Recapitabilità delle email in Zoho CRM

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Che cos'è la recapitabilità delle email?

Le email sono un pilastro della comunicazione con i clienti. Offrono un modo diretto ed efficace per trasmettere messaggi personalizzati a destinatari specifici, il che è essenziale per mantenere le relazioni e garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste. Tuttavia, il successo di questa comunicazione dipende in gran parte da un concetto chiamato recapitabilità delle email.

La recapitabilità delle email si riferisce alla probabilità che la Sua email arrivi con successo nella casella di posta principale del destinatario, anziché finire nella cartella spam o tornare indietro come non recapitata. Ad esempio, immagini un'azienda che lancia un nuovo prodotto e invia annunci via email. Se ha un tasso di consegna del 90%, significa che 90 email su 100 raggiungono con successo la casella di posta del destinatario. Tuttavia, la consegna non garantisce la visibilità. Se 30 di queste email finiscono nella cartella spam, solo il 60% viene effettivamente posizionato dove previsto, riducendo l'efficacia della campagna.

In termini più semplici, una buona recapitabilità delle email significa che le Sue email non solo raggiungono il Suo pubblico, ma lo fanno in modo che vengano viste e lette. Problemi come messaggi contrassegnati come spam, ritardati o bloccati indicano che esistono discrepanze tra le Sue pratiche di invio email e ciò che i provider di posta elettronica si aspettano. Comprendere e ottimizzare la recapitabilità delle email può migliorare significativamente il modo in cui i Suoi messaggi vengono ricevuti e utilizzati.

Nel contesto del Customer Relationship Management (CRM), comprendere la distinzione tra consegna delle email e recapitabilità delle email è fondamentale per eseguire email promozionali efficaci e mantenere comunicazioni solide con i clienti.

Differenze tra consegna delle email e recapitabilità delle email

Comprendere la distinzione tra consegna delle email e recapitabilità delle email è fondamentale per eseguire comunicazioni email efficaci e mantenere relazioni solide con i clienti. Ecco una panoramica delle differenze:

Consegna delle email:

Definizione: La consegna delle email si riferisce al processo in cui la Sua email viene inviata con successo dal Suo server e accettata dal server di posta del destinatario. Misura semplicemente se l'email è stata rifiutata o accettata dal server del destinatario.

Metrica: La metrica principale è il tasso di consegna, ovvero la percentuale di email inviate che non rimbalzano o vengono rifiutate dal server di posta del destinatario.

Obiettivo: L'attenzione è rivolta al primo ostacolo, ovvero far arrivare l'email al server del destinatario, non a dove l'email finisce una volta arrivata.

Recapitabilità delle email:

Definizione: La recapitabilità delle email, d'altra parte, riguarda il garantire che le Sue email non solo raggiungano il server, ma arrivino anche con successo nella casella di posta del destinatario, evitando i filtri che potrebbero indirizzarle nella cartella spam o in altre parti meno visibili della casella di posta.

Metrica: Le metriche chiave per la recapitabilità includono il tasso di posizionamento nella casella di posta e la percentuale di spam. Queste misurano la frequenza con cui le Sue email arrivano nella casella di posta rispetto a quelle deviate verso spam o altre cartelle.

Obiettivo: La recapitabilità si concentra sulla qualità del coinvolgimento e della reputazione, considerando fattori come la reputazione del mittente, la pertinenza del contenuto e l'interazione del destinatario, che influenzano se un'email viene smistata nella casella di posta o nella cartella spam.

In termini pratici, consideri un sistema CRM utilizzato da un team di vendita:

Se un venditore invia 100 email e 95 vengono accettate dai server (non rimbalzate o rifiutate), il tasso di consegna delle email sarebbe del 95%.

Raggiungere un'elevata consegna delle email è un requisito di base, ma ottimizzare la recapitabilità delle email è fondamentale per l'efficacia effettiva delle campagne email all'interno di una strategia CRM. Garantisce che le email non solo raggiungano il server, ma ottengano anche la visibilità e l'interazione desiderata con i clienti.

Importanza della recapitabilità delle email

La recapitabilità delle email è una componente vitale nell'uso efficace dei sistemi CRM, in particolare per le attività di vendita e marketing. Va oltre il semplice invio di email - garantisce che queste comunicazioni raggiungano e coinvolgano effettivamente i clienti in modi significativi.

Ecco perché la recapitabilità delle email è così importante:

Impatto diretto sul fatturato: La capacità dei team di vendita di chiudere trattative e generare fatturato dipende fortemente dalla comunicazione con prospect e clienti. Se le email non raggiungono la casella di posta, il primo passo nel coinvolgimento del cliente viene perso. Una scarsa recapitabilità può portare a una mailing list stagnante e non reattiva, diminuendo il potenziale per le conversioni di vendita e, di conseguenza, portando a potenziali perdite di fatturato. Una comunicazione email efficace non riguarda solo l'invio di messaggi; si tratta di assicurarsi che questi messaggi vengano visti e generino azioni.

Coinvolgimento e fidelizzazione dei clienti: I sistemi CRM prosperano sull'interazione continua e sulla cura delle relazioni con i clienti. Se le email vengono deviate nelle cartelle spam o non vengono consegnate, l'opportunità di coinvolgere e fidelizzare i clienti diminuisce. Una comunicazione regolare e affidabile via email può aiutare a mantenere il Suo brand nella mente del Suo pubblico, informare i clienti sui nuovi prodotti e fornire loro valore attraverso contenuti personalizzati, tutti elementi fondamentali per la fidelizzazione a lungo termine.

Gestione della reputazione: La recapitabilità delle email è strettamente legata alla reputazione del mittente. I fornitori di servizi Internet (ISP) monitorano come i destinatari interagiscono con le Sue email; rifiuti frequenti o un alto volume di email contrassegnate come spam possono danneggiare la Sua reputazione. Una reputazione compromessa può portare a tassi di recapitabilità più bassi nel tempo, influenzando tutte le future comunicazioni email. Mantenere una buona reputazione del mittente garantisce che le email abbiano maggiori probabilità di essere recapitate nella casella di posta.

Efficienza delle risorse: I team di vendita spesso non hanno il tempo di concentrarsi sull'ottimizzazione delle strategie email a causa delle elevate esigenze dei loro ruoli. Una scarsa recapitabilità può significare che anche email ben elaborate diventano sforzi inutili, sprecando risorse preziose. Implementare sistemi e strategie che migliorano la recapitabilità garantisce che il tempo e lo sforzo investiti nella creazione di queste comunicazioni non vadano sprecati.

Accuratezza dei dati ed efficacia del CRM: Le interazioni email forniscono dati preziosi che i sistemi CRM utilizzano per analizzare il comportamento dei clienti, segmentare il pubblico e personalizzare le comunicazioni future. Se le email non raggiungono i destinatari previsti, i dati raccolti saranno distorti, portando potenzialmente a strategie e decisioni fuorvianti. Garantire tassi di recapitabilità elevati significa dati più accurati, che portano a iniziative CRM più efficaci.

In sintesi, garantire una recapitabilità efficace delle email non è solo un requisito tecnico - è un imperativo strategico che impatta direttamente sull'efficacia della comunicazione, sulla gestione delle relazioni con i clienti e, in definitiva, sulla redditività aziendale.

Fattori che influenzano la recapitabilità

Reputazione del mittente

La reputazione del mittente è essenzialmente un punteggio assegnato dagli ISP che influenza se le Sue email raggiungono la casella di posta o vengono deviate nella cartella spam. È influenzata da fattori come il volume di email inviate, il numero di reclami generati da tali email, la frequenza con cui le Sue email finiscono nelle trappole spam, il tasso di email inviate a indirizzi non validi e il coinvolgimento complessivo (come aperture e clic) che le Sue email ricevono.

Una scarsa reputazione del mittente significa che gli ISP sono più propensi a filtrare le Sue email nella cartella spam, riducendo drasticamente la loro efficacia. Per migliorare la Sua reputazione del mittente, dovrebbe pulire regolarmente le Sue liste email, incoraggiare il coinvolgimento dei destinatari, gestire quante email invia alla volta, monitorare i reclami per spam e utilizzare metodi di autenticazione email come SPF, DKIM e DMARC. L'implementazione di queste pratiche aiuterà a garantire che le Sue email abbiano maggiori probabilità di arrivare nelle caselle di posta, mantenendo una comunicazione efficace e migliorando i risultati delle Sue promozioni commerciali.

Zoho CRM ha implementato diverse funzionalità volte a migliorare la reputazione del mittente attraverso il potenziamento della credibilità email.

Dashboard della credibilità email:

Zoho CRM include una dashboard della credibilità email che consente agli amministratori di monitorare e analizzare attentamente le pratiche email della propria organizzazione. Questa dashboard fornisce statistiche fondamentali, come il tasso di rimbalzo delle email e il tasso di reclami per spam, essenziali per mantenere una sana reputazione del mittente.

Funzionalità della dashboard della credibilità email:

Punteggio di credibilità e raccomandazioni: A ogni organizzazione che utilizza Zoho CRM viene assegnato un punteggio di credibilità email. Questo punteggio riflette l'efficacia delle pratiche email basandosi su metriche come i tassi di risposta, i tassi di rimbalzo e i reclami per spam.
La dashboard non solo visualizza questo punteggio, ma offre anche azioni raccomandate per migliorarlo. Queste raccomandazioni sono personalizzate in base ai comportamenti e ai risultati osservati nell'invio delle email.

Report sui rimbalzi: Il report sui rimbalzi all'interno di Zoho CRM mostra il numero totale di email inviate rispetto al numero di quelle rimbalzate. Questo report può essere personalizzato per durata specifica e per singoli utenti, aiutando a individuare le aree che necessitano di attenzione.
Analizzando questi report sui rimbalzi, gli utenti possono identificare e correggere i problemi che potrebbero danneggiare la reputazione del mittente, come problemi con gli indirizzi email o contenuti che attivano i filtri spam.

Report sull'andamento del punteggio di credibilità: Questo report traccia il punteggio di credibilità nel tempo, confrontandolo con metriche come il volume di email e i tassi di rimbalzo.
Osservare le tendenze del punteggio di credibilità aiuta a capire se si stanno ottenendo miglioramenti e quali pratiche stanno producendo risultati positivi.

Infrastruttura condivisa per l'invio di email:

Zoho CRM utilizza un'infrastruttura condivisa per inviare email, rendendo essenziale per tutte le organizzazioni che utilizzano la piattaforma mantenere un'elevata credibilità email. Se le pratiche di un'organizzazione portano a una cattiva reputazione, ciò potrebbe influire negativamente sulle altre organizzazioni sulla stessa infrastruttura. Mantenere standard elevati è vantaggioso per tutti gli utenti della piattaforma.

Offrendo questi strumenti e informazioni, Zoho CRM aiuta le organizzazioni non solo a monitorare, ma anche a migliorare attivamente le proprie pratiche di invio email, migliorando così la reputazione complessiva del mittente. Questo approccio proattivo garantisce una comunicazione email più efficace, portando a un migliore coinvolgimento e risultati dalle email.

Si prega di notare che bloccheremo l'invio di email se la percentuale di rimbalzo supera il 15%, ed è importante regolamentarla periodicamente.

Scopra di più sulla credibilità email in Zoho CRM.

Autenticazione email

Le organizzazioni utilizzano spesso più domini email per comunicare con i destinatari. Garantire che questi indirizzi email siano autentici è fondamentale per mantenere la fiducia e la sicurezza. L'autenticazione email è un processo utilizzato dai server di posta per confermare che le email provengono effettivamente dalle fonti dichiarate e non sono state manomesse durante la trasmissione. Ciò richiede il coordinamento tra i server di invio e ricezione utilizzando standard consolidati.

Standard di autenticazione email:

Sender Policy Framework (SPF): Questo standard garantisce che il server del mittente sia autorizzato a inviare email per il dominio. Senza un record SPF, le email possono essere rifiutate, poiché potrebbero sembrare provenire da fonti potenzialmente dannose.
DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM utilizza la crittografia a chiave pubblica per garantire che il contenuto dell'email rimanga inalterato durante il percorso. Questo aiuta a prevenire la contraffazione delle email.
Domain Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC): Questo metodo combina elementi di SPF e DKIM e aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, dando ai mittenti maggiore controllo sulle proprie email e su come vengono gestite.

Immagini un team di vendita che utilizza un sistema CRM come Zoho CRM per gestire le comunicazioni con i prospect. Il CRM garantisce che tutte le email inviate siano autenticate tramite SPF e DKIM. Ciò riduce il rischio che le email vengano contrassegnate come spam e migliora la recapitabilità. Ad esempio, se un rappresentante commerciale invia un'email con un'offerta senza un'adeguata autenticazione, l'email potrebbe finire nella cartella spam o, peggio, far inserire l'indirizzo IP dell'azienda in una blacklist. L'uso corretto di SPF, DKIM e DMARC può prevenire tali problemi, garantendo che le email raggiungano i destinatari previsti e, in definitiva, migliorando il ritorno sull'investimento (ROI) delle promozioni via email.

L'utilizzo di questi standard di autenticazione email è essenziale per proteggere le comunicazioni email, mantenere una buona reputazione del mittente ed evitare potenziali inserimenti in blacklist da parte degli ISP. Questo, a sua volta, garantisce una migliore recapitabilità delle email e un coinvolgimento più forte con i clienti.

Scopra di più su come funziona l'autenticazione email in Zoho CRM.

Misure adottate da Zoho CRM per autenticare i domini e garantire la recapitabilità

Riconosciamo le sfide che i team di vendita affrontano nel bilanciare la garanzia della recapitabilità delle email con l'aumento delle conversioni. Zoho CRM supporta questi sforzi con diverse funzionalità progettate per migliorare la recapitabilità.

L'utilizzo di domini email pubblici o gratuiti come Gmail o Yahoo per le comunicazioni aziendali porta spesso a un maggiore controllo da parte dei provider di posta, il che può influire negativamente sui tassi di consegna. Per contrastare ciò, Zoho CRM aggiorna automaticamente le email inviate da tali indirizzi utilizzando gli indirizzi di dominio autenticati di Zoho, aumentando le possibilità che queste email raggiungano i destinatari previsti.

Per le aziende che utilizzano domini personalizzati (ad es., xyz@zylker.com), Zoho CRM consente l'invio di email da questi indirizzi senza modifiche, a condizione che siano autenticati all'interno di Zoho CRM. Se un dominio personalizzato non è autenticato, Zoho CRM sostituirà l'indirizzo del mittente con uno dal proprio dominio autenticato per garantire la consegna dell'email. Questa pratica non solo preserva la reputazione del mittente, ma è fondamentale considerando l'utilizzo da parte di Zoho CRM di un'infrastruttura email condivisa. Garantisce che i domini non autenticati non compromettano la recapitabilità per gli altri che utilizzano lo stesso sistema. Questo approccio salvaguarda l'integrità e l'efficacia delle Sue comunicazioni email.

Nota:

Per autenticare i Suoi domini personalizzati e utilizzarli per l'invio di email tramite Zoho CRM, può seguire i passaggi in questo documento di aiuto.
Le modifiche alla recapitabilità delle email menzionate non si applicano quando gli utenti inviano email tramite la loro casella di posta configurata o quando un server di relay email è configurato per un account.

Contenuto delle email

La qualità e la presentazione del contenuto delle Sue email svolgono un ruolo significativo nel modo in cui sia i destinatari che i provider di posta percepiscono i Suoi messaggi. Le email formattate male o con errori di codifica, come tag HTML non chiusi, vengono spesso contrassegnate come spam dai provider di posta.

Per evitare che le Sue email vengano segnalate e inviate nella cartella spam, è essenziale utilizzare URL legittimi e accuratamente verificati. Gli URL che appaiono sospetti o eccessivamente brevi possono attivare i filtri spam. Questo è particolarmente importante per i team di vendita che mirano a conversioni rapide - devono assicurarsi che le loro email non sembrino ingannevoli o simili a spam.

Inoltre, il tono e la formulazione delle Sue email dovrebbero essere scelti con cura per evitare di sembrare troppo urgenti o spam. Mantenere standard elevati per i contenuti non solo migliora le possibilità che le email vengano consegnate con successo, ma costruisce anche una mailing list più coinvolta e reattiva. Questa attenzione strategica alla qualità dei contenuti facilita interazioni più significative e migliora la comunicazione con il Suo pubblico.

Suggerimenti e trucchi per garantire la recapitabilità

Migliorare la recapitabilità delle email è fondamentale per una comunicazione efficace e per garantire che i Suoi messaggi raggiungano le caselle di posta dei destinatari previsti.

La recapitabilità delle email può essere migliorata seguendo questi suggerimenti e trucchi:

Mantenere una lista contatti pulita:

Evitare di acquistare contatti: Non acquisti mai liste di contatti di terze parti, poiché spesso includono utenti non coinvolti che possono danneggiare la Sua reputazione del mittente.
Utilizzare il double opt-in: Confermi l'interesse degli iscritti attraverso un processo di double opt-in. Questo garantisce che solo gli utenti coinvolti ricevano le Sue email, il che migliora i tassi di apertura e riduce i reclami per spam.
Aggiornare e pulire regolarmente la Sua lista: Rimuova gli indirizzi email rimbalzati e non reattivi per mantenere la Sua lista aggiornata e coinvolta.
Segmentare il pubblico per garantire la pertinenza dei contenuti, il che può migliorare il coinvolgimento e diminuire la probabilità che le email vengano contrassegnate come spam.

Autenticazione e gestione del dominio:

Utilizzare un dominio personalizzato: Eviti di utilizzare indirizzi email pubblici (come quelli di Gmail o Yahoo) per le comunicazioni aziendali. Un dominio personalizzato aumenta la credibilità.
Autenticare il Suo dominio: Configuri i record SPF, DKIM e DMARC per verificare il Suo dominio e l'integrità delle email, riducendo la probabilità di essere segnalato come spam.
Registrarsi con BIMI: Brand Indicators for Message Identification (BIMI) associa il Suo logo alla Sua email, aumentando la fiducia e potenzialmente incrementando i tassi di apertura.
Scopra di più su BIMI per l'autenticazione email.

Contenuto e design delle email:

Ottimizzare i template email: Si assicuri che i Suoi template siano responsive e coerenti su tutti i dispositivi e client di posta.
Personalizzare i contenuti: I contenuti personalizzati hanno maggiore risonanza con i destinatari e mostrano un coinvolgimento che migliora la recapitabilità.
Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso: Trasmetta i messaggi in poche frasi per mantenere l'attenzione del lettore.
Evitare l'uso eccessivo di contenuti multimediali: L'uso eccessivo di immagini o contenuti multimediali può attivare i filtri spam. Mantenga un rapporto equilibrato tra testo e immagini.
Evitare allegati nelle email iniziali: Gli allegati nelle email a freddo possono sembrare sospetti e vengono spesso segnalati dai provider di posta.
Limitare l'uso di parole chiave che attivano lo spam: Parole come "gratis", "garanzia" e l'uso eccessivo di simboli del dollaro o testo tutto maiuscolo possono attivare i filtri spam.
Evitare i punti esclamativi: Possono sembrare aggressivi o spam, riducendo la professionalità della Sua email.

Pratiche di invio:

Monitorare la frequenza di invio: Troppe email possono infastidire i destinatari e portare a tassi elevati di disiscrizione; troppo poche possono farLa dimenticare.
Evitare contatti inattivi: Aggiorni regolarmente la Sua lista per rimuovere coloro che non hanno interagito con le Sue email per un periodo prolungato.
Utilizzare un nome mittente riconoscibile: Questo aiuta i destinatari a identificare chi ha inviato l'email, migliorando i tassi di apertura.
Ottenere il consenso esplicito: Ottenga sempre il permesso prima di aggiungere qualcuno alla Sua mailing list per conformarsi alle leggi anti-spam e migliorare il coinvolgimento.
Fornire un'opzione di disiscrizione: Renda facile per gli iscritti annullare l'iscrizione se non desiderano più ricevere comunicazioni.

Conformità legale e feedback:

Rispettare le leggi anti-spam: Si assicuri che tutte le email siano conformi alle normative locali come GDPR, CAN-SPAM o CASL.
Utilizzare i feedback loop: La registrazione ai feedback loop con gli ISP Le consente di sapere quando i destinatari contrassegnano la Sua email come spam, permettendoLe di perfezionare la Sua lista. Ad esempio, Yahoo feedback loop.
Includere informazioni essenziali: Includa sempre il Suo indirizzo fisico nel footer delle Sue email per conformarsi alle leggi anti-spam e aggiungere autenticità.

Test e monitoraggio:

Utilizzare strumenti di test per la recapitabilità: Strumenti come Mailtrap.io e Spamcheck aiutano a verificare se le Sue email finiranno nello spam e Le consentono di risolvere i problemi prima dell'invio alla Sua lista principale.

Implementando queste pratiche, le organizzazioni possono migliorare significativamente la recapitabilità delle proprie email, garantendo che le loro comunicazioni vengano viste e generino coinvolgimento da parte dei destinatari previsti.

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