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Email Parser

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Idea
Per scoprire le novità e le modifiche nel nuovo email parser, visiti questo documento di transizione.  

Cos'è l'email parser?

Email parser è uno strumento di estrazione dati in Zoho CRM che aiuta un'organizzazione in diverse funzioni aziendali come la generazione di lead, l'aggiornamento delle informazioni e le attività di follow-up con i clienti. È progettato per automatizzare il processo di aggiunta di record in Zoho CRM estraendo informazioni dalle email in arrivo. La fonte dei dati è l'email e la destinazione sono i moduli del Suo CRM. Con l'aiuto dell'email parser, è possibile automatizzare l'aggiunta di richieste di lead e la modifica delle informazioni aggiornate sui lead ricevute tramite email. Scopra di più>> 

Ad esempio, immagini di gestire un'attività immobiliare e di aver pubblicato i dettagli delle Sue proprietà su un portale immobiliare. I potenziali acquirenti o inquilini inviano i loro dati attraverso il sito web del portale e i dettagli degli utenti Le vengono inviati via email. Invece di inserire manualmente i dati nel CRM, può configurare un email parser per recuperare le informazioni dall'email e aggiungerle come record nel modulo corrispondente (lead, contatti, aziende o moduli personalizzati) nel Suo account CRM. 

Disponibilità

Info

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con profilo di amministratore possono abilitare l'email parser per l'organizzazione.

Edizioni: Enterprise e superiori

Come funziona

Dovrà evidenziare parti specifiche di un modello di email per indicare al CRM cosa cercare, e mappare quelle parti su campi specifici in modo che queste informazioni dalle email vengano tradotte in valori di campo nel CRM. Questo processo si chiama parsing dei dati.

Ad esempio, consideri questa frase: "Salve. Mi chiamo John Smith. Sono il Head of Sales presso XYZ Corp" .


Una volta mappato  "Head of Sales " come titolo, il CRM sarà istruito a comprendere che qualsiasi valore che segue la parola  "the"  e precede la parola  "at"  deve essere trattato come il valore per il campo Titolo e analizzare i dati di conseguenza.

Configurare l'Email Parser è piuttosto semplice. Innanzitutto, deve assicurarsi che le richieste via email in questione vengano inviate all'indirizzo Email Parser generato in Zoho CRM. Quindi, in base alla mappatura campo-valore, le voci dei record verranno create nei moduli scelti. Di seguito sono riportati i passaggi generali da seguire per configurare correttamente l'email parser. 

Passaggio 1: Generazione di un ID email parser

  1. Vada su Setup > Channels >  Email > Email Parser .
  2. Clicchi su Get Started .
  3. Nella finestra di dialogo Generate Parser Email , clicchi su Generate Now .

    La Sua email parser verrà generata e sarà pronta; è comune a tutte le regole del parser.
    Esempio: zwp2ww7@parser.zoho.com

Passaggio 2: Aggiunta di indirizzi email approvati

  1. Indirizzo Email Approvato:
    È possibile aggiungere un massimo di 20 indirizzi email come ID approvati dai quali le email possono essere inviate all'ID del parser. Potrebbe essere l'ID della Sua organizzazione, il Suo indirizzo email, l'ID del Suo responsabile - qualsiasi indirizzo email da cui le informazioni sui clienti devono essere analizzate nel CRM.
  2. Report Email:
    Inoltre, può abilitare i Report Email che possono essere inviati al creatore del parser o a un indirizzo email personalizzato nei seguenti eventi:
    1. Ogni volta che il parsing di un'email non è riuscito
    2. Quando viene ricevuta una nuova email senza un modello di parser corrispondente. 
    3. Report settimanali sulle prestazioni.

Passaggio 3: Invio di un modello di email all'ID del parser

Successivamente, è probabile che vedrà la seguente schermata - questo indica che deve prima inviare un'email all'ID del parser menzionato per creare il Suo primo parser. 

Quale email inviare e perché è necessario inviare un'email?
Potrebbe esserci un'esigenza specifica per cui sta utilizzando l'email parser - ad esempio, generare lead dalle richieste, analizzare informazioni sulle trattative, informazioni sui fornitori e così via. Deve inviare un'email modello all'ID del parser come primo passo, per poter avviare la mappatura dei campi e identificare i punti dati per il parsing. Questa email è idealmente quella che contiene tutti i dettagli che possono essere mappati su un modulo.

Ad esempio, supponga di inviare la seguente email all'ID del parser. Questa contiene il nome del mittente, la sua azienda, il numero di telefono, l'indirizzo email e cosa sta cercando. Questi sono punti dati tipici per un potenziale cliente. Compili un'email che contenga valori per tutti i campi che ritiene obbligatori e invii quell'email all'ID del parser. 

Passaggio 4: Creazione di una regola del parser

È possibile creare una regola del parser da ogni modello di email. Ad esempio, se desidera estrarre informazioni sui lead dalle email di richiesta e analizzare le informazioni aziendali nel modulo Aziende, invierà due modelli di email e creerà due regole del parser da ciascun modello, rispettivamente.

Per creare una regola del parser,
  1. Nella scheda Parser Rules , clicchi su Create Parser Rule .

  2. Selezioni l'email da cui deve essere creata la regola.

    In alternativa, può creare una regola anche dalla scheda Email. Vada all'elenco delle email e clicchi su Create Rule accanto all'email desiderata. 

  3. Nella procedura guidata Parser Rule , sotto Module Selection , selezioni il modulo e il layout.

    Esempio: modulo Leads e layout Standard.
  4. Clicchi su Next .
  5. Nella pagina Email Parsing , selezioni il dato dal testo e scelga a quale campo appartiene quel valore.


  6. Man mano che completa la mappatura dei campi e dei valori, vedrà tutti i campi acquisiti in modo intuitivo nel pannello laterale destro.  

    Questo significa che per qualsiasi email successiva inviata a questo ID del parser, i punti dati verranno acquisiti e creati come record di lead nel CRM.
  7. Successivamente, nella pagina Advanced Configuration , può inserire le seguenti impostazioni, se applicabili al Suo caso:

    1. Filtri le email da analizzare utilizzando criteri email come Mittente e Oggetto.
      Ad esempio, se inserisce che l'Oggetto deve contenere la parola "Enquiry", verranno analizzate solo le email che soddisfano questa condizione.
    2. Può scegliere di inviare questi record creati per l'approvazione manuale.

      Può saltare questo passaggio se desidera creare direttamente i lead.
    3. Può anche aggiornare un campo selezionato.
      Qui lo Stato del Lead viene impostato su Non Contattato per tutti i record analizzati, in modo che i Suoi team commerciali sappiano che questi devono ancora essere seguiti.  
      Allo stesso modo, può aggiornare un campo personalizzato chiamato "Metodo di Generazione Lead" come "Email Parser" per identificare rapidamente questi lead come generati dal parser.
    4. Assegni questi record automaticamente agli utenti ideali utilizzando una regola di assegnazione. 
    5. Clicchi su Finish una volta completate queste impostazioni. Il Suo email parser è stato creato.
Successivamente, quando le email vengono inviate al Suo ID email del parser, questi lead verranno creati nell'account CRM.


Notes
Nota:
  1. Nel caso in cui scelga l'opzione  "Send for Approval" , i record creati tramite email parser non entreranno nel database attivo del CRM a meno che non vengano manualmente "Approvati". Per approvare i record, vada al rispettivo modulo  (Ad esempio, Leads)  >  Actions  >  Approve Leads .

    Nella pagina di Approvazione dei Lead, selezioni  EmailParser records  dall'elenco a discesa. Tutti i record creati tramite email parser vengono elencati. Può approvare manualmente quelli desiderati e questi record diventeranno parte del database CRM. 

    Utilizzando l'email parser, è possibile anche aggiornare i record CRM con i valori più recenti. Ad esempio, ha generato un lead chiamato John Smith con alcuni parametri del lead. Quando John invia nuovamente un'email con un nuovo numero di telefono, questo numero verrà sostituito nel record di John. Il CRM abbina il campo univoco (email) e riconosce che l'email in arrivo riguarda un record esistente, sostituendo quindi i valori più recenti.

Ora potrebbe avere una domanda: quale regola del parser sarà effettiva se un'email soddisfa più di una regola del parser?
La risposta è che la regola del parser che appare per prima nella schermata di configurazione viene eseguita per prima. Le regole del parser possono essere riordinate in base all'ordine di preferenza. 

Può anche filtrare le Sue regole in base allo Stato di Parsing e al Modulo.


Una volta che le email arrivano tramite il Suo ID email del parser, i record verranno creati secondo le regole del parser.

Eseguire azioni personalizzate basate sui dati analizzati

Zoho CRM Le consente di estendere i vantaggi dell'email parser oltre le funzionalità predefinite utilizzando le azioni personalizzate. Tradizionalmente, è possibile creare una regola del parser solo per un modulo alla volta. Ad esempio, se ha configurato una regola parser per le Richieste di Lead, può associarla solo a un modulo - ad esempio il modulo Leads . Non è possibile far analizzare i dati su due o tre moduli contemporaneamente con le funzionalità predefinite. Tuttavia, è qui che entrano in gioco le azioni personalizzate. Può creare una regola del parser senza doverla associare a un modulo specifico - il che significa che può avere altre funzioni ad-hoc uniche. 


L'utilizzo di Azioni Personalizzate basate sui dati analizzati garantisce i seguenti vantaggi: 
  1. Estensibilità
  2. Interoperabilità 
Estensibilità:
È possibile "estendere" la funzionalità dell'email parser a più di un modulo in Zoho CRM.
Consideri che, in base a un'email in arrivo, desidera analizzare due diversi dati da una singola email verso due moduli differenti. 
Ad esempio, quando un cliente scrive: "Salve. Mi chiamo Jake Reilly. Sono il CEO di Zylker Corp." In questo contesto, desidera analizzare Jake Reilly come Contatto e Zylker Corp come Azienda. Questo qualifica tipicamente la necessità di estensibilità - per la quale può utilizzare le azioni personalizzate. Deve prima scrivere una funzione personalizzata a questo scopo e associare questa funzione alla regola del parser. Quindi qualsiasi email successiva ricevuta dall'ID del parser verrà analizzata in base alla funzione personalizzata associata. 

Interoperabilità 
In scenari specifici, potrebbe non voler creare record CRM dai dati analizzati ma eseguire funzioni specifiche su un'applicazione di terze parti. Tali operazioni ad-hoc correlate possono essere eseguite con l'aiuto delle azioni personalizzate. 

Ecco un semplice esempio. Una società di gestione immobiliare chiamata Zylker Realtors gestisce i propri annunci immobiliari su tre siti web - MagicStones, Houses.com e 88acres. Utilizzano Zoho CRM per tenere traccia delle loro esigenze di gestione immobiliare. Alla chiusura della vendita di ogni proprietà, ricevono email ufficiali finali da ogni venditore con i dettagli della vendita finale, lo stato della proprietà, gli accordi e i dettagli dell'acquirente. Zylker desidera aggiornare lo stato dell'annuncio su tutti e tre i siti web di annunci immobiliari in modo che non ci siano ulteriori processi su un annuncio chiuso. 

Qui, lo scopo dell'email parser non è aggiornare i record in un modulo specifico, ma analizzare le informazioni dalle email ed eseguire un'azione personalizzata - in questo caso, aggiornare lo stato su un sito di terze parti in base al contenuto dell'email. I rispettivi argomenti della funzione personalizzata a questo scopo possono essere configurati in questa regola del parser selezionando l'opzione funzione personalizzata nella pagina Module Selection. In questo modo, l'opzione azioni personalizzate facilita l'interoperabilità, un requisito fondamentale per molte organizzazioni. 

Informazioni sulla Configurazione dell'Email Parser:
Le vengono presentate informazioni accurate e dettagliate sul numero di email analizzate per regola, i campi estratti e un elenco di azioni personalizzate associate ai record creati tramite il parser. Questo riepilogo dell'email parser Le offre un quadro chiaro dell'efficacia delle Sue regole e indica le revisioni che potrebbe dover apportare a tali regole in base alle informazioni ottenute.





Da un lato può visualizzare le informazioni per ogni regola del parser, dall'altro può anche visualizzare le informazioni in base alle email analizzate. In questo modo, sia dal punto di vista delle regole del parser che delle email analizzate, Le vengono presentate informazioni utili. Una scheda "Email" elenca l'email più recente nella casella di posta del parser, dove può verificare proprietà come lo stato del parsing, la regola utilizzata per il parsing e altro.

Se l'email non ha soddisfatto alcuna regola, può anche creare una nuova regola del parser contestualmente da questa pagina email. Report settimanali dettagliati sulle prestazioni possono essere inviati al creatore di queste regole o a un indirizzo email personalizzato. I report email vengono inviati anche in caso di fallimento nella creazione del record, in modo che gli utenti possano intervenire immediatamente.

Email Parser - Buone Pratiche, Note e FAQ

Buone Pratiche

Di seguito sono riportate alcune cose da fare e da non fare riguardo alla mappatura dei valori dei campi durante la configurazione dell'email parser. Se nota che alcuni valori selezionati non sono stati mappati, i seguenti punti potrebbero essere utili per verificare la Sua configurazione. 
  1. Si assicuri di non aver selezionato attraverso celle di tabelle HTML. 
  2. Si assicuri di non aver selezionato attraverso righe diverse.
  3. Si assicuri che ci sia una parola precedente e successiva appropriata rispetto alla Sua selezione. 
  4. Un contenuto troppo dinamico ridurrà l'efficienza del parsing. 
  5. Durante la mappatura delle funzioni personalizzate, si assicuri che siano selezionati i parametri corretti e che sia mappata una funzione pertinente.

Note

  1. Il parsing del tag <img> non è supportato nell'email parser. 
  2. La selezione attraverso celle in una tabella HTML non è supportata dall'email parser. Ciò significa che solo una cella può essere mappata a un valore. È possibile selezionare dati attraverso le celle per mapparli su un singolo campo. 
  3. Il tipo di campo 'Pulsante radio' non è attualmente supportato dall'email parser.
  4. Email Parser non supporta il parsing di immagini di qualsiasi tipo, dalle emoji alle immagini inline.
  5. Email Parser supporta il parsing dei valori di Data solo nel formato standard ISO.
    Esempi di formati supportati: 2020-07-10 15:00:00.000 & 2020-07-10
  6. Limiti dell'email parser: l'email parser supporterà il parsing di 100 email in arrivo per licenza utente con un tetto massimo di 2000 email al giorno per organizzazione. 
  7. Supporto per l'inoltro delle email:
    Potrebbe avere molte richieste nella Sua casella di posta che desidera analizzare in Zoho CRM. Per questo, si consiglia di configurare l'inoltro automatico piuttosto che inoltrare manualmente le email all'ID del parser. Il motivo è che l'Email Parser è progettato per leggere la struttura specifica di un'email e analizzare i dati interamente in base a questa struttura. Quando inoltra manualmente un'email, potrebbe alterare inavvertitamente la struttura, causando l'inefficacia del parser. Pertanto, si consiglia di utilizzare l'inoltro automatico se si desidera inoltrare email all'indirizzo del parser.
    Di seguito alcuni link rapidi su come configurare l'inoltro automatico nei servizi di posta più diffusi. 
    1. Per GMail, clicchi qui.
    2. Per Microsoft, clicchi qui.
    3. Per Yahoo, clicchi qui.
    4. Per Zoho, clicchi qui.

  8. Inoltre, si noti che gli indirizzi email di notifica più utilizzati sono già nella lista bianca, in modo che qualsiasi codice di verifica che deve raggiungere la casella del parser per l'inoltro automatico sia disponibile nella scheda "Emails". Di seguito gli indirizzi aggiunti alla lista bianca:
    1. GMail :  forwarding-noreply@google.com
    2. Zoho:  noreply@zoho.com
    3. Yahoo :  no-reply@cc.yahoo -inc.com

FAQ

1. La mia regola dell'email parser non analizza il contenuto della mia email come previsto. Perché?
Il Suo parser potrebbe fallire per diversi motivi. Le cause principali sono elencate di seguito. 
  1. Selezione non supportata: se il contenuto della Sua email contiene il tag <img>, la regola del parser non funzionerà. Questo è un tag non supportato nell'email parser. 
  2. Selezione attraverso celle in una tabella: se l'area di selezione del campo copre valori attraverso celle in una tabella, la regola del parser non funzionerà. La selezione attraverso celle in una tabella non è supportata. 
  3. Il contenuto delle email inoltrate non funzionerà, poiché potrebbe comportare righe aggiuntive e strutture HTML modificate che possono causare l'impossibilità di mappare correttamente i campi. 
2. Perché non vedo alcuna opzione per associare funzioni personalizzate?
L'opzione per associare azioni personalizzate appare solo nella pagina Module Selection del  flusso di creazione del Parser.
 Una regola dell'email parser può essere associata a un modulo oppure può essere creata senza essere associata a un modulo (azioni personalizzate). Non è possibile avere una regola del parser che combini entrambe le opzioni. L'email parser non supporta l'esecuzione di azioni personalizzate quando una regola del parser è creata per un modulo CRM specificato. 

3. Perché non vedo l'opzione Aggiorna Record?
Aggiorna Record è una funzione mediante la quale è possibile aggiornare le informazioni più recenti relative a un record da un'email analizzata in arrivo. Affinché funzioni, deve aver prima mappato il campo "Email" dal contenuto dell'email, che serve come identificatore primario o "campo univoco" per un record. Ad esempio, se ha mappato il campo email dal Suo modello e poi riceve un'email da " jane@sample.com ". Ora, se Jane è già un record esistente, il fatto che si tratti di un record esistente viene compreso dal CRM utilizzando il campo email - riconosce Jane come cliente esistente e quindi aggiorna le informazioni invece di creare un nuovo record quando sceglie Aggiorna Record. Questa opzione appare solo quando ha mappato un campo Email durante la configurazione del parser. 

4. Le email inviate all'indirizzo email del parser vengono associate a una regola del parser diversa. Come posso risolvere?
Le regole del parser vengono eseguite nell'ordine di precedenza dalla pagina dell'elenco delle Regole del Parser. Se un'email in arrivo corrisponde alla Regola 1 e alla Regola 2 (disposte una dopo l'altra nell'elenco), viene eseguita la Regola 1. Se desidera modificare l'ordine di precedenza, può farlo utilizzando l'opzione Riordina nella pagina delle regole del parser. 

5. Ho modificato la mia regola del parser. Posso eseguirla sulle email esistenti che non sono state elaborate con successo?
Sì, è possibile elaborare un'email rispetto a un elenco di parser attivi secondo l'ordine di parsing con l'aiuto del pulsante "Parse Again" visualizzato nella riga dell'email nella vista elenco. Inoltre, è possibile rielaborare più email allo stesso modo.

6. Perché non vedo il pulsante Parse Again per alcune email?
R: Questo perché una volta che un'email è stata analizzata con successo rispetto a una regola e le azioni sono state eseguite correttamente, il pulsante Parse Again non sarà più disponibile per analizzare nuovamente.

7. Perché non riesco a vedere le email di notifica contenenti il codice di verifica nella mia scheda "Emails"?
R: Per impostazione predefinita, gli indirizzi email utilizzati dai principali fornitori di servizi di posta come Google, Yahoo e Zoho per la verifica della configurazione dell'inoltro automatico sono stati configurati nell'email parser di Zoho CRM. Tuttavia, non è possibile includere ogni altro indirizzo di ogni altro fornitore di servizi di posta. In questi casi, per farlo funzionare, aggiunga tali indirizzi ai Suoi indirizzi email approvati disponibili in "Parser Settings", che potrà rimuovere successivamente una volta completata la configurazione. Una volta completata la configurazione, attivi nuovamente la notifica dalla configurazione dell'inoltro automatico del Suo fornitore di servizi di posta. Dovrebbe trovare l'email attivata dal Suo fornitore di servizi di posta per la verifica nella scheda "Emails". Un'immagine di esempio è allegata come riferimento.





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