Lavorare con i set globali

Dove si trovano i set globali?

1. Search: Utilizzi questa funzione per cercare i set globali per nome.
   
2. Create Global Set: Utilizzi questo pulsante per creare un nuovo set globale.
   
3. Elenco principale dei set globali: Lo utilizzi per gestire tutti i set globali. Potrà inoltre visualizzare dettagli utili come i seguenti:
   
1. Moduli in cui viene utilizzato un set globale
   
2. L'utente che ha creato un set globale
   
3. L'ora in cui è stato creato un set globale
   
4. L'utente che ha modificato per ultimo un set globale
   
5. L'ora in cui è stata effettuata l'ultima modifica
   

Creazione dei set globali

1. Creare un set globale da zero.
   
2. Convertire un insieme esistente di valori di lista di selezione locale in un set globale.
   
3. Clonare un set globale esistente.
   

Per creare un set globale da zero

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Clicchi sul pulsante Create Global Set .
   
3. Nel popup Create Global Set , può inserire i seguenti dettagli:
   
1. Global Set Name: Verrà utilizzato per fare riferimento a questo particolare set globale in altri punti come la finestra Pick List Properties e la scheda Global Sets .
   
2. Description: La descrizione inserita qui verrà mostrata quando passa il cursore su un particolare set globale nella scheda Global Sets .
   
3. Global Set Values:
   
1. Per aggiungere un nuovo valore, passi il cursore su un valore e clicchi sull'icona più (+) . Inserisca il nuovo valore nella casella di testo che appare.
   
2. Per rimuovere un valore, passi il cursore su quel valore e clicchi sull'icona meno (-) . In questo caso, il valore verrà spostato nella sezione Unused Values . Per rimuovere un valore in modo permanente, dovrà eliminarlo dalla sezione Unused Values (icona ingranaggio > View/Add Unused Values).
   
3. Per rinominare un valore esistente, clicchi sul valore e inserisca il nuovo nome.
   
4. Per sostituire un valore esistente, passi il cursore su quel valore e clicchi sull'icona sostituisci . Il nuovo valore sostituirà il vecchio valore nei record esistenti e in altri punti del CRM. Il vecchio valore verrà spostato nella sezione Unused Values .
   
5. Per massimizzare il campo Global Set Values, clicchi sull'icona massimizza .
   
6. Per accedere a opzioni come Add Predefined Choices, Add Bulk Options e View/Add Unused Values, clicchi sull'icona ingranaggio .
   
4. Preferenza ordine di ordinamento: Può decidere se i valori della lista di selezione devono essere disposti nell'ordine di inserimento o in ordine alfabetico.
   
   

   
   
4. Per codificare con colori i valori del set globale, scorra verso il basso e selezioni la casella Enable Color Options. Appariranno colori predefiniti per tutti i valori e potrà personalizzarli per ciascuno se necessario. Clicchi su Save.
   

Per convertire un insieme esistente di valori di lista di selezione locale in un set globale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Clicchi sul modulo desiderato e selezioni un layout.
   
3. Nell'editor del layout, vada al campo lista di selezione richiesto, clicchi sull'icona Settings e selezioni Edit Properties.
   
4. Nella pagina Pick List Properties , clicchi sull'icona ingranaggio e selezioni Convert to Global Set.
   

5. Nel popup Convert to Global Set , inserisca il nome del set globale da creare e clicchi su Save.
   

6. Clicchi su Done e poi su Save per salvare il layout.
   
7. Per apportare modifiche future a questo set globale, vada in Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.

Per clonare un set globale esistente

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Passi il cursore sul set globale che desidera clonare. Clicchi sull'icona puntini di sospensione (...) e selezioni Clone.
   

3. Nel popup Clone Global Set , campi come descrizione, valori del set globale e ordine di ordinamento saranno configurati come il set globale originale.
   Il campo Global Set Name avrà un nuovo nome in questo formato: 'X_Cloned' (se 'X' è il nome del set globale che è stato clonato). Apporta le modifiche desiderate.
   
4. Clicchi su Save.
   

Associazione delle liste di selezione ai set globali

Per associare una nuova lista di selezione a un set globale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Clicchi sul modulo desiderato e selezioni un layout.
   
3. Nell'editor del layout, vada al pannello New Fields . Trascini e rilasci il campo lista di selezione nella sezione del modulo desiderata sulla destra.
   
4. Nella pagina Pick List Properties , selezioni il pulsante di opzione Global Set .
   
5. Selezioni il set globale desiderato dall'elenco a discesa.
   

6. Clicchi su Done e poi su Save per salvare il layout.
   

Per associare una lista di selezione esistente a un set globale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Clicchi sul modulo desiderato e selezioni un layout.
   
3. Nell'editor del layout, vada al campo lista di selezione esistente, clicchi sull'icona Settings e selezioni Edit Properties.
   
4. Nella pagina Pick List Properties , selezioni il pulsante di opzione Global Set .
   
5. Selezioni il set globale desiderato dall'elenco a discesa.
   
6. Ci sono due possibili passaggi:
   
1. Se tutti i valori della lista di selezione locale sono presenti nel set globale, i valori verranno mappati automaticamente. Vada al passaggio 7.
   
2. Se ci sono valori della lista di selezione locale che non sono presenti nel set globale, apparirà un popup Associate <Picklist Name> with Global Set . Qui potrà mappare manualmente questi valori a quelli presenti nel set globale.
   
1. Questo è obbligatorio se il valore è utilizzato in altre parti del CRM, come aggiornamenti dei campi, regole di workflow, criteri, ecc. Questi valori della lista di selezione avranno un link View associated places per visualizzare quei punti. Mappi i valori e clicchi su Done.
   
2. Nel caso in cui desideri procedere senza mappare tale valore locale, dovrà rimuovere quel valore da tutti i punti associati mostrati nel link.
   


7. Clicchi su Done e poi su Save per salvare il layout.

Limiti :

1. Non è possibile sostituire o eliminare valori se il set globale è associato a più di 15 campi.
   
2. Non è inoltre possibile eliminare un set globale se è associato a più di 15 campi.
   
3. Se un set globale è associato a più di 15 campi, è possibile spostare solo 50 valori da non utilizzati a utilizzati per richiesta. Questo si applica anche a tutti i nuovi valori che vengono aggiunti. 
   

1. Aggiornamento, eliminazione e conversione dei set globali
   

Per aggiornare un set globale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Passi il cursore sul set globale che desidera aggiornare. Clicchi sull'icona puntini di sospensione (...) e selezioni Edit.
   

3. Nel popup Edit Global Set, apporta gli aggiornamenti necessari. Può effettuare le seguenti operazioni:
   
1. Modificare la descrizione
   
2. Aggiungere valori alla lista di selezione
   
3. Rimuovere valori dalla lista di selezione (ovvero spostare i valori nella sezione Unused Values)
   
4. Eliminare valori dalla lista di selezione
   
5. Rinominare valori della lista di selezione
   
6. Sostituire valori della lista di selezione
   
7. Modificare la preferenza dell'ordine di ordinamento
   
4. Clicchi su Save.
   

Può anche sostituire i valori passando il cursore sul set globale, cliccando sull'icona puntini di sospensione (...) e selezionando Replace Values.

Per eliminare un set globale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields > Global Sets.
   
2. Passi il cursore sul set globale che desidera eliminare. Clicchi sull'icona puntini di sospensione (...) e selezioni Delete.
   
3. Nel popup Eliminare <Nome set globale>?, clicchi su Delete. Se delle liste di selezione sono associate a quel set globale, verranno visualizzate in questo popup.
   

   
4. Nel popup Delete Global Set, clicchi su OK.
   

   

Una volta eliminato, le liste di selezione associate a quel particolare set globale verranno convertite in liste di selezione locali.

Per convertire una lista di selezione associata a un set globale in una lista di selezione locale

1. Vada in Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Clicchi sul modulo desiderato e selezioni un layout.
   
3. Nell'editor del layout, vada al campo lista di selezione esistente, clicchi sull'icona Settings e selezioni Edit Properties.
   
4. Nella pagina Pick List Properties , selezioni il pulsante di opzione Local .
   
5. Nella finestra popup che chiede conferma, clicchi su Convert.
   

   
6. Clicchi su Done e poi su Save per salvare il layout.
   

Note aggiuntive

1. Associando una lista di selezione esistente a un set globale, la cronologia di tracciamento verrà preservata.
   
2. I valori dei set globali non possono essere codificati con colori al momento.
   
3. Le liste di selezione multipla (sia nuove che esistenti) non possono essere associate ai set globali al momento.
   
4. Associando una lista di selezione a un set globale, l'opzione Replace Values verrà rimossa dalle impostazioni della lista di selezione.
   
5. Rinominare o sostituire i valori della lista di selezione in un set globale aggiornerà quei valori in tutti i record esistenti e in altri punti del CRM, come regole di workflow, criteri, report, ecc.
   
6. Eliminare un valore della lista di selezione in un set globale rimuoverà quel valore dalle liste di selezione associate. Non rimuoverà quel valore dai record esistenti o da altri punti del CRM come regole di workflow, criteri, report, ecc.
   
7. I set globali sono supportati nell'ambiente sandbox. Alcune limitazioni includono:
   
1. L'opzione Convert to Global Set non è disponibile nell'ambiente sandbox.
   
2. Non è possibile modificare l'associazione delle liste di selezione esistenti (da lista di selezione locale a set globale, da set globale a lista di selezione locale o da un set globale a un altro).
   
3. Quando si crea una nuova lista di selezione, è possibile associarla a un set globale. Una volta creata, non è possibile modificarne l'associazione.
   
8. I seguenti campi lista di selezione non possono essere associati ai set globali:
   

   Modulo	Nome lista di selezione
   Leads	Lead Status, Salutation
   Contacts	Salutation
   Deals	Stage
   Tasks	Status, Priority
   Calls	Outgoing Call Status, Call Type
   Quotes	Stage, Carrier
   Purchase Orders	Status, Carrier
   Sales Orders	Status, Carrier
   Invoices	Status, Carrier
   Vendors	GL Account
   Cases	Status
   Solutions	Status
   Appointments	Appointment Status
   Services	Service Status

1. I seguenti eventi relativi ai set globali verranno registrati nel registro di audit:
   

   Evento	Formato voce registro di audit
   Creazione del set globale X da parte dell'utente Y	Y added a Global Set named X
   Aggiornamento del set globale X da parte dell'utente Y	Y updated a Global Set named X
   Eliminazione del set globale X da parte dell'utente Y	Y deleted a Global Set named X
   Ridenominazione di un'opzione Z con W nel set globale X da parte dell'utente Y	Y renamed an option from Z to W in the X Global Set
   Sostituzione di un'opzione Z con W nel set globale X da parte dell'utente Y	Y replaced an option from Z to W in the X Global Set
   Rimozione di un'opzione Z nel set globale X da parte dell'utente Y	Y removed an option Z in the X Global Set
   Eliminazione di un'opzione Z nel set globale X da parte dell'utente Y	Y deleted an Option Z in the X Global Set