori predefiniti saranno disponibili per la selezione.
- Criteri basati sul campo: Utilizzare i valori dei campi nel record corrente per filtrare le opzioni di ricerca in modo dinamico. Ad esempio, se si sta modificando un record contatto, è possibile configurare il filtro per visualizzare solo gli account in cui il campo "Città" corrisponde al valore del campo "Città" nel contatto. Questo rende le opzioni di ricerca specifiche per il contesto e reattive ai dati inseriti.
Per aggiungere un filtro di ricerca
- Andare su Setup > Customization > Modules and fields.
- Selezionare un modulo e un layout.
- Fare clic su Edit layout .
- Nel layout, selezionare un campo di ricerca e fare clic sull'icona More .
- Fare clic su Edit Properties .
- Nel popup Lookup Properties , selezionare Filter lookup records .
- Selezionare il campo desiderato per i criteri e selezionare il comparatore.
- Selezionare la condizione e scegliere se abbinarla con un valore o un campo.
- Per i criteri basati sul campo, selezionare il campo del modulo il cui valore deve essere considerato.
- È possibile aggiungere/rimuovere criteri con il pulsante +/-.
- Fare clic su Save.
-
Selezionare Validate lookup filter during record edit, se necessario.
Nota:
L'opzione "Validate lookup filter during record edit" durante la modifica dei record è utile quando i valori o i campi associati sono cambiati a causa di aggiornamenti. Consente agli utenti di ricontrollare e confermare che i record corretti siano ancora collegati durante la modifica del record. - Fare clic su Done .
Punti da ricordare
- Campi supportati per il filtro di ricerca:
- Campi di ricerca in entrambi i layout e nei sottomoduli.
- Campi utente in entrambi i layout e nei sottomoduli
- I filtri di ricerca sono specifici per modulo - Il filtro di ricerca applicato a un campo verrà automaticamente applicato a tutti i layout all'interno di un determinato modulo se il campo è presente in quei layout.
- Conversione dei record - I filtri di ricerca non vengono convalidati quando i record vengono creati tramite conversione. Tuttavia, dopo la conversione, se tale record viene modificato, il sistema chiederà all'utente di apportare modifiche per corrispondere ai criteri di ricerca.
È possibile evitare questo impostando gli stessi criteri di ricerca sia nei moduli Lead e Contatti, sia nei moduli Account o Trattative, così come nel caso dei moduli Preventivi, Ordini di vendita e Fatture. - Durante l'importazione, i dati dal campo di ricerca verranno importati solo se corrispondono ai criteri di filtro configurati nel modulo. Se i criteri non corrispondono, il valore non verrà importato.
- Se un record viene creato utilizzando una regola di workflow, la convalida non verrà eseguita per i criteri del filtro di ricerca.
- Per i filtri di ricerca con criteri basati sul campo, i campi del modulo corrente saranno dello stesso tipo del campo selezionato nel campo di ricerca. Ad esempio, se un campo di tipo Data o Data/Ora come Added Time dal modulo di ricerca viene selezionato per il filtro, campi simili dal modulo principale come Last Activity Time, Converted Date Time, ecc. verranno elencati per la corrispondenza del tipo di campo.
Alcune funzionalità sono disponibili solo per clienti specifici.
Articoli Correlati
Zoho Premium Partner
Hai bisogno di aiuto con Zoho CRM?
I nostri esperti possono aiutarti con implementazione, personalizzazione e supporto. Oltre 200 progetti completati dal 2011.
Contattaci