I migliori strumenti CRM per far prosperare la Sua azienda da remoto

La nuova era del lavoro ha ridefinito il modo in cui operiamo e facciamo affari. Con l'affermarsi di nuovi stili, le organizzazioni stanno adottando con entusiasmo spazi di coworking, lavoro da casa, lavoro in mobilità e lavoro da remoto come alternative agli ambienti di lavoro tradizionali.

Oggi non è più obbligatorio essere in ufficio per collaborare con i colleghi, seguire i potenziali clienti o effettuare videochiamate con i clienti. Grazie a internet e all'archiviazione delle informazioni sul cloud, è possibile lavorare efficacemente da qualsiasi luogo senza cali di produttività.

Questo cambiamento nell'ambiente di lavoro porta l'attenzione sui leader aziendali e i manager che devono ora prepararsi a costruire modi migliori per coordinarsi con i propri team da diverse sedi, fusi orari e orari di lavoro. Nel frattempo, l'attenzione deve rimanere anche sull'approfondimento del legame della Sua organizzazione con i clienti e sulla costruzione di relazioni più solide all'interno della nuova base clienti.

Se la comunicazione digitale è l'unico mezzo per restare connessi, vale la pena investire in tecnologie che promettono di migliorare le Sue competenze di gestione da remoto.

Abbiamo compilato un elenco di funzionalità di Zoho CRM che aiuteranno le aziende di oggi:

Collaborazione di team e condivisione dei dati

Condividere i dati del CRM tramite Zoho Cliq: Il CRM può essere integrato con l'app di messaggistica istantanea Zoho Cliq. Gli utenti del CRM possono utilizzarla per condividere record, report e dashboard. I manager possono configurare regole di workflow, promemoria attività e notifiche di anomalie per i membri del team tramite Cliq. Le notifiche email possono passare inosservate per un po', ma le notifiche istantanee garantiscono un'azione rapida. I membri del team possono anche chattare, condividere lo schermo e effettuare chiamate audio o video con i colleghi dall'interfaccia di Zoho Cliq per discussioni individuali.

Inviare messaggi istantanei tramite CRM Feeds: Feeds è uno strumento di collaborazione integrato che consente agli utenti del CRM di comunicare con altri utenti o persone con ruoli, gruppi e territori diversi. Se vengono creati gruppi per diversi team, come marketing, vendite o supporto, l'utente può pubblicare messaggi direttamente nel gruppo per una rapida attenzione da parte dei membri interessati.

Condividere record e dashboard utilizzando MS Teams: Il CRM consente l'integrazione con Microsoft Teams che aiuterà i manager a condividere dashboard con altri utenti che non fanno parte del loro account CRM e che utilizzano MS Teams come piattaforma di collaborazione.

Ad esempio, se un manager sta discutendo la propria proposta commerciale con un gruppo di stakeholder, può condividere la dashboard delle vendite utilizzando l'estensione di MS Teams. I manager possono anche condividere i record del CRM utilizzando lo strumento di estensione dei messaggi.

Condividere record utilizzando Slack: Questo è un altro strumento di collaborazione istantanea che può essere utilizzato per condividere record, trasmettere messaggi, avviare una discussione e condividere report o dashboard. I membri del Suo team possono ricevere notifiche di workflow e anomalie e promemoria attività tramite Slack. Il Suo team può rimanere al proprio posto di lavoro e tenere traccia delle discussioni importanti attraverso un canale comune.

Condividere dati tramite Google Drive: I team di vendita possono sincronizzare i propri account CRM con gli account Google Drive e condividere facilmente allegati, cartelle e file con stakeholder, partner o clienti. Questa estensione crea una cartella per ogni nuovo lead, account o trattativa nell'account Google Drive, dove un utente CRM può caricare allegati, cartelle o file e dare accesso ad altri.

Scopra altre estensioni che possono aiutare nella condivisione dei dati.

Organizzazione di riunioni virtuali

Restare connessi con i team remoti è un ottimo modo per rimanere aggiornati sul lavoro di tutti e mantenere lo spirito di squadra. Lo stesso vale sul fronte delle vendite. Organizzare riunioni virtuali, sessioni di formazione o demo di prodotto può essere utile per mantenere i clienti coinvolti.

Strumenti di web conferencing: Zoho CRM si integra con i principali fornitori di riunioni online come BlueJeans, GoToMeeting, Join.me, TeamViewer e Zoho Meeting. Le riunioni possono essere create dal Suo account CRM. I commerciali possono invitare potenziali clienti, salvare una registrazione della riunione, tracciare il numero di partecipanti e persino avviare la riunione da un record CRM.

L'app Zoho Meeting può essere utilizzata per ospitare riunioni di team e tenere discussioni faccia a faccia con i membri del Suo team per ottenere aggiornamenti sullo stato dei progetti e sui programmi di lavoro.

Connettersi tramite webinar: Preparare una campagna di marketing comporta destreggiarsi tra diverse attività, e con persone che lavorano da sedi diverse può essere una vera sfida. Integrando Zoho Webinar con il CRM, i team di vendita possono creare webinar dal modulo Campagne, invitare lead o contatti interessati, creare sondaggi e visualizzare le discussioni dei partecipanti all'interno dei record delle campagne.

I webinar sono un'ottima piattaforma che offre una sincronizzazione bidirezionale, consentendo ai commerciali di aggiungere clienti interessati al CRM come lead. Lo stato del servizio webinar e lo stato dei membri possono essere mantenuti senza cambiare piattaforma.

Gestire eventi e logistica all'interno del CRM: Coordinare un evento richiede la collaborazione con più team per raccogliere dettagli su partecipanti, sedi, biglietti e altro. Renda semplice per il Suo team di vendita archiviare tutte le informazioni in un unico posto e sincronizzare il Suo strumento di gestione eventi con il CRM.

L'integrazione di Zoho Backstage con il CRM consente agli organizzatori di acquisire dettagli come il numero di biglietti venduti, il numero di partecipanti registrati, le informazioni di contatto di sponsor, relatori e organizzatori, e persino il flusso finanziario dell'evento nelle campagne CRM.

Gli inviti per un evento Backstage possono essere inviati dal CRM e le statistiche di performance possono essere visualizzate nelle campagne CRM. Inoltre, il Suo team di vendita riceverà una notifica nel CRM ogni volta che un biglietto viene acquistato o annullato, o un evento viene registrato, consentendo di agire tempestivamente.

Potenzi il Suo team integrando Zoho CRM con altri servizi

La produttività del Suo team deve essere in sintonia con gli obiettivi di vendita dell'azienda, che possono spaziare dal raggiungimento di obiettivi a lungo termine al completamento di azioni a livello di team. Come leader aziendali, è importante suddividere questi obiettivi in elementi più piccoli, misurabili e attuabili che si traducano facilmente nelle attività quotidiane della Sua forza lavoro.

Sincronizzare i servizi di telefonia con il CRM: Dalla spiegazione di un costo aggiuntivo in una fattura, alla pianificazione di riunioni di onboarding con un cliente, è essenziale tenere traccia di qualsiasi informazione scambiata via telefono in un archivio comune a cui gli altri utenti possano fare riferimento per prendere decisioni.

Utilizzando l'integrazione di Zoho CRM con i servizi di telefonia più diffusi come Twilio, RingCentral, Jive e altri, i commerciali possono effettuare e ricevere chiamate dal CRM. Tutte le chiamate in entrata e in uscita vengono automaticamente registrate nel modulo Chiamate. Una volta completata una chiamata, i commerciali possono anche prendere appunti, creare attività di follow-up o trasferire un cliente a un altro reparto. Possono inoltre impostare promemoria per le chiamate in programma o aggiungere una chiamata di follow-up.

Ricevere segnali a ogni punto di contatto con il cliente: Un modo efficace per aumentare il numero di clienti è monitorare ogni punto di contatto e interagire rapidamente con i potenziali clienti interessati. Prima i lead qualificati vengono passati al Suo team di marketing, più velocemente possono entrare nel processo di vendita.

Tuttavia, quando i team di vendita lavorano da sedi e fusi orari diversi, aumentano le possibilità di trascurare la corrispondenza con i clienti. È possibile prevenire questa lacuna integrando SalesSignals con il Suo account CRM in modo che i Suoi commerciali vengano notificati ogni volta che un cliente visita il Suo sito web, apre un'email o menziona il marchio della Sua azienda sui social media.

Raggruppare le email in base al contesto di vendita: Renda semplice per i venditori trovare le email categorizzandole in base al contesto di vendita. Utilizzi SalesInbox per raggruppare le email in trattative aperte, colleghi, lead e contatti per dare priorità alle risposte e determinare le azioni successive.

Hub comune per le email da diversi servizi: Utilizzando i dati dei clienti archiviati nel CRM, è facile compilare un database comune che contenga sia i dati email che quelli di vendita. Zoho CRM offre integrazioni con diverse applicazioni email, come Gmail, Zoho Mail, MS Outlook e MailMagnet. Questa integrazione consente ai commerciali di inviare e ricevere email all'interno del CRM e di accedervi facilmente dall'elenco correlato.

Integrazione con le piattaforme social: Il Suo team è a distanza e lo sono anche i Suoi clienti, ma questo non dovrebbe cambiare il modo in cui comunicano. Oltre all'email, i social media come Twitter, Facebook e LinkedIn sono piattaforme popolari dove i clienti possono esprimere il loro interesse. Zoho CRM offre integrazioni con i social media, consentendo ai commerciali di aggiungere direttamente i potenziali clienti interessati come lead o contatti nel CRM. Un lead o un contatto può essere aggiunto da menzioni, like, tweet o retweet.

Acquisire lead dalle visite al sito web: Un altro mezzo per interagire con i Suoi clienti è la live chat sulle pagine web aziendali. Integri SalesIQ con il CRM per acquisire i dettagli dei visitatori direttamente nel CRM. I rappresentanti del supporto possono aggiungere i visitatori interessati come lead o contatti direttamente dalla finestra di chat.

Configurare processi che guidano il Suo team

Ecco alcuni strumenti che possono essere utilizzati per stabilire linee guida per i diversi processi che aiuteranno la forza lavoro remota a mantenere coerenza e precisione.

Creare linee guida per i processi aziendali: Dalla generazione di lead, alla conversione, al follow-up delle trattative - in qualsiasi processo ci sono passaggi coerenti da seguire dall'inizio alla fine. Creando linee guida all'interno del CRM utilizzando Blueprint, è possibile garantire che la Sua forza lavoro rimanga concentrata sul compito e che i nuovi membri del team aderiscano ai Suoi processi.

Inviare notifiche automatiche agli approvatori: Configuri un processo di approvazione in modo che i membri del Suo team non debbano inviare manualmente richieste di approvazione ai propri manager. Il sistema notificherà automaticamente l'approvatore interessato tramite notifiche email.

Configurare attività ripetitive affinché si svolgano automaticamente: Le attività eseguite per tutti i nuovi clienti, come l'invio di email di conferma, l'aggiornamento degli stati dei record e la creazione di attività, possono essere automatizzate configurando una macro. Tutto ciò che un commerciale deve fare è selezionare i record CRM e premere il pulsante, e il Suo workflow si eseguirà automaticamente.

Configurare promemoria per le attività: Se pianifica un evento a cui devono partecipare membri che lavorano in fusi orari diversi, deve assicurarsi che ognuno abbia impostato il promemoria all'ora giusta. Un evento impostato in PST si svolgerà a un orario diverso rispetto all'IST. Per evitare confusione, è meglio impostare i promemoria durante la creazione dell'evento nel CRM. Un promemoria può essere impostato per una chiamata, un'attività o un evento tramite email, e una notifica pop-up verrà mostrata all'interno del CRM.

Lasciare che le regole di workflow automatizzino le attività: Configuri le regole di workflow per garantire che, indipendentemente da dove lavorano i Suoi team, seguano il protocollo. Se la prima email di follow-up deve essere inviata entro due giorni a un nuovo potenziale cliente, il modo migliore per assicurarsi che l'email giusta venga inviata al momento giusto è configurare un workflow che si attivi automaticamente quando le condizioni sono soddisfatte.

Accesso rapido ai dati dei clienti e delle vendite

Il CRM è un hub di informazioni contenente dettagli sulle vendite, note dei commerciali, requisiti di progetto, documenti, dichiarazioni di proposta, email e altro ancora. Ma il Suo team di vendita è in grado di recuperare rapidamente le informazioni giuste dal database? Oppure è più come cercare un ago in un pagliaio?

Ecco alcuni strumenti per aiutare la Sua forza lavoro a trovare le informazioni giuste in pochissimo tempo.

Utilizzare le viste native o creare viste personalizzate: Utilizzi le viste dei moduli per ordinare, categorizzare e visualizzare solo i record desiderati. Zoho CRM offre alcune viste standard: viste Elenco, Kanban e Canvas.

Utilizzi le viste elenco standard per categorizzare i record sotto preferiti, "creati da me", "condivisi con me", viste pubbliche e viste di altri utenti.

Crei viste personalizzate utilizzando criteri come importi delle trattative superiori a $20.000, trattative con PMI o trattative in cui lo stato del lead è "contattato". Tutti i record che soddisfano i criteri verranno filtrati e elencati insieme sotto Creati da me.

Utilizzi le viste Kanban a schede per organizzare i dati in categorie definite dall'utente, come lead filtrati per stato o dati di vendita filtrati per fase.

Cercare record utilizzando filtri avanzati: I filtri di ricerca possono essere utilizzati per recuperare tutti i record che corrispondono a criteri specifici, come ordinare le candidature dalla California o cercare esclusivamente proprietà in affitto. Utilizzi i filtri avanzati per specificare maggiori dettagli, come la ricerca di record per proprietà in affitto che hanno trattative aperte e attività scadute. Questo recupererà solo i record che corrispondono a tutti e tre i criteri specifici. I Suoi commerciali possono salvare fino a cinque filtri avanzati per trovare rapidamente i record importanti.

CRM Mobile: Man mano che la forza lavoro si allontana dall'ufficio, è importante delegare l'accesso ai dati dei clienti, alle analisi aziendali, ai dettagli dei progetti e ad altre informazioni correlate in ogni momento.

Sia l'app mobile Zoho CRM che quella Analytics aiutano i Suoi team a rimanere al passo con le attività quotidiane, a seguire le informazioni sulle vendite e a collaborare con i colleghi mentre lavorano da remoto.

Consenta ai commerciali di effettuare il check-in da remoto ogni volta che incontrano i clienti. I loro manager verranno notificati quando viene effettuato un check-in per aiutare a tracciare gli appuntamenti.

L'app mobile mostra tutti i lead o contatti che si trovano vicino alla posizione attuale del commerciale, in modo che possa fissare rapidamente un appuntamento con loro.

Chiedere a Zia: I Suoi commerciali possono chattare con Zia e ottenere rapidamente aiuto per trovare ciò che cercano. Tutti i record pertinenti verranno visualizzati in pochissimo tempo. Possono chiedere se ci sono trattative in sospeso questo mese, registrazioni in scadenza, lead non contattati e altro ancora.

Riunioni di consiglio basate sui dati e ricche di informazioni

Le riunioni di vendita sono una parte importante della gestione dei team di vendita. Si assicuri che le Sue riunioni siano produttive e orientate ai risultati preparando report e dashboard che evidenzino l'agenda.

Con Zoho CRM, è possibile preparare report e dashboard con una varietà di importanti componenti analitici.

Report: Utilizzi i report standard di Zoho CRM con metriche predefinite, come le trattative chiuse questo mese, le vendite per fonte del lead, i report sullo stato delle chiamate e molti altri. In alternativa, può generare report personalizzati definendo le proprie metriche. Ad esempio, un report programmato sulle attività di vendita può fornire una panoramica del territorio di ciascun commerciale e delle relative attività pianificate. Stabilisca obiettivi chiari per i membri del Suo team per ottimizzare il loro lavoro e liberare tempo per vendite di qualità.

Dashboard: Un grafico o un diagramma a barre dell'attività di vendita del mese è spesso più facile da comprendere rispetto a un lungo elenco di numeri. Crei dashboard utilizzando una varietà di componenti analitici come KPI, comparatori, indicatori di obiettivo e altro. Utilizzi i rilevatori di anomalie per isolare eventuali aberrazioni nelle tendenze aziendali e imposti notifiche in modo che i commerciali interessati vengano avvisati delle anomalie. Una dashboard delle performance che i lavoratori remoti possono consultare in qualsiasi momento può promuovere una sana competizione e mantenerli motivati a chiudere più trattative.

Soluzioni self-service per i clienti

Questo potrebbe essere il momento giusto per aprire una parte del Suo CRM e dare ai clienti la possibilità di inserire i propri dati direttamente.

Zoho CRM supporta portali e prenotazione tramite calendario che Le consentono di estendere l'accesso al CRM ai clienti.

Dare accesso al CRM a utenti non CRM: Consenta a clienti, fornitori, partner e altri stakeholder di inserire informazioni nel CRM.

Consenta ai magazzinieri di controllare il Suo inventario e aggiornare le informazioni sulle scorte direttamente nel CRM, oppure permetta ai partner commerciali di visualizzare le trattative di alto valore accedendo al modulo trattative quando lo desiderano.
Gli amministratori scolastici possono consentire ai candidati di compilare e inviare le domande tramite portali. I genitori possono controllare i report sulle performance degli studenti, le tasse semestrali o le informazioni sul programma di studio in un portale studenti, anziché attendere un'email dall'amministrazione scolastica.
I clienti possono registrare reclami o segnalare prodotti difettosi compilando un modulo. I Suoi commerciali possono verificare e aggiornare lo stato del reclamo in un portale che il cliente può visualizzare e utilizzare per rimanere aggiornato.

I portali possono aiutarLa a ridurre le dipendenze e a tenere sotto controllo gli errori involontari causati da inserimenti massivi.

Consentire ai clienti di prenotare riunioni nell'orario a loro più comodo: Invece di fare una telefonata o inviare un'email per chiedere il momento migliore per una riunione, dia ai Suoi clienti il controllo per prenotare riunioni nell'orario che preferiscono. Condivida il Suo link di prenotazione calendario con i clienti tramite social media, SMS o email, incorporandolo nel Suo sito web o includendolo nella Sua firma email.

Possono selezionare la data e l'ora della riunione e ricevere un'email una volta completata la prenotazione. Se necessario, possono riprogrammare o anche annullare la riunione dall'email. Può creare un gruppo di esperti di prodotto o assistenti tecnici e condurre una riunione in cui i Suoi clienti possono condividere i problemi direttamente e discutere i modi migliori per risolverli.

Zoho CRM Le augura il meglio nel migliorare le competenze di gestione da remoto della Sua organizzazione con l'aiuto di queste funzionalità.

Se la comunicazione digitale è l'unico mezzo per restare connessi, vale la pena investire in tecnologie che promettono di migliorare le Sue competenze di gestione da remoto.

Abbiamo compilato un elenco di funzionalità di Zoho CRM che aiuteranno le aziende di oggi:

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