Panoramica dei set globali

Nel Suo sistema CRM potrebbero essere presenti liste di selezione con lo stesso insieme di valori. Normalmente, dovrebbe creare e mantenere una copia di questo insieme di valori separatamente per ciascuna lista di selezione.

Cosa sono i set globali?

I set globali sono raccolte di valori di liste di selezione che possono essere associati a più liste di selezione in diversi moduli:

• Sono raccolte perché non è possibile collegare parti di un set globale a una lista di selezione; è possibile collegare solo l'intero insieme di valori della lista di selezione.
• Sono associati a una o più liste di selezione. Ciò significa che le modifiche apportate a un set globale si rifletteranno in tutte le liste di selezione associate.

I vantaggi dell'utilizzo dei set globali includono i seguenti:

• Eliminano la necessità di inserire ripetutamente un insieme comune di valori di liste di selezione quando si creano più liste di selezione.
• Semplificano il processo di aggiunta, aggiornamento ed eliminazione dei valori delle liste di selezione che devono essere coerenti tra più liste di selezione.

Alcuni aspetti integrati utili sono i seguenti:

• La modifica di un valore di un set globale aggiorna automaticamente quel valore nei record esistenti, nelle regole del workflow, negli aggiornamenti dei campi, nei report, ecc.
• Flessibilità nel cambiare l'associazione di una lista di selezione da locale a set globale e viceversa.
• Mappatura dei valori quando si passa da locale a set globale. Questo include quanto segue:
• Mappatura automatica dei valori presenti sia nella lista di selezione locale che nel set globale.
• Mappatura manuale dei valori presenti in una lista di selezione locale ma assenti nel set globale. È possibile mappare questi valori su valori esistenti nel set globale.

Disponibilità

Quando utilizzare i set globali?

Utilizzi i criteri seguenti per determinare se dovrebbe utilizzare i set globali in un determinato scenario:

• Se i valori della lista di selezione sono specifici di un modulo, i valori locali della lista di selezione sarebbero l'opzione più efficace.

• Ad esempio, valori della lista di selezione come Numero non valido , Numero occupato e Richiamata richiesta sono specifici del modulo Chiamate. In questo caso, li aggiunga come valori locali della lista di selezione.

• Se i valori della lista di selezione sono necessari in più moduli, un set globale sarebbe l'opzione ideale.

• Ad esempio, le fonti dei lead sono spesso utilizzate nei moduli Lead, Contatti e Trattative. In questo caso, crei un set globale con le fonti dei lead come valori della lista di selezione, quindi associ questo set globale alle liste di selezione di quei moduli.

Scenario

La Sua azienda serve un'ampia gamma di settori. I team della Sua organizzazione considerano le categorie di settore come un mezzo per comprendere meglio le esigenze dei clienti. Di conseguenza, liste di selezione con tipi di settore come valori sono presenti in più moduli. Questi valori sono memorizzati in più record e utilizzati nelle regole del workflow, nei report e così via.

La manutenzione di tali liste di selezione è un processo che richiede molto tempo:

1. Ogni volta che questi valori sono necessari in una nuova lista di selezione, deve inserirne manualmente un gran numero.
   
   
   
   
   
2. In risposta a cambiamenti interni ed esterni, potrebbe dover aggiornare questi valori frequentemente. Di recente, ha dovuto dividere la categoria "Govt/Military" in due categorie più piccole: "Government" e "Military". Per farlo, ha dovuto apportare le modifiche manualmente in ogni lista di selezione pertinente.
   
   

Questo processo è indesiderabile per due motivi:

1. È inefficiente. Si ripetono gli stessi passaggi in più posizioni.

2. È soggetto a errori. Poiché si apportano le modifiche manualmente in più posizioni, si potrebbe dimenticare di aggiungere o rimuovere un valore in una o più liste di selezione, inserire ortografie diverse in posti diversi, o commettere altri possibili errori.

Utilizzando i set globali, questo processo è più semplice, più veloce e più accurato:

1. Crei un set globale con i settori come valori.
   
   
2. Associ semplicemente più liste di selezione a questo set globale invece di digitare manualmente i valori per liste di selezione locali separate.
   
   
3. Aggiorni un valore nel set globale e questo si rifletterà in tutte le liste di selezione associate e in altri punti del CRM.
   
   

Questo è più efficiente e meno soggetto a errori rispetto al processo richiesto per i valori locali delle liste di selezione. Questi vantaggi persistono in altri scenari in cui lo stesso insieme di valori di liste di selezione viene utilizzato in più liste di selezione.

Se desidera utilizzare i set globali nel Suo sistema CRM, consulti Lavorare con i set globali.

Nel Suo sistema CRM potrebbero essere presenti liste di selezione con lo stesso insieme di valori. Normalmente, dovrebbe creare e mantenere una copia di questo insieme di valori separatamente per ciascuna lista di selezione.