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Lavorare con i filtri avanzati

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Il filtro avanzato di Zoho CRM è uno strumento utile per trovare informazioni in un modulo CRM specifico. Una volta filtrati i record, è possibile eseguire azioni come l'invio di email, l'aggiunta di tag, la modifica dei proprietari dei record, l'aggiornamento dei campi e altro ancora. È anche possibile salvare i filtri se vengono utilizzati frequentemente. Si prega di notare che i filtri salvati sono specifici per ogni utente.


È possibile utilizzare i filtri avanzati in qualsiasi modulo del CRM. Vediamo alcuni casi d'uso comuni:
Modulo Lead
  1. Lead non lavorati da una regione specifica

  2. Lead senza attività per le prossime 2 settimane

  3. Lead con file aggiunti come allegati




Modulo Contatti
  1. Contatti che non sono stati chiamati nell'ultimo mese

  2. Contatti che sono decisori nelle trattative

  3. Contatti che hanno acquistato un determinato tipo e quantità di prodotti

Modulo Account
  1. Account con trattative di alto valore nella fase di proposta

Modulo Trattative
  1. Opportunità associate a una specifica linea di prodotti

Moduli Inventario
  1. Ordini di vendita con voci relative a un prodotto specifico

  2. Prodotti che hanno ricevuto buoni feedback

Moduli personalizzati
  1. Responsabili di progetto con Studenti di un determinato dipartimento e dominio

  2. Proprietà con visite programmate questa settimana

  3. Titolari di polizze assicurative con persone a carico che sono coniugi

  4. Candidati con almeno 3 anni di esperienza lavorativa

Cosa sono i filtri avanzati?

I filtri avanzati sono insiemi di filtri presenti all'interno di ogni vista del modulo.

È possibile comprimere o espandere i filtri avanzati cliccando sull'icona Filtro.


È possibile utilizzarli per filtrare i record in base a quanto segue:
Campi del modulo
Moduli correlati
Sottomoduli
    Stato dell'ultima email o attività
    Stato del record
Campi del modulo


Moduli correlati
È possibile filtrare in base alla presenza o assenza di record nei moduli correlati (figlio). È anche possibile aggiungere campi dai moduli correlati (figlio) (incluse note, allegati, attività, riunioni, ecc.) per una maggiore precisione.


Sottomoduli
È possibile filtrare in base alla presenza/assenza di voci nei sottomoduli all'interno di un modulo. È possibile filtrare ulteriormente aggiungendo i campi del sottomodulo nei criteri.


Stato dell'ultima email o attività


Stato del record
È possibile filtrare in base allo stato di un record, come lavorato/non lavorato, modificato/non modificato, bloccato/sbloccato e così via.


Scelga un fattore o una combinazione di fattori per trovare esattamente ciò che sta cercando in quel modulo.
Notes
Nota: Quando si filtrano i record utilizzando le email come modulo correlato, vengono considerate solo le email inviate dal CRM. Le email inviate tramite IMAP o POP non vengono considerate, anche se appaiono nell'elenco correlato di quei record.

Filtrare i record utilizzando i filtri avanzati

Per filtrare i record utilizzando i filtri avanzati

  1. Acceda al modulo desiderato.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter [Records] By, selezioni la combinazione di criteri desiderata.
  4. Clicchi su Apply Filter. Verranno visualizzati i record che soddisfano i criteri.

  5. È possibile selezionare i record e assegnare attività di follow-up appropriate o eseguire macro su di essi.
Idea
Suggerimento: È possibile cercare rapidamente l'opzione desiderata invece di sfogliare l'intero elenco di opzioni disponibili nel filtro.

Per salvare un filtro

  1. Acceda al modulo desiderato.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter [Records] By, selezioni la combinazione di criteri desiderata.
  4. Clicchi su Apply Filter.
  5. Clicchi su Save Filter per salvarlo per un uso futuro.
    Si prega di notare che il pulsante "Save Filter" sarà visibile solo dopo aver applicato un filtro.



Idea
Suggerimento
  1. Se si dispone di 2 o più filtri salvati, è possibile riordinarli secondo le proprie preferenze.  Per riordinare i filtri salvati, è necessario cliccare e trascinare un filtro nella posizione desiderata nell'elenco Filtri salvati.

  2. Una volta salvati i filtri, è possibile vedere il numero di record in ogni filtro che verrà aggiornato in tempo reale.
    Ad esempio, supponiamo di aver salvato un filtro nel modulo Trattative chiamato "Trattative ad alto fatturato". Man mano che il numero di record che corrispondono ai criteri del filtro cambia, il conteggio aggiornato verrà visualizzato accanto al nome del filtro.
    Questo La aiuterà a ottenere rapidamente una panoramica del numero di record in ciascuno dei filtri salvati e a dare priorità alle azioni di conseguenza.
Notes Limiti
Notes
  • È possibile salvare un massimo di:
  • 10 filtri/vista per le edizioni Enterprise e superiori e
  • 5 filtri/vista per le edizioni Free, Standard e Professional.

  • I filtri salvati sono specifici per ogni utente.
  • È possibile selezionare un massimo di tre sottomoduli o moduli correlati.
  • È possibile selezionare un massimo di cinque campi per ogni sottomodulo o modulo correlato.

Utilizzare i filtri avanzati in modo efficace

Vediamo alcuni casi d'uso per capire come utilizzare i filtri avanzati in modo efficace. Questi esempi sono solo alcune possibilità; esistono innumerevoli altri scenari che è possibile ideare in base a diversi criteri di ricerca.

Utilizzare i filtri di tracciamento temporale inclusi Lavorato, Non lavorato, Azione sul record e Azione sul record correlato

I filtri avanzati includono un insieme di filtri di tracciamento temporale, il cui scopo è quello di permettere facilmente di filtrare i record su cui si è lavorato o non si è lavorato in un periodo di tempo specificato.


Ad esempio, è possibile filtrare i lead che sono rimasti "non lavorati" per sei mesi. Non è necessario eseguire un report separato; il filtro di tracciamento temporale chiamato "Record non lavorati" fornirà questa panoramica.

Di seguito i filtri di tracciamento temporale e le relative definizioni:

  • Record lavorati: Fornisce i record che sono stati aggiornati nel periodo specificato. Questo include le modifiche apportate ai record figlio correlati.
    Ad esempio, se si esegue questo filtro sul modulo Contatti e una trattativa associata è stata modificata nel periodo specificato, anche questo contatto sarà considerato "lavorato" e verrà visualizzato nei risultati.
  • Record non lavorati: Fornisce i record che non sono stati aggiornati affatto.
    Ad esempio, se si esegue questo filtro sul modulo Contatti, il filtro mostrerà i contatti che non sono stati aggiornati affatto nel periodo specificato.
  • Azione sul record: Questo filtro mostra i record che sono stati modificati nel periodo specificato, ma solo se un campo nel record è stato modificato. Questo non include le modifiche apportate ai record figlio correlati.
    Ad esempio, se si esegue questo filtro sul modulo Contatti, i contatti i cui campi diretti sono stati modificati appariranno nei risultati. Se una trattativa associata è stata modificata, questo contatto non apparirà nei risultati.
  • Azione sui record correlati: Fornisce i record solo quando i loro record figlio correlati sono stati aggiornati.
    Ad esempio, se si esegue il filtro sul modulo Contatti e una trattativa associata è stata aggiornata, questo contatto apparirà nei risultati. Questo contatto non apparirà nei risultati se solo il contatto è stato aggiornato.

In sostanza, Record lavorati = azioni sul record + azioni sui record correlati.

In tutti questi filtri, si troveranno i seguenti parametri:

  1. Utente e sistema: Si riferisce ai record aggiornati sia dall'utente che dal sistema.
  2. Utente o sistema: Si riferisce ai record aggiornati dall'utente o dal sistema.
  3. Da utente: Si riferisce ai record aggiornati da un utente (ovvero, aggiornati solo da un utente o da un utente e dal sistema).
  4. Da sistema: Si riferisce ai record aggiornati dal sistema (ovvero, aggiornati solo dal sistema o dal sistema e da un utente).
  5. Solo da utente: Si riferisce ai record lavorati solo dagli utenti e non dal sistema.
  6. Solo da sistema: Si riferisce ai record lavorati solo dal sistema e non dagli utenti.

Trovare ordini di vendita le cui voci includono un prodotto specifico
Quando si vendono più prodotti, potrebbe essere necessario filtrare gli ordini di vendita per prodotto per ottimizzare la gestione degli ordini, i livelli di inventario e creare strategie di marketing mirate. In Zoho CRM, le voci vengono aggiunte nei sottomoduli. Utilizzando i filtri avanzati, è possibile filtrare i record utilizzando i campi dei sottomoduli.
Per trovare ordini di vendita per prodotto
  1. Acceda al modulo Sales Orders.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter Sales Orders By, vada a Filter by Subforms.
  4. Selezioni Ordered Items.
  5. Per impostazione predefinita, sarà selezionato Sales Orders with any Ordered Items. Lasci questa opzione invariata.
  6. Clicchi su Add Field e selezioni Product name is [nome del/dei prodotto/i]. Aggiunga altri campi e opzioni secondo necessità.
  7. Clicchi su Apply Filter.

Scoprire lead non sfruttati

Ogni settimana si lavora su un nuovo gruppo di lead. Con il tempo, si perde traccia dei lead che necessitavano di un secondo o terzo follow-up. In realtà, tra quei lead inattivi, potrebbe esserci un'ottima opportunità che La attende - ma solo se viene dato seguito. I filtri avanzati possono filtrare tali record in pochi secondi.

Per scoprire lead non sfruttati
  1. Acceda al modulo Leads.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter Leads By, selezioni le seguenti combinazioni:
    1. Selezioni Activities > Without any activity > This year.
    2. Selezioni Notes > Leads without Any Notes > Created Time > This year.
      È possibile scegliere opzioni aggiuntive secondo necessità.
  4. Clicchi su Apply Filter. Verranno visualizzati i record che soddisfano i criteri.
  5. È possibile selezionare i record e assegnare attività di follow-up appropriate o eseguire macro su di essi.

Scoprire record con probabilità di conversione

È sempre possibile essere consapevoli delle possibilità di conversione di un lead e di vincere una trattativa con la Previsione di Conversione di Zia. Mentre questo rende facile dare priorità ai lead e alle trattative con alte possibilità di conversione, è anche possibile scoprire quelli che si pensava avessero poche o nessuna possibilità di conversione, ma che stanno mostrando un trend positivo. Utilizzando i filtri avanzati, è possibile individuare lead e trattative che recentemente mostrano un trend positivo con migliori possibilità di conversione rispetto a prima, assicurandosi di non perdere alcuna opportunità.

Nel modulo Leads, 

  1. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  2. In Filter Deals By, selezioni le seguenti combinazioni:
    • Selezioni Prediction > Likely to convert > Low
    • Selezioni Prediction Score > Minore di 10
    • Selezioni Recent prediction score > è Trending up > negli ultimi 2 giorni
  4. È anche possibile filtrare per vedere i lead con trend negativo o selezionare qualsiasi numero di combinazioni di ricerca secondo necessità.
  5. Allo stesso modo, è possibile filtrare le trattative in base alla previsione di conversione.

Tenere traccia delle attività di vendita

Si desidera tenere traccia delle proprie attività di vendita e di quelle dei propri subordinati. Con i filtri avanzati, è possibile restringere tutte le trattative per le quali non è associata alcuna attività per il prossimo mese ma la cui data di chiusura è entro il mese corrente. È possibile aggiungere l'importo potenziale come ulteriore criterio, che restringerà ulteriormente la ricerca.

  1. Acceda al modulo Deals.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter Deals By, selezioni le seguenti combinazioni:
    1. Selezioni Activities > Overdue > Tasks
    2. Closing Date is > This Month

      Clicchi su More per vedere più criteri di ricerca.
  4. Clicchi su Apply Filter. Verranno visualizzati i record che soddisfano i criteri.
  5. È possibile selezionare i record e assegnare attività di follow-up appropriate o eseguire macro su di essi.
Per approfondire ulteriormente la ricerca, è possibile anche specificare l'importo potenziale. Quindi, se si ottiene un elenco di record per trattative del valore di oltre 50000 USD che si chiudono questo mese, ma per le quali ci sono attività scadute, questo è qualcosa a cui prestare molta attenzione.

Oltre alle attività scadute, è anche possibile filtrare le seguenti informazioni sulle trattative:
  1. Trattative in chiusura questo mese ma senza attività, note o email associate. Il che significa che sono rimaste inattive.
  2. Trattative da fiere che sono state perse, che potrebbe voler riaprire e magari effettuare un secondo follow-up.

I filtri avanzati rendono quindi facile per i responsabili vendite e i commerciali individuare tali casi e agire immediatamente.

Filtrare i contatti in base alle fasi delle loro trattative facilmente
Consideri questo scenario. Si desidera inviare email e altri documenti pertinenti solo a quei contatti che si trovano nella fase di proposta di valore. Cercare manualmente ogni contatto che si trova in quella particolare fase richiede molto tempo. Attraverso i filtri avanzati nel modulo Contacts, è possibile individuare facilmente quei contatti.
  1. Acceda al modulo Contacts.
  2. In Filter Contacts By, selezioni Deals > Contacts with Any Deals.
  3. Clicchi su Add Field.
  4. Selezioni Stage > is > Value Proposition.
  5. Clicchi su Apply Filter.
Verranno visualizzati i contatti che corrispondono a questi criteri. È possibile selezionare tutti questi contatti e inviare un'email di massa, aggiornare i record o eseguire qualsiasi altra azione in blocco secondo necessità.

Tracciare i record in base alle risposte alle campagne
Quando si filtrano i record in base alla risposta della campagna selezionata, sarà possibile approcciare i potenziali clienti in modo migliore con un messaggio più mirato.
 
Oltre ai metodi di campagna offline come Conferenze, Pubblicità, Banner Ads, ecc., Zoho CRM consente l'integrazione con vari strumenti di campagna online come Zoho Campaigns, Zoho Surveys, Zoho Webinars, e Zoho Backstage. Le risposte dei clienti sia nelle campagne offline che online vengono registrate nel CRM e possono essere utilizzate per filtrare determinati lead o contatti, come i lead che sono stati invitati o i contatti che hanno risposto alla campagna email e così via.
 
Queste risposte dalle campagne offline e online vengono catturate rispettivamente nei campi stato membro e stato servizio.
  1. Member Status elenca le opzioni che sono definite dal sistema o personalizzate dall'amministratore. Quando un record è associato a una campagna, l'utente seleziona manualmente lo stato membro per aggiornare lo stato del lead/contatto. Pertanto, i valori del campo stato membro potrebbero non essere le risposte effettive del cliente e sono modificabili dall'utente.
  2. Service Status elenca i valori che sono sincronizzati con le campagne integrate. Questi valori sono le risposte dirette del cliente alla campagna e non possono essere modificati dall'utente.
Supponiamo che, di tutti i destinatari a cui ci si è rivolti nella campagna recente, 12 abbiano aperto l'email e cliccato sui link nell'email, 8 di loro si siano registrati al prossimo webinar. Ora, utilizzando il filtro avanzato, è possibile setacciare i destinatari in base al loro stato membro e stato servizio per coltivare ulteriormente e coinvolgere i rispondenti.
Info
Note:
  1. Il campo stato membro verrà visualizzato sia per le campagne offline che online.
  2. Il campo stato servizio verrà visualizzato solo per le campagne online.
Per filtrare lead o contatti in base allo stato della campagna
  1. Acceda al modulo richiesto (Leads o Contacts).
  2. In Filter Contacts By, selezioni queste combinazioni:
    1. Selezioni la casella di controllo Campaigns.
    2. Specifichi il Campaign name e scelga la rispettiva campagna dai suggerimenti. È possibile scegliere fino a 5 campagne alla volta.
    3. È anche possibile selezionare il Campaign type e Campaign status dai rispettivi menu a tendina per restringere i suggerimenti di ricerca.
    4. Se il Campaign Name appartiene a campagne offline, scelga il Member status come "Opened" e "Clicked" da un elenco di altre opzioni.
    5. Se si sceglie il Campaign Name associato alle integrazioni online - Zoho Webinar, Zoho Campaigns, Zoho Backstage, Zoho Surveys, viene abilitato un filtro supplementare, 'Service Status'.
    6. Selezioni l'opzione richiesta. In questo caso Clicked e Opened.
    7. Clicchi su Apply Filter.

Campaigns - Advanced Filter
Ora tutti i destinatari che hanno semplicemente aperto l'email o aperto l'email e cliccato sui link sono elencati qui. Questi Lead/contatti sono i principali potenziali clienti da convincere e convertire in business.

Filtrare i record utilizzando le informazioni di Visitor Tracking

Lo scopo di avere un sito web è completo solo quando si è in grado di tenere traccia di chi lo visita, fare deduzioni su come le persone lo utilizzano, quando esattamente lo visitano ecc. Queste informazioni La aiuteranno a servire meglio i visitatori del sito web e a convertire quelle visite in clienti.

Detto questo, i filtri avanzati nel CRM possono aiutarLa a fare tali deduzioni sui lead e contatti che visitano il Suo sito web con l'aiuto dei parametri di tracciamento dei visitatori. Sarà possibile filtrare lead e contatti in base a campi come Tempo medio trascorso sul sito, chat perse, browser utilizzato per visitare il sito e così via. Di seguito alcuni scenari in cui le informazioni di tracciamento dei visitatori potrebbero aiutarLa a fare deduzioni importanti.


Follow-up con contatti importanti attraverso le chat perse

Supponiamo di avere un elenco di contatti che si trovano in una particolare fase di conversione. Ad esempio, si hanno contatti con cui si stanno chiudendo trattative questo mese. È possibile approfondire ulteriormente selezionando un importo potenziale per queste trattative. Alcuni di questi contatti potrebbero aver inviato un messaggio in chat, ma è possibile che quei messaggi siano stati persi. Attraverso i filtri avanzati, è possibile filtrare istantaneamente questi contatti. Ecco come:

  1. Acceda al modulo Contacts.
  2. In Filter Contacts By, selezioni queste combinazioni.
    1. Selezioni Deal Amount >= 50.000
    2. Selezioni Deal Stage > Proposal / Price Quote
    3. Vada alla sezione Visitor Tracking e selezioni Chats > Missed > In the last 1 week
  3. Clicchi su Apply Filter. 

  • È possibile selezionare qualsiasi numero di combinazioni di ricerca come questa, in base alle proprie esigenze specifiche.


Tracciare i lead in base al tempo medio trascorso sul sito web

Tracciare i lead in base al tempo medio che hanno trascorso sul sito web è anche un modo efficace per convertirli in trattative. Quando i lead trascorrono più tempo sul sito, si sa che sono interessati. Segua questi passaggi per tracciarli:

  1. Acceda al modulo Leads.
  2. Vada alla sezione Visitor Tracking.
  3. Clicchi su Average Time Spent (Minutes).
  4. Selezioni >= 1 minuto dalla lista a discesa.
  5. Clicchi su Apply Filter.

Tracciare i lead in base all'indirizzo email dell'operatore

Sono stati filtrati i contatti in base alle loro fasi nel pipeline di vendita. I responsabili vendite possono tracciare i progressi compiuti dai loro commerciali inserendo l'indirizzo email del commerciale che ha seguito specifici lead. Supponiamo, ad esempio, che si stia cercando i lead associati a Charles Stone, il proprio commerciale. Ecco cosa fare:

  1. Vada alla sezione Visitor Tracking.
  2. Clicchi su Attended By.
  3. Digiti l'indirizzo email del commerciale. (es. charles.stone@zylker.com)
  4. Clicchi su Apply Filter. 

Ora verranno visualizzati tutti i lead a cui Charles Stone ha dato seguito.


Compatibilità browser
Quando si filtrano i lead in base al browser utilizzato, diventa più facile migliorare il design del sito web per quel browser. Supponiamo, ad esempio, che si stia cercando i lead che hanno utilizzato Google Chrome per accedere al sito web. Se un gran numero di lead viene trovato attraverso il filtro, è possibile migliorare la compatibilità del browser.

Agire immediatamente sulle informazioni scoperte

I filtri avanzati non solo consentono di scoprire informazioni rapide, ma anche di dare seguito ai risultati ottenuti. Ad esempio, sono stati scoperti lead potenziali che sono passati inosservati. Sono state filtrate trattative che necessitano di attenzione. Ma cosa fare dopo?

Nel momento in cui si filtrano i record, i filtri avanzati consentono di agire immediatamente su di essi. Ci sono azioni rapide che possono essere eseguite sui record come Macro, Aggiornamento di massa, Assegnazione proprietario e così via. Dalla stessa pagina dei risultati, è possibile dare seguito ai record istantaneamente.

  1. Acceda al modulo desiderato.
  2. Selezioni la vista elenco del modulo richiesta.
  3. In Filter [Records] By, selezioni le combinazioni desiderate.
    È possibile selezionare qualsiasi numero di combinazioni di ricerca secondo necessità.
    Clicchi su More per vedere più criteri di ricerca.
  4. Clicchi su Apply Filter.
    Verranno visualizzati i record che soddisfano i criteri.
  5. È possibile selezionare i record e assegnare attività di follow-up appropriate o eseguire macro su di essi.

Il filtro avanzato di Zoho CRM è uno strumento utile per trovare informazioni in un modulo CRM specifico. Una volta filtrati i record, è possibile eseguire azioni come l'invio di email, l'aggiunta di tag, la modifica dei proprietari dei record, l'aggiornamento dei campi e altro ancora. È anche possibile salvare i filtri se vengono utilizzati frequentemente. Si prega di notare che i filtri salvati sono specifici per ogni utente.


È possibile utilizzare i filtri avanzati in qualsiasi modulo del CRM. Vediamo alcuni casi d'uso comuni:
Modulo Lead
  1. Lead non lavorati da una regione specifica

  2. Lead senza attività per le prossime 2 settimane

  3. Lead con file aggiunti come allegati




Modulo Contatti
  1. Contatti che non sono stati chiamati nell'ultimo mese

  2. Contatti che sono decisori nelle trattative

  3. Contatti che hanno acquistato un determinato tipo e quantità di prodotti

Modulo Account
  1. Account con trattative di alto valore nella fase di proposta

Modulo Trattative
  1. Opportunità associate a una specifica linea di prodotti

Moduli Inventario
  1. Ordini di vendita con voci relative a un prodotto specifico

  2. Prodotti che hanno ricevuto buoni feedback

Moduli personalizzati
  1. Responsabili di progetto con Studenti di un determinato dipartimento e dominio

  2. Proprietà con visite programmate questa settimana

  3. Titolari di polizze assicurative con persone a carico che sono coniugi

  4. Candidati con almeno 3 anni di esperienza lavorativa

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