Lavorare con le Attività
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Events è stato rinominato in Meetings
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Accesso alle Attività che include le autorizzazioni Visualizza, Crea, Modifica ed Elimina.
Creare Attività
Un'attività è un lavoro che solitamente ha un limite temporale. In Zoho CRM, le attività sono elencate nella pagina principale del record, nella pagina principale delle Attività e in altri record correlati. Durante la creazione di un'attività in CRM, è necessario inserire i dettagli dell'attività come Oggetto, Proprietario dell'attività, Data di scadenza e il contatto o l'account a cui l'attività è correlata. È inoltre possibile aggiungere campi personalizzati al modulo Attività.
Per creare attività
- Nel modulo Activities, fare clic su New Task.
È possibile creare un'attività anche dall'interno di un record facendo clic sul collegamento New Task nell'elenco correlato Open Activities. - Nella pagina Create Task , specificare i dettagli dell'attività.
- Fare clic su Save.
Nota
- Le attività verranno chiuse solo quando lo Stato dell'attività viene aggiornato come Completed.
- Lo stato Completed è un campo definito dal sistema. Un campo personalizzato alternativo con la stessa etichetta non chiuderà automaticamente l'attività.
Impostare il tipo di ripetizione per un'attività
Se si desidera creare attività ricorrenti che devono ripetersi in un periodo di tempo specifico, è possibile creare attività ricorrenti. È possibile specificare quando l'attività deve essere completata. Il tempo di ricorrenza può essere impostato come - giornaliero, settimanale, mensile, annuale o tipo di ripetizione personalizzato - dove è possibile specificare il proprio periodo di tempo.
Per impostare un tipo di ripetizione
- Selezionare il tipo di ripetizione come Daily, Weekly, Monthly o impostare un tipo di ripetizione custom dall'elenco a discesa.
- Se si sceglie il tipo di ripetizione Custom, procedere come segue:
- Selezionare la Frequency come Daily, Weekly, Monthly o Yearly.
- Daily: In ogni [x] giorni, specificare il numero di giorni dopo i quali l'attività deve essere ripetuta.
- Weekly: In ogni [x] settimane, specificare il numero di settimane dopo le quali l'attività deve essere ripetuta insieme al giorno esatto.
- Monthly: In ogni [x] mesi, specificare il numero di mesi dopo i quali l'attività deve essere ripetuta insieme alla data o al giorno del mese.
- Yearly: Questo consente di specificare la data o il giorno e il mese in cui l'attività deve essere ripetuta.
- In Ends, scegliere quando l'attività deve terminare:
- Never - L'attività non verrà mai terminata.
- After [x] Times - L'attività verrà terminata dopo il numero di volte specificato qui.
- On [Date] - L'attività verrà terminata nella data specificata.
Nota
- La data di scadenza deve essere specificata per impostare il tipo di ripetizione.
- Quando il tipo di ripetizione è impostato su Daily, è possibile scegliere di escludere i fine settimana e le festività.
- Quando il tipo di ripetizione è impostato su Monthly, è possibile scegliere di impostare la data di scadenza dell'attività al giorno lavorativo successivo se la data di scadenza selezionata non è un giorno lavorativo.
Impostare promemoria per le attività
È possibile impostare promemoria per ricevere notifiche prima che l'attività raggiunga la data di scadenza. È possibile scegliere di ricevere un promemoria il giorno della data di scadenza o un numero di giorni/settimane/mesi prima della data di scadenza a un orario specifico tramite email o popup o entrambi. Questo promemoria può anche essere ripetuto se necessario.
Per impostare i promemoria
- Attivare l'interruttore Reminder.
- Nel pop-up, specificare quando si desidera ricevere il promemoria.
È possibile scegliere una data e un orario specifici o un numero di giorni/settimane/mesi prima della data di scadenza a un orario specifico.
- Scegliere un Repeat Type dall'elenco a discesa.
- Selezionare come si desidera essere notificati dall'elenco a discesa.
È possibile scegliere tra Email, Pop Up o Both.
Nota
- Se si sta creando un'attività per altri utenti, è possibile notificare l'utente tramite email selezionando la casella di controllo Notify Owner dal pannello superiore.
L'utente verrà notificato quando:
- Una nuova attività viene assegnata a un altro utente.
- Il proprietario di un'attività esistente viene modificato a un altro utente.
- Un'attività viene completata.
Modificare le attività
È possibile modificare un'attività o il tipo di ripetizione di un'attività ogni volta che è necessario.
Per modificare le attività
- Selezionare l'attività e fare clic sull'icona Edit.
Modificare il tipo di ripetizione
È possibile modificare il tipo di ripetizione dopo che l'attività è stata salvata. Le attività ricorrenti possono essere estese o ridotte in base alle proprie esigenze.
-
Da attività singola a ricorrente
Se è stata creata un'attività singola e si desidera convertirla in tipo ricorrente, è possibile modificare l'attività e configurare il tipo di ripetizione appropriato. - Interrompere le attività ricorrenti
Se è stata creata un'attività ricorrente e si desidera interromperla, è possibile farlo modificandola. È possibile disattivare la configurazione di ripetizione, che eliminerà anche tutte le attività future.
Nota
- Quando il tipo di ripetizione viene disattivato, l'attività che si sta modificando insieme a tutte le attività future possono essere rimosse.
- Se il tipo di ripetizione viene disattivato per la prima attività nella sequenza di ripetizione, l'attività ricorrente verrà convertita in un'attività singola.
È possibile modificare il modello di promemoria di un'attività ricorrente. In tal caso, è possibile scegliere se la modifica deve essere applicata a tutte le attività future o solo a questa attività specifica.
Creare attività in blocco
Se una particolare attività deve essere eseguita per più record, invece di creare un'attività per i singoli record è possibile crearle in blocco.
Per creare attività ricorrenti in blocco
- Fare clic sulla scheda [Module] tab.
- Dalla vista elenco, selezionare le caselle di controllo dei record per i quali si desidera creare attività ricorrenti.
- Fare clic su More Actions > Create Tasks.
- Nel popup, specificare i dettagli dell'attività e attivare l'interruttore Repeat toggle per specificare i dettagli di ricorrenza.
- Inserire il Repeat Type e specificare quando l'attività ricorrente deve terminare.
- Fare clic su Done e poi su Save.
Campi standard nel modulo Attività
Di seguito è riportato l'elenco dei campi standard definiti da Zoho disponibili nel modulo Attività:
| Nome campo |
Descrizione |
| Task Owner |
Selezionare il nome dell'utente a cui è assegnata l'attività. |
| Subject* |
Specificare il nome dell'attività. Questo campo è obbligatorio. |
| Due Date |
Specificare la data di scadenza dell'attività. |
| Contacts/Leads |
Selezionare il contatto o il lead correlato. |
| Accounts |
Selezionare qualsiasi altro record correlato all'attività. |
| Status |
Specificare lo stato dell'attività. |
| Priority |
Selezionare la data di scadenza. |
| Send Notification Email |
Selezionare la casella di controllo per inviare un'email di notifica al proprietario dell'attività. |
| Remind At |
Selezionare la casella di controllo per impostare un promemoria per l'attività. |
| Recurring Activity |
Selezionare la casella di controllo per contrassegnarla come attività ricorrente. |
| Description |
Specificare i dettagli dell'attività. |
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