Creazione delle trattative

La mappatura fase-probabilità Le consente di definire le varie fasi attraverso le quali una trattativa si muove in un ciclo di vendita. I quattro fattori importanti nella mappatura fase-probabilità sono: Fasi della trattativa, Probabilità, Categoria della trattativa e Categoria di previsione.

La categoria della trattativa aiuta nel calcolo degli obiettivi di previsione basati sul numero di trattative chiuse o perse in un dato momento. Tutte le trattative nella categoria chiusa vinta verranno conteggiate per l'obiettivo indipendentemente dalla fase di vendita a cui appartengono. Ad esempio, si consideri la fase "proposta accettata" come un traguardo importante nel business: in questa fase una trattativa può essere considerata come chiusa vinta. Pertanto, questa fase può essere categorizzata come chiusa vinta. Quindi, nel calcolo degli obiettivi raggiunti da un individuo, tutte le trattative chiuse vinte verranno sommate indipendentemente dalla fase di vendita.  

4. Categoria di previsione: La categoria di previsione aiuta nel calcolo dell'obiettivo di previsione di individui o dell'organizzazione in base alla fase della trattativa nel ciclo di vendita. Ad esempio, se la Sua previsione di vendita riguarda il ricavo totale generato dalle trattative chiuse, allora solo le trattative chiuse vinte verranno prese in considerazione. Esistono tre categorie di previsione: Pipeline, chiusa e omessa. 

1. Pipeline - Indica che la trattativa è ancora in pipeline e deve ancora essere finalizzata. Queste trattative verranno conteggiate quando viene elaborata una previsione per le trattative aperte.
   
2. Chiusa - Indica che la trattativa è vinta e verrà presa in considerazione per la previsione sulle trattative chiuse.
   
3. Omessa - Indica che la trattativa è persa e quindi non verrà considerata per il calcolo della previsione. 
   

In ogni azienda, esiste una probabilità più alta di vincere una trattativa in fasi diverse dalla chiusa vinta. Ad esempio, la probabilità che l'azienda perda il progetto diminuisce dopo la divulgazione di un preventivo. Queste fasi della trattativa possono essere considerate come chiusa vinta in tali circostanze. Analogamente, ci saranno fasi nel processo di vendita in cui c'è una maggiore possibilità di perdere la trattativa. Queste fasi potrebbero rientrare nella categoria delle trattative chiuse perse.
Le fasi contrassegnate come chiusa vinta e chiusa persa verranno elencate rispettivamente nei gruppi vinte e perse nella pagina dei dettagli del record con un'icona per una più facile identificazione. Le fasi vinte sono indicate da un'icona verde con il pollice in su, mentre le fasi perse sono indicate da un'icona rossa con il pollice in giù.

Verifica dettagli:

Solo le fasi "Chiusa persa" contengono il campo Motivo della perdita. Nella categoria della trattativa, "Closed Lost to Competition" e "Closed Lost" sono le uniche due fasi che per impostazione predefinita sono associate a "Chiusa persa" nella categoria della trattativa. Le fasi e la mappatura possono essere modificate per soddisfare le Sue esigenze specifiche.

 

Lavorare con la pagina Dettagli della trattativa

Una volta creata una trattativa, è possibile visualizzare i dettagli della trattativa nella pagina dei dettagli del record. La pagina dei dettagli di una trattativa presenta le informazioni relative alla trattativa - ad esempio, account e contatti correlati alla trattativa, attività, note, eventi, email e così via - in un'unica posizione.

Per visualizzare la pagina dei dettagli dell'account

1. Cliccare sul modulo Deals .
   
2. Cliccare sulla trattativa desiderata dalla vista elenco delle Trattative.
   
3. Verrà visualizzata la pagina dei dettagli della trattativa.
   

Ecco una panoramica rapida della pagina dei dettagli della trattativa:

1. Passare tra le viste Info e Timeline .
   

• Info - Visualizza le liste correlate e i link associati alla trattativa
  
• Timeline - Visualizza una cronologia delle azioni eseguite sulla pagina dei dettagli della trattativa (negli ultimi sei mesi).
  

• Edit - Consente di modificare il record.
  
• Icona Altro - Visualizza ulteriori opzioni che è possibile eseguire per l'account.
  
• Vista biglietto da visita: Visualizzare i primi 5 campi relativi all'account. È possibile personalizzare la vista biglietto da visita  di una trattativa.
  
• Sezione Liste correlate- Navigare alla lista correlata desiderata da questa sezione. È possibile aggiungere una nuova lista correlata così come aggiungere nuove voci a una lista correlata esistente da questa sezione.
  
  
  
• Sezione aggiornamento rapido della fase - Aggiornare rapidamente la Fase e la Data di chiusura di una trattativa utilizzando la sezione di aggiornamento rapido della fase.
  
• Visualizzare informazioni correlate come Azione successiva e Dettagli contatto.
  

Associare le trattative ad altri record

È possibile creare una vista a 360 gradi della trattativa per visualizzare tutti i dettagli associati, come attività aperte, cronologia delle attività completate, contatti, prodotti, cronologia delle fasi di vendita, allegati e note.

Nella pagina Deal Details , è possibile aggiornare i seguenti elementi:

• Sales Stage History: Per visualizzare la cronologia della fase di vendita
  
• Competitors: Per associare i concorrenti
  
• Attachments: Per allegare documenti
  
• Notes: Per aggiungere note
  
• Open Activities: Per creare attività ed eventi
  
• Closed Activities: Per visualizzare le attività e gli eventi completati
  
• Products: Per aggiungere prodotti
  
• Quotes: Per creare preventivi per le trattative
  
• Sales Orders: Per creare ordini di vendita per la trattativa
  
• Contact Roles : Per selezionare i contatti associati
  
• Emails: Per inviare email al contatto principale della trattativa
  
• Cases: Per creare casi
  

Nota

1. Per gli utenti che hanno attivato il Zoho Mail Add-on - Da una trattativa, se si invia un'email al contatto correlato, l'email verrà associata ed elencata nelle Liste correlate Email del contatto.
   
2. Inoltre, l'email non verrà elencata nelle Email inviate dal CRM. Dall'elenco a discesa, è necessario selezionare il nome dell'utente che ha inviato le email per visualizzarle.
   
3. Quando si inviano email massive dalle trattative, l'email non verrà associata al contatto correlato.
   
4. Si noti che i prezzi unitari dei prodotti inclusi in una trattativa non verranno automaticamente sommati e visualizzati nel campo Amount . 
   
   Tuttavia, è possibile creare un riepilogo di rollup per l'importo della fattura per ottenere il costo totale degli articoli acquistati. Questo è particolarmente utile poiché i prodotti allegati potrebbero non riflettere necessariamente ciò che è stato effettivamente acquistato. Scopri di più.

Associare i concorrenti alla trattativa

La maggior parte delle aziende preferisce acquistare prodotti dopo aver analizzato diversi fornitori. Se si opera in un mercato altamente competitivo, dove i concorrenti competono direttamente per l'aggiudicazione della trattativa, è sempre meglio conoscere in anticipo i loro punti di forza e di debolezza in modo da poter proporre la propria offerta in modo migliore.

Questa funzionalità consente di aggiungere i punti di forza e di debolezza dei concorrenti.

Per associare i concorrenti alle trattative

1. Cliccare sulla scheda Deals .
   
2. Nella pagina Deals Home , selezionare la trattativa desiderata.
   
3. Nella pagina  Deal Details , vengono visualizzati i dettagli dei concorrenti, se presenti.
   
   • Cliccare sui link Competitor Name, Website, Strengths, o Weaknesses per ordinare l'ordine di visualizzazione dei record.
     
   • Cliccare sul link Edit o Del pertinente per modificare o eliminare rispettivamente il record.
     
4. Cliccare su  New ed eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Inserire il Competitor Name.
     
   • Inserire il Website del concorrente.
     
   • Inserire i Strengths e le Weaknesses nelle rispettive caselle di testo.
     
5. Cliccare su Save.
   

Mappare i ruoli dei contatti

Durante la fase di prospecting, potrebbe essere necessario contattare diverse persone (contatti) per finalizzare la trattativa di vendita. È sempre meglio conoscere il ruolo del contatto nell'organizzazione potenziale cliente, in modo da avere sempre la discussione corretta con la persona giusta. Ad esempio, spiegare il prezzo del prodotto e gli sconti è sempre meglio con il Responsabile Finanziario, mentre spiegare le caratteristiche del prodotto è meglio con il Product Manager. Questo tipo di approccio aiuta a negoziare con l'organizzazione potenziale cliente in modo migliore e a ridurre i tempi del ciclo di vendita.

Per mappare i ruoli dei contatti

1. Cliccare sulla scheda Deals .
   
2. Nella pagina Deals Home , selezionare la trattativa desiderata.
   
3. Nella pagina  Deals Details , i dettagli del contatto, se presenti, vengono visualizzati nella sezione  Contact Roles .
   
   • Cliccare sui link Contact Name , Phone , Email , o Role Name per ordinare l'ordine di visualizzazione dei record.
     
   • Cliccare sul link Remove pertinente per eliminare il record.
     
4. Cliccare su Add Contact Role.
   
5. Nella pagina Contact Roles Mapping , per ogni contatto selezionare il ruolo dall'elenco a discesa Contact Role .
   
6. Selezionare la/le casella/e di controllo dei contatti che si desidera aggiungere.
   
   Per associare tutti i contatti, selezionare la casella di controllo  select all .
   
7. Cliccare su Save.
   

Configurare l'avviso Big Deal

È possibile utilizzare l'avviso Big Deal per notificare alla direzione o ai colleghi la possibilità di aggiudicarsi una grande trattativa che si desidera condividere con loro. A volte, i membri del consiglio direttivo potrebbero essere interessati a conoscere in anticipo tutte le informazioni sulla grande trattativa. È possibile inviare l'avviso Big Deal come notifica email a tutti gli utenti di Zoho CRM o agli utenti selezionati e ai colleghi non registrati come utenti di Zoho CRM. Per impostazione predefinita, in Zoho CRM è presente un Big Deal Alert che è possibile modificare e utilizzare.

Per configurare l'avviso Big Deal

1. Cliccare su Settings > Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Nella pagina Workflow Rules, selezionare Deals dall'elenco a discesa List of Rules .
   
3. Cliccare su Big Deal Rule dall'elenco delle regole.
   
4. Nella pagina Rule Details , il criterio predefinito è " Amount >= 1000 and the probability = 100 ".
   
5. Cliccare su Edit per modificare i Rule Details.
   
6. In  Actions >  Instant Actions sono elencati i  Related Alerts, le attività e gli aggiornamenti dei campi.
   
   È possibile modificarli in base alle proprie esigenze.
   
7. Cliccare su Save.
   

Configurare l'elenco a discesa delle fasi di vendita

Per aggiungere o modificare il valore dell'elenco a discesa

1. Cliccare su Setup > Customization > Fields > Deals.
   
2. Dall'elenco dei campi della trattativa, cliccare sul link Edit corrispondente al campo Stage .
   
3. Modificare i dettagli esistenti, quindi cliccare su Save.