Email Parser (Vecchio) - Estrazione dati dalle email

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cos'è un email parser?

Un email parser analizza le email in arrivo per estrarre dati che vengono poi utilizzati per automatizzare il processo di aggiunta di record in Zoho CRM. L'email parser estrarrà le informazioni dei lead e le caricherà direttamente nei record del Suo CRM.

Ad esempio, consideri uno scenario in cui Lei gestisce un'agenzia immobiliare e ha pubblicato i dettagli della Sua proprietà su un sito web immobiliare. Attraverso il sito web del portale, i potenziali acquirenti o inquilini inseriscono le loro informazioni e Lei riceve un'email con i dati dell'utente. Un email parser può estrarre i dati dall'email e aggiungerli come record in qualsiasi modulo del Suo account CRM, senza richiedere l'inserimento manuale delle informazioni.

Scopra di più sugli email parser e su come possono essere utili per la Sua attività.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta

Gli utenti con profilo Amministratore possono creare un email parser.

Come configurare un email parser in Zoho CRM

Per integrare Email Parser nel Suo account Zoho CRM, vada su

Setup > Channels > Emails > Email Parser.

All'interno della finestra Email Parser, segua questi cinque passaggi per creare un parser.

Passaggio 1: Creare il proprio email parser, selezionare un nome per il parser e associare un modulo

Dopo aver assegnato il nome al parser e selezionato il modulo a cui il parser deve essere collegato, viene generato un indirizzo email per il parser. Questo indirizzo email del parser è un indirizzo generato dal sistema, utilizzato per questa specifica regola del parser. Le email inviate dal cliente vengono ricevute a questo indirizzo email del parser e viene quindi creato un nuovo record utilizzando i dati.

Note:

È possibile creare un parser per moduli come Lead, Contatti, Aziende e qualsiasi modulo personalizzato.
Per il modulo Trattative non è possibile creare un parser.
In Zoho CRM è possibile creare fino a 20 email parser; solo 10 parser possono essere attivi contemporaneamente.

Passaggio 2: Configurare i dettagli di analisi

È possibile creare un modello per un tipo specifico di contenuto email. Il modello sviluppato verrà utilizzato per analizzare le email successive. Qualsiasi contenuto email che non aderisce al modello sarà considerato non valido. Di conseguenza, è fondamentale creare un modello standard che possa gestire diverse email.

Esistono due modi per creare un modello:

Invio di un'email: Selezionando questa opzione viene generato un indirizzo email pre-parser. Un'email di esempio viene inviata all'indirizzo pre-parser e il contenuto dell'email ricevuta viene mappato ai campi dati di quel modulo. Le informazioni necessarie per configurare un parser devono essere incluse nel contenuto dell'email ricevuta.
Copia e incolla del contenuto email: Invece di utilizzare l'indirizzo pre-parser, in questo caso è sufficiente copiare e incollare il contenuto dell'email. Si assicuri che il contenuto copiato e incollato contenga i dettagli relativi ai campi dati del modulo.

In ogni caso, è necessario utilizzare una determinata struttura per inviare l'email affinché Zoho CRM possa comprendere i campi che devono essere analizzati. La comprensione dei delimitatori è necessaria per formattare correttamente il contenuto.

Passaggio 3: Aggiorna campo

Quando viene generato un nuovo record, è possibile utilizzare l'opzione Aggiorna campo per aggiornare un campo. Campi di testo, elenchi a discesa, siti web, date, campi numerici, campi fax, tipi di valuta a doppio campo, decimali a doppio campo, numeri interi lunghi, valute e valori booleani sono tutti tipi di campi supportati nell'opzione Aggiorna campo. Qualsiasi campo tra quelli sopra indicati può essere aggiunto alla regola e fino a cinque campi possono essere aggiornati contemporaneamente. I campi indicati nell'opzione Aggiorna campo vengono aggiornati automaticamente ogni volta che viene creato un nuovo record utilizzando questa regola del parser.

Nota: Questo passaggio non è obbligatorio.

Passaggio 4: Assegnare un proprietario del record

Per ogni record creato, è necessario designare un proprietario del record. Quando viene creato un nuovo record, l'email parser consente di assegnare automaticamente un proprietario del record. I proprietari dei record possono essere assegnati in base a Utente, Ruolo o regola di assegnazione.

Passaggio 5: Inserire l'indirizzo email approvato

La Sua azienda riceve molte email, alcune delle quali sono spam. Per evitare che dati indesiderati vengano trasmessi al CRM, devono essere elaborate solo le email provenienti da indirizzi email consentiti. È possibile aggiungere fino a cinque indirizzi email approvati.

I passaggi descritti sopra sono i passaggi fondamentali per la creazione di una regola del parser. Ora, esaminiamo in dettaglio alcune delle funzionalità più importanti.

Configurazione dei dettagli del parser

Come menzionato in precedenza, utilizziamo due metodi per configurare un parser. Vediamo una spiegazione dettagliata di questi metodi.

Metodo 1 - Invio di un'email all'indirizzo pre-parser:

È possibile inviare qualsiasi email desiderata a un indirizzo pre-parser per applicarla come modello. Può implementare questa opzione se sono già disponibili email di richieste precedenti. È importante che il contenuto dell'email includa informazioni corrispondenti ai dati nei campi del modulo. Nel contenuto dell'email, i delimitatori vengono utilizzati come separatori tra coppie chiave-valore, il che facilita la mappatura dei dati.

Note:

È anche possibile modificare il contenuto dell'email ricevuta utilizzando l'opzione Cambia contenuto che si trova nell'angolo in basso a destra.
Dopo aver incollato il contenuto da analizzare, faccia clic su Come funziona per saperne di più sull'analisi. Se ha utilizzato il formato coppia chiave-valore, Zoho CRM suggerirà l'elenco dei delimitatori che può utilizzare.
È possibile scegliere di aggiungere gli allegati email al record CRM che viene creato.

Metodo 2 - Copia e incolla del contenuto email:

È possibile copiare e incollare qualsiasi contenuto email che si desidera utilizzare come modello. Si assicuri che il contenuto incollato contenga le informazioni necessarie per i campi dati. Anche qui, i delimitatori vengono utilizzati come separatori tra coppie chiave-valore.

È anche possibile aggiungere gli allegati che accompagnano l'email.

Utilizzando uno qualsiasi di questi metodi, è possibile configurare la regola del parser secondo le proprie esigenze.

Ora, esaminiamo i delimitatori in dettaglio.

Comprendere i delimitatori

Con i delimitatori è possibile utilizzare l'approccio coppia chiave-valore per recuperare i dati. Esistono tre tipi di delimitatori:

Due punti (:)
Trattino (-)
Uguale (=)

Come separatore tra la coppia chiave-valore, è possibile utilizzare qualsiasi delimitatore. Non ci sono differenze nelle loro specifiche; tutti i delimitatori svolgono le stesse funzioni. Può utilizzare qualsiasi delimitatore preferisca.

Se nel contenuto dell'email sono presenti diversi delimitatori, il primo delimitatore menzionato viene utilizzato come delimitatore per la configurazione. Si noti il seguente esempio:

Come si può vedere nello screenshot sopra, sono menzionati sia il delimitatore due punti che il trattino, ma solo il primo delimitatore menzionato viene preso in considerazione per la configurazione. In questa situazione, i due punti vengono considerati come delimitatore.

Gli screenshot seguenti forniscono ulteriori esempi di come solo il primo delimitatore venga preso in considerazione:

Delimitatore:

Trattino (-) : Dopo aver assegnato i trattini come delimitatore nella regola di configurazione, qualsiasi email ricevuta all'indirizzo email del parser viene analizzata solo se il delimitatore Trattino viene utilizzato come separatore. Il contenuto dell'email non viene analizzato da Zoho CRM se l'email ricevuta contiene un altro delimitatore. Tali email sono considerate non valide. Non viene creato alcun nuovo record poiché i dati nelle email non valide non vengono generati.

Due punti (:) : Dopo aver assegnato i due punti come delimitatore nella regola di configurazione, le email ricevute con altri delimitatori sono considerate non valide.

Uguale (=) : Dopo aver assegnato il segno di uguale come delimitatore nella regola di configurazione, le email che contengono altri delimitatori non vengono analizzate e sono considerate non valide.

Oltre ai delimitatori, è possibile utilizzare anche il formato paragrafo per l'analisi. In questo formato non ci sono delimitatori o separatori tra le coppie chiave-valore. Ogni frase e paragrafo digitato nei campi dati viene considerato come dato. Questo formato deve essere utilizzato solo quando sono presenti dati al posto delle coppie chiave-valore. L'intero testo dell'email viene trattato come dati descrittivi e viene mappato al campo dati appropriato. Alcuni dei campi che rientrano in questo tipo di formato sono i seguenti:

Campi descrizione

Campo indirizzo - indirizzo del cliente/azienda

Campo descrizione motivo della perdita - campo mostrato quando la fase della trattativa è persa

Campo requisiti del cliente - requisiti di base del cliente

Campo descrizione viaggio - nel caso di un'agenzia di viaggi

Descrizione dettagliata del design - nel caso di un'azienda di design

Dettagli malattia/Dettagli medicinali - nel caso di un'organizzazione sanitaria

Campo feedback - feedback raccolti dal cliente

Buone pratiche per la creazione di un modello

Durante lo sviluppo di un modello, ci sono alcune pratiche comuni di cui è importante essere a conoscenza. La pratica ideale è utilizzare una combinazione chiave-valore perché rende molto più semplice il recupero dei dati. Ad esempio:

First name: David

Last name: Miller

La chiave è costituita dal nome e dal cognome, e i valori sono David e Miller. Queste coppie chiave-valore vengono poi mappate nei corrispondenti campi dati del modulo selezionato. Mentre alcune chiavi ovvie possono essere mappate automaticamente, altre devono essere mappate manualmente. Vengono aggiunti come nuovo record quando la mappatura è completata e i rispettivi valori vengono popolati in base alla mappatura. Durante la mappatura, tenga presente che vengono accettati solo valori di campo dinamici come riga singola, riga multipla, telefono, decimale, email, intero e valuta. I campi contenenti valori predefiniti, come un campo elenco a discesa o un pulsante di opzione, non possono essere mappati.

Scenari

Oltre ai delimitatori e al formato paragrafo, Zoho CRM può anche importare dati da altre fonti. L'HTML è il formato più comunemente utilizzato. Le tabelle HTML vengono utilizzate per mostrare i dati dei moduli sui siti web. L'operazione di recupero è notevolmente più semplice quando il formato della tabella è lo stesso.

Supponiamo che un'azienda che riceve una richiesta da un cliente memorizzi i dati in formato tabella. Poiché conservano i dati in formato tabella, anche la corrispondenza che ricevono è in formato tabella HTML.

Ad esempio, la tabella seguente mostra il contenuto email più comunemente ricevuto:

First Name:	David
Last Name:	Smith
Email Address:	david.smith@gmail.com
Cell Number:	0843599525
Street :	124 west hiller street
State :	Ney York
City :	Brooklyn
Country :	USA
Zip code :	765386

Questa tabella può essere inviata via email al pre-parser per configurare i dettagli di analisi, oppure può essere copiata e incollata.

I dati ricevuti dal contenuto dell'email possono essere analizzati una volta che i dati sono stati abbinati al campo dati corretto.

Anche se i dati vengono recuperati tramite una tabella HTML, deve essere utilizzato lo stesso delimitatore. Il delimitatore specificato nella regola di configurazione del parser deve corrispondere all'email ricevuta. Se il contenuto dell'email contiene più di un delimitatore, l'email parser analizza solo i dati per il delimitatore indicato e ignora i dati per i delimitatori rimanenti.

Scenario 1:

Supponiamo che Lei scriva una regola di configurazione del parser che utilizza i due punti come delimitatore. Nell'email ricevuta sono inclusi anche altri delimitatori, come il segno di uguale e il trattino.

First Name:	David
Last Name -	Smith
Email Address -	david.smith@gmail.com
Phone -	0843599525
Street :	2467 willer street
Zip code =	34343

I dati con il delimitatore due punti vengono elaborati secondo la regola di configurazione del parser, ma il resto dei dati no. In questo caso l'email non è considerata non valida, ma i dati con delimitatori non corrispondenti vengono esclusi dal processo di analisi.

Come si può vedere nello screenshot sopra, i dati per il campo corretto (due punti) vengono analizzati e auto-popolati, mentre i dati per gli altri campi (uguale e trattino) non vengono analizzati, lasciando il campo vuoto.

Scenario 2:

Consideri un altro caso, in cui il delimitatore menzionato nella regola non corrisponde al contenuto dell'email ricevuta.

Ad esempio, il delimitatore per la regola del contenuto email creata è il due punti. Se l'email del parser per questa regola riceve un'email con un delimitatore diverso e senza delimitatore corrispondente, l'email viene considerata non valida.

First Name -	David
Last Name -	Smith
Email Address -	david.smith@gmail.com
Cell Number -	0843599525
Street -	124 west hiller street
State -	Ney York
City -	Brooklyn
Country -	USA
Zip code -	765386

Anche se alcuni dati corrispondono alla regola del delimitatore, Zoho CRM analizzerà i dati dal contenuto dell'email; tuttavia, se nessun dato corrisponde, il contenuto dell'email ricevuta viene considerato non valido. Un'email non valida non crea dati in Zoho CRM.

Come si può vedere, un'email senza delimitatore corrispondente non è valida. Di conseguenza, l'email non genera un nuovo record. È anche possibile visualizzare un'anteprima dell'email non valida con le informazioni del mittente.