Creare Riunioni

Le riunioni sono attività per le interazioni tra un'azienda e i suoi clienti in un luogo e un momento specifici. Le riunioni possono essere organizzate per descrivere le caratteristiche, i vantaggi, discutere dei servizi o negoziare varie offerte commerciali e per molti altri motivi. In Zoho CRM le riunioni sono state classificate in base al luogo dell'incontro in tre categorie: Online, In ufficio e Presso il cliente.

• Online - Quando la riunione si svolge online tramite uno dei provider integrati (ad esempio Zoho Meeting, Zoom, ecc.)

• Presso il cliente - Quando la riunione si svolge in un luogo scelto da Lei e dal Suo cliente (potrebbe essere presso l'ufficio del cliente o in qualsiasi altro luogo comune).

• In ufficio - Quando le riunioni si svolgono nella sede del Suo ufficio.

1. Nel modulo Meetings, faccia clic su Create Meetings.
   
2. Nel popup Meeting Information, specifichi i seguenti dettagli:
   
   
1. Specifichi un nome per la riunione.
   
2. Selezioni il luogo della riunione dall'elenco a discesa. 
   
   
1. Per Online: Scelga il provider della riunione dall'elenco di opzioni nell'elenco a discesa Provider.
   
   
2. Per Client location o In-office: Specifichi il campo Location con i dettagli appropriati della posizione.
   
   
3. Selezioni la casella di controllo se la riunione dura tutto il giorno.
   
4. Imposti la data e l'ora di inizio e fine della riunione nei campi From e To.
5. Selezioni dall'elenco degli utenti l'organizzatore della riunione.
6. Inviti i partecipanti alla riunione.
   
3. Faccia clic su Save.
   

Per creare riunioni dal Calendario

1. Faccia clic sull'icona Calendario nel Suo account CRM e selezioni la vista Giorno, Settimana o Mese.
   
2. Nel Calendario, faccia clic sul collegamento Create o faccia clic su una fascia oraria nel calendario.
   
3. Nel popup Meeting Information, specifichi i dettagli della riunione.
   
4. Faccia clic su Save.
   

Nota

1. Le riunioni vengono chiuse automaticamente alla data e all'ora di fine specificate. Non è previsto alcun aggiornamento dello stato per le riunioni.
   

Per creare attività ricorrenti

1. Nel modulo  Meetings, faccia clic su  Create Meeting.
2. Nella pagina Meeting Information, specifichi i dettagli relativi all'attività.
   
3. Nel campo Repeat inserisca quanto segue:
   
   • Specifichi le date From e To per la ripetizione dell'evento.
     
   • Specifichi il Repeat Type per l'evento e selezioni le opzioni di conseguenza (fare riferimento alla tabella seguente).
     
   • Faccia clic su Save.
     

Giornaliero	Descrizione
Ogni giorno	Selezioni questa opzione se l'attività deve essere ripetuta ogni giorno.
Ripeti ogni ___ giorno/i	Selezioni questa opzione per specificare ogni quanti giorni l'attività deve essere ripetuta.
Settimanale	Descrizione
Ripeti ogni ____ settimana/e	Inserisca ogni quante settimane l'attività deve essere ripetuta.
Giorni della settimana	Selezioni la/le casella/e di controllo corrispondente/i al/ai giorno/i della settimana in cui deve verificarsi la ricorrenza.
Mensile	Descrizione
Il giorno __ di ogni ___ mese/i	Inserisca ogni quanti mesi e in quale data specifica l'attività deve essere ripetuta.
Il ____ ____ di ogni ___ mese	Selezioni un giorno specifico in cui l'attività deve essere ripetuta ogni mese.
Annuale	Descrizione
Ogni ___ ____	Inserisca con quale frequenza annuale l'attività deve essere ripetuta.
Il ____ ____ di ____	Inserisca con quale frequenza annuale e in quale data specifica l'attività deve essere ripetuta.

Impostare promemoria per le riunioni

È possibile inviare promemoria per una riunione per avvisare i partecipanti prima dell'inizio della riunione. Esistono due modi per inviare un promemoria:

• Avviso tramite Email 
  
• Avviso tramite Pop-up

Durante la creazione di una riunione dal modulo Attività, non è possibile disabilitare nessuna delle opzioni di promemoria. Entrambe le opzioni sono selezionate per impostazione predefinita. Tuttavia, è possibile disabilitare il promemoria via Email nelle preferenze del calendario. Il promemoria pop-up non può essere disabilitato nel calendario.

Per impostare i promemoria per le riunioni

È possibile invitare un massimo di 50 partecipanti.

Campi standard nel modulo Meetings

Events è stato rinominato in Meetings

Di seguito è riportato l'elenco dei campi standard definiti da Zoho disponibili nel modulo Meetings:

Nome Campo	Descrizione
Title	Specifichi un titolo per la riunione.
Meeting Venue	Selezioni il luogo dedicato per la riunione.
Location	Campo di testo per l'indirizzo del luogo della riunione nel caso di riunioni presso il cliente o in ufficio.
Provider	Selezioni dalle opzioni dei provider abilitati in Preferences nel caso di riunioni online.
All Day	Selezioni la casella di controllo se si tratta di una riunione che dura tutto il giorno.
From	Specifichi la data e l'ora di inizio della riunione.
To	Specifichi la data e l'ora di fine della riunione.
Host	Selezioni l'organizzatore della riunione dall'elenco degli utenti.
Participants	Aggiunga gli invitati che parteciperanno alla riunione.
Related To	Selezioni il contatto o il lead correlato alla riunione.
Repeat	Specifichi il modello di ricorrenza per la riunione.
Description	Specifichi i dettagli relativi alla riunione.
Reminder	Imposti un promemoria per la riunione.

Preferences

Selezioni dall'elenco dei provider di riunioni disponibili, da rendere disponibili come opzioni per il campo Provider nel caso di riunioni Online.

Per aggiungere provider di riunioni

1. Vada a Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings 

2. Faccia clic sulla scheda Preferences.

3. Faccia clic su +Add Provider.

4. Nel pop-up Online Meeting Marketplace, selezioni i provider di riunioni che desidera rendere disponibili quando viene creata una riunione online.
   
   

5. Faccia clic su Enable.

 

Per disabilitare un provider di riunioni

1. Vada a Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings 

2. Faccia clic sulla scheda Preferences.

3. Passi il cursore sul provider che desidera disabilitare.
   

4. Faccia clic su Disable.
   

Nota:

1. Quando si crea una riunione nel CRM utilizzando il provider MS Teams, questa non apparirà né si aggiornerà automaticamente come evento nel Suo MS Calendar.

Codifica colori per i valori degli elenchi a discesa nelle Riunioni

Nel modulo Meetings, è possibile assegnare colori ai valori degli elenchi a discesa per facilitarne l'identificazione. Questi valori verranno visualizzati a colori nei seguenti punti: calendario CRM, liste correlate di un record, modulo attività, promemoria, home page, vista elenco, vista kanban, ecc. È possibile codificare con colori solo 1 campo elenco a discesa in un layout e un massimo di 20 valori di un campo.

1. Vada a Set up > Customization > Modules and Fields
   
2. Nella vista elenco dei moduli, faccia clic su Meetings
   
3. Selezioni lo Standard layout per aggiungere l'elenco a discesa
   
4. Selezioni o aggiunga un elenco a discesa dal pannello dei nuovi campi al layout.
   
5. Faccia clic sull'opzione con i puntini di sospensione (...) sull'elenco a discesa e selezioni Edit Properties.
   
6. Selezioni Enable color coding for picklist values.
   
7. Assegni i colori facendo clic sulla tavolozza dei colori disponibile per ciascun valore dell'elenco a discesa.
   
8. Faccia clic sull'icona aggiungi + per trovare ulteriori tonalità di colori
   
9. Faccia clic su Done, e Done. 
   

Associare un check-in a una riunione

Se la Sua attività richiede di viaggiare ed essere costantemente in movimento, il check-in fa al caso Suo. In Zoho CRM, i responsabili vendite e i rappresentanti commerciali possono gestire facilmente le visite lavorative con l'aiuto dei check-in dall'app mobile di Zoho CRM.

Un check-in dall'app mobile di Zoho CRM è sempre associato a una riunione. Quando effettua il check-in da una posizione, l'app Le chiede di associare il check-in a una riunione esistente. Può fare clic sulla riunione desiderata e registrare il check-in per quella riunione. Nel caso in cui non ci siano riunioni per il record, Le verrà chiesto di creare una nuova riunione.

Consideri il seguente scenario per comprendere come organizzare e monitorare i check-in in Zoho CRM.

• Un responsabile vendite crea riunioni (visite ai clienti) da effettuare da parte del suo rappresentante commerciale.
  
• Il rappresentante commerciale visita gli uffici dei clienti ed effettua il check-in da ciascuna posizione.
  
• Ogni check-in è associato alla rispettiva riunione in Zoho CRM. Questo comunica al responsabile vendite che il rappresentante ha visitato il cliente.
  
• Inoltre, il check-in viene registrato come nota associata al lead/contatto in Zoho CRM.
  
• Il responsabile vendite può quindi creare report basati sui check-in per trarre conclusioni. Ad esempio, può creare un report per visualizzare tutti i check-in effettuati per posizione o da un particolare rappresentante commerciale.
  

Si noti che un check-in può essere effettuato solo dall'app mobile e non dalla versione web, poiché è una funzionalità pensata per le persone in movimento. Quando viene effettuato un check-in, la posizione da cui è stato effettuato viene registrata nel CRM; pertanto questo è un metodo affidabile per tenere traccia delle visite ai clienti.

Disponibilità

Autorizzazione Richiesta

Gli utenti con autorizzazione alla Creazione di Riunioni possono effettuare il check-in a una riunione.

Quando ha raggiunto l'ufficio di un cliente, può effettuare il check-in nella posizione utilizzando l'app mobile di Zoho CRM. Quando effettua il check-in, lo assocerà a una riunione esistente.

Per associare un check-in a una riunione

1. Vada ai moduli Leads/Contacts/Accounts.
   
2. Tocchi l'icona Check-in per creare un check-in. 
   
3. Se esiste già una riunione associata al contatto, vengono visualizzate le riunioni esistenti. 
   Selezioni una riunione. Il check-in viene associato come nota per la riunione. 
4. Se non esiste alcuna riunione, l'app Le chiede di crearne una nuova per il check-in. 
   Crei una nuova riunione e associ il check-in alla riunione. 
   

Nota

1. Quando viene effettuato un check-in, un aggiornamento relativo al check-in viene pubblicato automaticamente nei Feed.
   

Visualizzare i dettagli di un check-in

Una volta che un check-in è stato associato a una riunione, i dettagli del check-in possono essere visualizzati nella pagina dei dettagli della riunione a cui è associato, nonché nella pagina dei dettagli del lead/contatto/account correlato.

Per visualizzare i dettagli del check-in nella pagina dei dettagli della riunione

1. Vada al modulo Meetings.
   
2. Faccia clic sulla riunione desiderata.
   
3. Vengono visualizzati i dettagli del check-in associato.
   

Per visualizzare i dettagli del check-in nella pagina dei dettagli di Lead/Contact/Account

1. Vada al modulo Leads/Contacts/Accounts.
   I check-in possono anche essere associati a qualsiasi altro modulo in cui le riunioni possono essere associate.
2. Faccia clic sul record desiderato.
   
3. I dettagli del check-in associato al record vengono visualizzati come nota per il record.
   

Creare report sui check-in

I responsabili vendite possono creare report sui check-in per trarre conclusioni riguardo alle visite sul campo assegnate ai loro rappresentanti commerciali. Zoho CRM fornisce una serie di report predefiniti per i check-in.

Per accedere ai report sui check-in

1. Vada al modulo Reports.
   
2. Faccia clic su Meeting Reports.
   Vengono elencati i report predefiniti. È inoltre possibile creare nuovi report basati sui check-in.

Creare Riunioni

Le riunioni sono attività per le interazioni tra un'azienda e i suoi clienti in un luogo e un momento specifici. Le riunioni possono essere organizzate per descrivere le caratteristiche, i vantaggi, discutere dei servizi o negoziare varie offerte commerciali e per molti altri motivi. In Zoho CRM le riunioni sono state classificate in base al luogo dell'incontro in tre categorie: Online, In ufficio e Presso il cliente.

• Online - Quando la riunione si svolge online tramite uno dei provider integrati (ad esempio Zoho Meeting, Zoom, ecc.)

• Presso il cliente - Quando la riunione si svolge in un luogo scelto da Lei e dal Suo cliente (potrebbe essere presso l'ufficio del cliente o in qualsiasi altro luogo comune).

• In ufficio - Quando le riunioni si svolgono nella sede del Suo ufficio.

1. Nel modulo Meetings, faccia clic su Create Meetings.
   
2. Nel popup Meeting Information, specifichi i seguenti dettagli:
   
   
1. Specifichi un nome per la riunione.
   
2. Selezioni il luogo della riunione dall'elenco a discesa. 
   
   
1. Per Online: Scelga il provider della riunione dall'elenco di opzioni nell'elenco a discesa Provider.
   
   
2. Per Client location o In-office: Specifichi il campo Location con i dettagli appropriati della posizione.
   
   
3. Selezioni la casella di controllo se la riunione dura tutto il giorno.
   
4. Imposti la data e l'ora di inizio e fine della riunione nei campi From e To.
5. Selezioni dall'elenco degli utenti l'organizzatore della riunione.
6. Inviti i partecipanti alla riunione.
   
3. Faccia clic su Save.
   

Per creare riunioni dal Calendario

1. Faccia clic sull'icona Calendario nel Suo account CRM e selezioni la vista Giorno, Settimana o Mese.
   
2. Nel Calendario, faccia clic sul collegamento Create o faccia clic su una fascia oraria nel calendario.
   
3. Nel popup Meeting Information, specifichi i dettagli della riunione.
   
4. Faccia clic su Save.
   

Nota

1. Le riunioni vengono chiuse automaticamente alla data e all'ora di fine specificate. Non è previsto alcun aggiornamento dello stato per le riunioni.