Email Parser 2.0 - Novità e cambiamenti
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Email parser è uno strumento di estrazione dati in Zoho CRM che aiuta un'organizzazione in diverse funzioni aziendali come la generazione di lead, l'aggiornamento delle informazioni e le attività di follow-up con i clienti. È progettato per automatizzare il processo di aggiunta di record in Zoho CRM estraendo informazioni dalle email in arrivo. La fonte dei dati è l'email e la destinazione sono i moduli del Suo CRM. Con l'aiuto dell'email parser, è possibile automatizzare l'aggiunta di richieste di lead e la modifica delle informazioni aggiornate sui lead ricevute via email.
Finora, potrebbe aver creato più email parser per le Sue email in arrivo per generare record in diversi moduli. Considerando il miglior interesse dei nostri utenti, abbiamo apportato una serie di miglioramenti a questa funzionalità che siamo certi renderanno la Sua esperienza molto migliore e più semplice.
In questa guida troverà informazioni utili su come iniziare a utilizzare i nuovi flussi dell'email parser. Troverà inoltre alcuni punti chiave su ciò che è diverso nel nuovo parser rispetto alla versione precedente, in modo da potersi abituare facilmente ai nuovi flussi.
In che modo il nuovo parser è migliore del vecchio parser?
Fattore di differenza | Vecchio parser (Prima) | Nuovo parser (Dopo) |
1. Esperienza di configurazione | Difficile da configurare. L'utilizzo corretto dei delimitatori comportava una curva di apprendimento significativa | Facile da configurare. Il nuovo parser prevede una mappatura diretta campo-valore che è semplice. |
2. Parser ID | Il vecchio parser richiedeva la configurazione di più Parser ID - uno per ogni regola. | Il nuovo parser ha ora un singolo Parser ID comune a tutte le regole del parser. |
3. Aderenza a modelli rigidi | Il vecchio parser richiedeva l'aderenza a formati di modelli email molto rigidi che utilizzavano delimitatori. Questo rendeva la configurazione difficile e a volte errata. | Il nuovo email parser non richiede l'aderenza a modelli molto rigidi - infatti la configurazione è stata resa molto più semplice, quindi ci saranno molti meno errori rispetto a prima. |
4. Indirizzi email approvati | Gli ID approvati vengono configurati per ogni regola come ultimo passaggio di configurazione. | Gli indirizzi email approvati vengono configurati in anticipo, rendendo più facile ricevere le email con successo. |
5. Supporto azioni personalizzate (NOVITÀ!) | Non disponibile nella versione precedente | L'email parser offre estensibilità e interoperabilità grazie alle azioni personalizzate. È possibile creare dati in più di un modulo (estensibilità) ed eseguire azioni specifiche su un'applicazione di terze parti basate sui dati analizzati (interoperabilità) utilizzando le azioni personalizzate. |
6. Supporto per nuovi moduli, layout e campi personalizzati (NOVITÀ!) | Non disponibile nella versione precedente | Le regole dell'email parser possono ora essere create per moduli personalizzati e anche per layout specifici all'interno di un modulo. La mappatura dei campi personalizzati è supportata anche nella nuova versione dell'email parser. |
| 7. Metriche di analisi (NOVITÀ!) | Non disponibile nella versione precedente | Ora avrà a disposizione report del parser chiari, introdotti in questa versione |
| 8. Aggiornamento record e invio per approvazione (NOVITÀ!) | Non disponibile nella versione precedente. | È possibile aggiornare i valori di un record esistente tramite l'email parser, con il campo email che funge da identificatore univoco. È inoltre possibile inviare i record analizzati per l'approvazione manuale. |
9. Riordino e filtro delle regole (NOVITÀ!) | Non disponibile nella versione precedente | È possibile riordinare le regole del parser per stabilire l'ordine di precedenza e determinare quale regola eseguire per prima. È inoltre possibile filtrare le regole in base al loro stato e al modulo. |
Confronto tramite immagini
Esperienza di configurazione
PRIMA
DOPO
Parser ID
PRIMA
DOPO
Aderenza a modelli rigidi
PRIMA
DOPO
Indirizzi email approvati
PRIMA
DOPO
Supporto azioni personalizzate (NOVITÀ!)
L'email parser ora supporta l'esecuzione di funzioni personalizzate basate sui dati analizzati. In questo caso, la regola del parser non è attribuita a un modulo specifico. L'utilizzo delle azioni personalizzate Le consente di ottenere estensibilità e interoperabilità in Zoho CRM. Ovvero, è possibile estendere la funzione dell'email parser a più di un modulo. È inoltre possibile eseguire azioni ad-hoc in applicazioni di terze parti basate sui dati analizzati.
Ad esempio, una società di gestione immobiliare desidera aggiornare sia i record Contatti che Account da un'email in arrivo - questo indica estensibilità. Una società di gestione immobiliare desidera aggiornare lo stato di un annuncio su un sito web di terze parti in base al contenuto di un'email in arrivo da un cliente. Questo suggerisce la necessità di interoperabilità. Una volta scritte le azioni personalizzate necessarie, è possibile associare la funzione richiesta alla regola del parser e far eseguire l'azione per le email in arrivo successive.
Supporto per moduli personalizzati, layout e campi personalizzati (NOVITÀ!)
- Gli email parser possono ora essere configurati per qualsiasi modulo, inclusi i moduli personalizzati.
- È possibile creare diversi email parser per diversi layout in un modulo.
- È inoltre possibile mappare il contenuto delle email su campi personalizzati in un modulo.
Aggiornamento record e invio per approvazione (NOVITÀ!)
Aggiornamento record è una funzione che consente di aggiornare le informazioni più recenti relative a un record da un'email analizzata in arrivo. Affinché funzioni, è necessario aver prima mappato il campo "Email" dal contenuto dell'email, che funge da identificatore primario o "campo univoco" per un record. Ad esempio, supponga di aver mappato il campo email dal Suo modello e di ricevere un'email da "jane@sample.com". Ora, se Jane è già un record esistente, il fatto che si tratti di un record esistente viene compreso dal CRM tramite il campo email - riconosce Jane come cliente esistente e quindi aggiorna le informazioni anziché creare un nuovo record, quando si sceglie Aggiornamento record.
È inoltre possibile scegliere di inviare i record analizzati per l'approvazione, prima che diventino parte del sistema CRM. In questo caso, questi record devono essere esaminati e approvati dalla scheda In attesa di approvazione nel modulo selezionato.
Metriche di analisi (NOVITÀ!)
Nella nuova versione dell'email parser, Le vengono presentate informazioni accurate e dettagliate sul numero di email analizzate per regola, i campi estratti e un elenco di azioni personalizzate associate ai record creati tramite il parser. Questo riepilogo di dettagli Le offre un quadro chiaro dell'efficacia delle Sue regole e indica le revisioni che potrebbe dover apportare a tali regole in base alle informazioni. Report settimanali dettagliati sulle prestazioni possono essere inviati al creatore di queste regole o a un indirizzo email personalizzato. I report via email vengono inviati anche in caso di errore nella creazione dei record, in modo che gli utenti possano intervenire immediatamente.
Opzioni di riordino e filtro (NOVITÀ!)
Se una singola email dovesse soddisfare due regole del parser, viene eseguita la regola elencata per prima. Pertanto è possibile riordinare le regole in base all'ordine di preferenza. È inoltre possibile filtrare le regole per stato (attiva/inattiva) e anche per modulo.
Nel complesso, i nuovi flussi del parser offrono un'esperienza molto più intuitiva con configurazioni senza problemi e risultati più efficaci.
Passaggio al nuovo parser dal vecchio parser - Guida all'onboarding
Se sta passando al nuovo parser dal vecchio parser, deve seguire i passaggi indicati di seguito.
Si tratta di un processo semplice e breve. È inoltre un'azione da eseguire una sola volta.
Per passare al "Nuovo parser"
- Vada su Settings > Setup > Channels > Email > Email Parser e clicchi su Switch to New Parser.
- Confermi il passaggio cliccando su Switch to New Parser.
Può tornare alla vecchia versione in qualsiasi momento.
Punti da ricordare:
- Dopo il passaggio al nuovo parser, le Sue regole del parser continueranno a esistere e funzionare senza problemi.
- È possibile creare una nuova regola del parser dalla pagina delle regole del parser oppure cliccando l'opzione Create Rule da qualsiasi email in arrivo nella scheda Email.
Email parser è uno strumento di estrazione dati in Zoho CRM che aiuta un'organizzazione in diverse funzioni aziendali come la generazione di lead, l'aggiornamento delle informazioni e le attività di follow-up con i clienti. È progettato per automatizzare il processo di aggiunta di record in Zoho CRM estraendo informazioni dalle email in arrivo. La fonte dei dati è l'email e la destinazione sono i moduli del Suo CRM. Con l'aiuto dell'email parser, è possibile automatizzare l'aggiunta di richieste di lead e la modifica delle informazioni aggiornate sui lead ricevute via email.
Finora, potrebbe aver creato più email parser per le Sue email in arrivo per generare record in diversi moduli. Considerando il miglior interesse dei nostri utenti, abbiamo apportato una serie di miglioramenti a questa funzionalità che siamo certi renderanno la Sua esperienza molto migliore e più semplice.
In questa guida troverà informazioni utili su come iniziare a utilizzare i nuovi flussi dell'email parser. Troverà inoltre alcuni punti chiave su ciò che è diverso nel nuovo parser rispetto alla versione precedente, in modo da potersi abituare facilmente ai nuovi flussi.
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