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Modifica dei campi speciali

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Alcuni campi in Zoho CRM non sono comuni a tutti i moduli, sono disponibili e applicabili solo per moduli particolari a seconda dello scopo che svolgono. Questi campi sono denominati campi speciali. L'elenco dei campi speciali in CRM è il seguente:
  1. Campi Termini e Condizioni
  2. Campi Aliquote fiscali
  3. Probabilità fase
  4. Ruoli dei contatti
Disponibilità
Autorizzazione richiesta 
Gli utenti con l'autorizzazione Accesso a livello di campo possono personalizzare i campi speciali.

Personalizzare Termini e Condizioni

Questo campo offre la possibilità di definire il testo per i termini e le condizioni durante la creazione di Fatture, Preventivi e Ordini.

Per personalizzare Termini e Condizioni

  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selezionare il modulo desiderato dalla vista elenco dei Moduli.
    Viene visualizzato l'Editor di layout.
  4. Scorrere verso il basso fino alla sezione Terms and Conditions e fare clic sull'icona Settings sul campo Terms and Conditions.
  5. Fare clic su Edit Properties.
  6. Nel popup Multi Line Properties , specificare il Value.
  7. Fare clic su Save.
    A seconda del modulo per il quale sono stati creati i Termini e Condizioni, il testo verrà automaticamente visualizzato nella pagina (Fattura / Preventivo / Ordine).
Notes
Nota
  1. Il campo Termini e Condizioni è disponibile solo per i moduli Fatture, Preventivi e Ordini.
  2. Questo campo viene visualizzato solo per i nuovi record e non viene applicato retroattivamente alla pagina dei record esistenti.

Personalizzare le aliquote fiscali

Il campo Aliquota fiscale consente di attribuire diversi tipi di aliquote fiscali ai prodotti creati nell'inventario. È possibile definire il tipo di imposta e il relativo valore in percentuale, ad esempio: Imposta sulle vendite = 10,5%; IVA = 1% ecc.
È possibile modificare il valore dell'imposta dei prodotti, durante la selezione di un prodotto nella riga dell'inventario, la creazione di un preventivo, un ordine o una fattura. 
Durante la personalizzazione delle aliquote fiscali è possibile selezionare se le aliquote possono essere modificate o calcolate automaticamente quando vengono create le fatture.
 
Modifica aliquote fiscali: Un utente CRM può modificare le aliquote fiscali nella riga solo se questa opzione è selezionata. Se la Sua organizzazione vieta rigorosamente le modifiche alle aliquote fiscali, può lasciarla deselezionata. È consigliabile limitare la modifica del valore fiscale; per garantire che il privilegio non venga utilizzato impropriamente, questa opzione viene fornita solo per un periodo limitato (6 mesi).

Associazione e compilazione automatica delle aliquote fiscali alle fatture: È possibile selezionare questa opzione per associare le imposte per impostazione predefinita ai prodotti nell'inventario. Inoltre, le aliquote fiscali verranno calcolate e compilate automaticamente per i prodotti ogni volta che si aggiunge una riga. Tuttavia, è possibile deselezionare questa opzione se non si desidera associare automaticamente le imposte ai prodotti.
Notes
Nota
È possibile utilizzare la stessa etichetta fiscale con valori fiscali diversi. Ad esempio, il valore IVA di un prodotto A può essere del 4%, ma del 3% per il prodotto B. Il campo fiscale può essere IVA per entrambe le istanze con valori diversi.
Per aggiungere aliquote fiscali
  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selezionare il modulo Products dalla vista elenco dei Moduli.
  4. Scorrere verso il basso fino alla sezione Price Information .
  5. Fare clic sull'icona More sul campo Tax e selezionare l'opzione Customize Tax Rates .

  6. Nella finestra pop-up, fare clic sulle icone Add o Delete per aggiungere nuove imposte o eliminare imposte esistenti, secondo necessità.

    Fare clic e trascinare le righe per riordinarne la disposizione.
  7. In Preferences, selezionare se si desidera che gli utenti possano modificare le aliquote fiscali o compilare automaticamente le aliquote fiscali associate.
  8. Fare clic su Save.

Per utilizzare le aliquote fiscali

  1. Fare clic sulla scheda  Invoices  .  Nella pagina  Invoice Home  , fare clic sul  pulsante + .
  2. Nella pagina New Invoice , specificare i dettagli del cliente e del prodotto.
  3. Nella sezione Product Details , fare clic sull'icona Edit accanto al campo Tax .
    Sarà possibile modificare l'aliquota fiscale solo se l'opzione di modifica delle aliquote fiscali è selezionata.
  4. Nel pop-up visualizzato, aggiungere o modificare le aliquote fiscali.
  5. Fare clic su Apply.

Mappatura dei valori Fase-Probabilità

La mappatura fase-probabilità consente di definire le varie fasi attraverso le quali un'trattativa si muove in un ciclo di vendita. I quattro fattori importanti nella mappatura fase-probabilità sono: Fasi della trattativa, Probabilità, Categoria trattativa e Categoria previsione.
  1. Fasi della trattativa: Alcune fasi della trattativa definite dal sistema, come qualificazione, analisi delle esigenze, negoziazione, chiusa vinta, chiusa persa ecc., vengono utilizzate per definire un tipico processo di vendita. È inoltre possibile creare fasi personalizzate in base al proprio processo aziendale.
  2. Probabilità: Associare valori di probabilità a ciascuna fase per determinare la possibilità di chiudere con successo una trattativa. Verrà inoltre utilizzata per calcolare il Ricavo previsto della trattativa in base all'importo della trattativa.
  3. Categoria trattativa: Associare una categoria a ogni fase per definire lo stato complessivo di  una trattativa. Esistono tre categorie: aperta, chiusa vinta, chiusa persa per ogni fase per definire lo stato complessivo di una trattativa.
    1. Aperta - Indica che la trattativa è ancora nel ciclo di vendita.
    2. Chiusa vinta - Indica che la trattativa è stata vinta ed è uscita dal ciclo di vendita.
    3. Chiusa persa - In questo stato la trattativa è stata persa e quindi non è più presente nel ciclo di vendita. 
  4. Categoria previsione: La categoria previsione aiuta nel calcolo dell'obiettivo di previsione di individui o organizzazioni in base alla fase della trattativa nel ciclo di vendita. Ad esempio, se la previsione di vendita riguarda il ricavo totale generato dalle trattative chiuse, verranno prese in considerazione solo le trattative chiuse vinte. Esistono tre categorie di previsione: Pipeline, chiusa e omessa. 
    1. Pipeline - Indica che la trattativa è ancora in pipeline e deve ancora essere finalizzata. Queste trattative verranno conteggiate quando viene elaborata una previsione per le trattative aperte.
    2. Chiusa - Indica che la trattativa è stata vinta e verrà presa in considerazione per la previsione sulle trattative chiuse.
    3. Omessa - Indica che la trattativa è stata persa e quindi non verrà considerata per il calcolo della previsione. 
Mappatura categoria previsione e categoria trattativa
La categoria previsione viene automaticamente mappata con la categoria trattativa per facilitare stime accurate. 
Le categorie trattativa: Aperta, chiusa vinta, chiusa persa sono mappate rispettivamente con le seguenti categorie previsione: pipeline, chiusa e omessa.
Notes
Nota
  1. Per una migliore analisi della pipeline di vendita, assegnare probabilità diverse ai valori delle fasi di vendita.
  2. Per ogni fase, assegnare una probabilità nell'intervallo da 0 a 100.
  3. Si consiglia di utilizzare il valore di probabilità 100 quando la trattativa è chiusa-vinta e 0 per la trattativa chiusa-persa.

Per mappare i valori di fase e probabilità

  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields
  3. Fare clic sull'icona More accanto al modulo Deals e selezionare Stage-Probablity Mapping.

    È inoltre possibile selezionare Stage-Probability Mapping facendo clic sull'icona More accanto al layout appropriato nel modulo Deals

     oppure aprire il layout e fare clic su Settings > Stage Probability Mapping.

  4. Nella pagina  Stage-Probability Mapping  , procedere come segue:
  5. Selezionare il layout dall'elenco a discesa.
  1. Specificare la/le fase/i con la corrispondente Probability, Deal Categ e Forecast Category dall'elenco a discesa.
  2. Fare clic sull'icona Add () per aggiungere altre fasi.
  3. Eliminare la/le fase/i di vendita e assegnare la probabilità esistente a un altro valore di fase facendo clic sull'icona Delete ().
  4. Per modificare le fasi di vendita esistenti, fare doppio clic all'interno del campo Stage Name desiderato e inserire il nuovo nome.
  5. Fare clic e trascinare le righe per riordinare l'ordine delle fasi.
  6. Fare clic su Save.

Personalizzare i ruoli dei contatti

Durante la prospezione, è necessario contattare diverse persone (contatti) per finalizzare la trattativa di vendita. I Ruoli dei contatti aiutano a conoscere il ruolo del contatto nell'organizzazione potenziale, in modo da avere sempre la giusta discussione con la persona giusta. Ad esempio, spiegare i dettagli sul prezzo del prodotto e gli sconti è sempre meglio con il Responsabile finanziario, mentre le caratteristiche del prodotto dovrebbero essere discusse con il Product Manager.

Alcuni ruoli dei contatti come Decisore, Product Management, Acquisti e altri ruoli sono disponibili. Tuttavia, i ruoli dei contatti possono essere personalizzati in base a processi aziendali specifici.

Per personalizzare i valori dei ruoli dei contatti

  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selezionare il modulo Deals dalla vista elenco dei Moduli.
  4. Fare clic sull'icona Module Settings e selezionare Contact Roles. 
  5. Nella pagina  Edit Contact Roles  , procedere come segue:
    • Fare clic sulle icone Add o Delete per aggiungere un nuovo ruolo o eliminare un ruolo esistente, secondo necessità.
    • Modificare i ruoli esistenti dalla casella di testo Contact Role .
    • Fare clic e trascinare le righe per ordinarne la sequenza secondo necessità.
  6. Fare clic su Save dopo aver aggiornato i ruoli dei contatti.

Per aggiungere ruoli dei contatti ai contatti

  1. Fare clic sulla scheda Deals.
  2. Nella pagina Deals Home , selezionare la trattativa desiderata.
  3. Nella pagina Deal Details nella sezione Contact Roles , viene visualizzato un elenco di contatti associati alla trattativa. Fare clic sul collegamento Add Contact Roles.
  4. Nella pagina Contact Roles Mapping , selezionare la/le casella/e di controllo dei contatti che si desidera aggiungere.
    Per associare tutti i contatti, selezionare la casella di controllo     select all.
     
  5. Per ogni contatto selezionare il ruolo dall'elenco a discesa Contact Role .
  6. Fare clic su Save dopo aver associato i ruoli a tutti i contatti.

Aggiungere un Responsabile di riferimento per i contatti

La gestione di qualsiasi trattativa di vendita comporta diversi cicli di discussioni e molteplici incontri con i contatti. Tuttavia, possono verificarsi casi in cui il contatto principale non è disponibile o non è in grado di partecipare agli incontri. Tali scenari imprevisti possono talvolta portare a ritardi continui nei processi di vendita. Per evitare tali situazioni, è possibile indicare un responsabile di riferimento per il contatto principale che possa fungere da punto di contatto alternativo in assenza del primo.

Nel modulo Contacts di Zoho CRM, è possibile assegnare un responsabile di riferimento a un contatto utilizzando il campo "Reporting to". Questo campo è un campo di ricerca e consente di visualizzare solo i contatti associati a un account.

Tuttavia, ci sono casi in cui i contatti non verranno visualizzati nel campo Reporting to, di seguito sono riportati 2 esempi che illustrano la situazione:

  • Se il nome dell'account viene modificato, i contatti associati a tale account non verranno più visualizzati. Ad esempio, se il nome dell'account ABC Corp viene modificato in Zylker Inc., i contatti associati ad ABC Corp verranno rimossi dal campo Reporting to. 
  • Se il contatto viene trasferito a un altro account, il nome del contatto verrà rimosso dal campo Reporting to. Ad esempio, se Matha Willis viene spostata da ABC Corp a Zylker Inc., il suo nome verrà rimosso dai contatti relativi all'account ABC Corp. 


Notes
Nota
  1. Il campo Reporting To non verrà elencato durante l'Importazione e la Migrazione dei dati. Inoltre non verrà elencato durante l' Aggiornamento massivo. 
  2. Nell'elenco correlato Reporting Contacts, l'assegnazione di record multipli non è possibile. Inoltre, la creazione o l'aggiornamento di record multipli tramite API nell'elenco non è possibile.
  3. Nel caso in cui il nome dell'account venga modificato o cambiato manualmente o tramite API, il campo Reporting to non visualizzerà il nome del contatto impostato 

Visualizzare la gerarchia dei contatti

È possibile visualizzare i report diretti di un contatto e la struttura gerarchica complessiva direttamente all'interno degli elenchi correlati di un record in entrambi i moduli Accounts e Contacts.

Nel modulo Contacts - Viene creato un elenco correlato denominato "Reporting Contacts" che visualizza i report diretti e la struttura gerarchica dei contatti.



Nel modulo Accounts - È possibile visualizzare la gerarchia dei contatti dall'elenco correlato "Contacts".




Alcuni campi in Zoho CRM non sono comuni a tutti i moduli, sono disponibili e applicabili solo per moduli particolari a seconda dello scopo che svolgono. Questi campi sono denominati campi speciali. L'elenco dei campi speciali in CRM è il seguente:
  1. Campi Termini e Condizioni
  2. Campi Aliquote fiscali
  3. Probabilità fase
  4. Ruoli dei contatti
Disponibilità
Autorizzazione richiesta 
Gli utenti con l'autorizzazione Accesso a livello di campo possono personalizzare i campi speciali.

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