Configurazione dell'Email Relay
Comprendere l'Email Relay e i suoi vantaggi
- Non tutte, ma alcune organizzazioni sono tenute a conservare copie delle email inviate ai destinatari come parte dei loro obiettivi di conformità. Se le email vengono instradate attraverso il server relay, è sempre possibile mantenere un backup delle email inviate nel server.
- Spesso, transazioni importanti e messaggi vengono condivisi con i clienti via email. È consigliabile avere accesso a tutte queste email e allegati inviati dai Suoi dipendenti anche dopo che hanno cessato il servizio nella Sua organizzazione. Potrebbe averne bisogno come riferimento in futuro.
- Talvolta le email sono soggette a minacce di virus e per prevenire un potenziale attacco malware sui sistemi dei destinatari, è consigliabile eseguire controlli antivirus sulle email in uscita prima di inviarle ai clienti.
- Le email massive sono destinate a raggiungere un vasto pubblico e pertanto contengono contenuti comuni per tutti i destinatari. Nel caso in cui si desideri condividere informazioni aggiuntive come disclaimer, avvisi o promozioni con gruppi selezionati di clienti, invece di inviare email separate, è possibile semplicemente aggiungere le informazioni alle email in uscita prima dell'invio.
- Spesso le email sono soggette a spoofing, dove l'intestazione dell'email viene manomessa per dare l'apparenza di un'email di spam. L'invio di email dal server relay può aiutare ad evitarlo.
- Le email respinte e quelle con consegna fallita possono essere consultate dal server relay.
Aspetti da considerare prima di configurare un server relay
- È possibile inviare solo le email che hanno origine da Zoho CRM tramite il server relay. Ovvero email di workflow, email individuali e email massive. Si può scegliere di inviare tutte o alcune di queste email da un server relay.
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È possibile impostare manualmente i limiti al numero di email (solo le email sopra menzionate) che possono essere inviate dal server relay.
Si noti che l'invio di email attraverso il server relay non modifica il limite di email impostato per un'edizione. Ad esempio, in base all'edizione CRM sottoscritta, se il limite giornaliero per l'invio di email è di 5000 email/giorno, è possibile riservarne un certo numero, come 2000, da inviare dal server relay. Le restanti 3000 email verranno inviate dal server di Zoho CRM.
- Le email inviate dal server di Zoho CRM continueranno a essere inviate da questo server e i limiti giornalieri delle email in uscita dipenderanno dal Suo abbonamento.
- È consigliabile inserire nella whitelist tutti gli indirizzi IP di Zoho CRM nel server relay per evitare problemi di recapito. Tuttavia, si noti che l'inserimento degli IP nella whitelist potrebbe essere necessario se si configura un server relay aperto (un server SMTP che consente non solo l'invio di email destinate a o provenienti da utenti noti, ma a qualsiasi utente di inviare email).
Autenticazione dei protocolli email nel server relay
Quando un server relay non è configurato
Quando un server relay è configurato
- Se il percorso di ritorno è mantenuto sul server di Zoho CRM
- L'email in uscita viene inviata dal server di Zoho CRM al server relay. A questo punto, l'indirizzo IP dell'email di origine viene autenticato rispetto all'indirizzo IP indicato nel percorso di ritorno. Poiché il percorso di ritorno è mantenuto sul server di Zoho CRM, entrambi gli indirizzi IP corrisponderanno, con il risultato che la validazione SPF avrà esito positivo.
- L'email viene quindi inviata al destinatario dal server relay, a questo punto verrà effettuata un'altra autenticazione degli indirizzi IP tra l'origine dell'email e il percorso di ritorno. Questa volta, l'indirizzo IP dell'email di origine è il server relay e l'indirizzo IP del percorso di ritorno è il server di Zoho CRM, il che causerà un fallimento SPF a causa della discrepanza degli indirizzi IP. Per questo motivo, il recapito dell'email non avrà successo e l'email potrebbe finire nella cartella spam del destinatario.
- Se il percorso di ritorno è impostato sul server relay
- L'email in uscita viene inviata dal server di Zoho CRM al server relay. Viene effettuata un'autenticazione degli indirizzi IP e l'IP dell'email di origine corrisponderà a quello del percorso di ritorno, con il risultato della validazione SPF.
- L'email verrà inviata al destinatario dal server relay e l'autenticazione IP mostrerà una corrispondenza degli indirizzi IP perché in questo caso, sia l'email di origine che i percorsi di ritorno hanno gli stessi indirizzi IP (server relay). Questo comporterà la validazione SPF e l'email verrà recapitata con successo.
Il percorso di ritorno è impostato per impostazione predefinita sull'indirizzo di Zoho CRM e molti fornitori non lo modificano con l'indirizzo del server relay. Poiché il fallimento SPF in questi casi è inevitabile, è obbligatorio abilitare il DKIM e assicurarsi che la policy DMARC sia firmata.
Si raccomanda di firmare il DKIM con Zoho CRM per escludere qualsiasi possibilità di mancato recapito. Tuttavia, è possibile abilitarlo anche con il fornitore.
Inserire nella whitelist gli IP di Zoho CRM nel server relay
Le email possono essere inviate al server relay da diversi indirizzi IP di Zoho CRM e per prevenire eventuali mancati recapiti a causa di discrepanze IP, è essenziale inserire nella whitelist tutti i nostri IP nel server relay. È obbligatorio inserire gli IP nella whitelist se si utilizza un server relay aperto (che utilizza gli IP come criterio per filtrare le email in entrata). Anche se non è necessario inserire questi IP nella whitelist nei server relay che utilizzano il nome utente e la password dell'host come meccanismo di autenticazione, è comunque raccomandato pubblicare questi IP nei server relay.
Configurazione di un server relay
Numero di porta - Il numero di porta del server SMTP della Sua azienda. L'Email Relay supporta i seguenti numeri di porta: 25, 465, 587.
Connessione sicura - Che si scelga un certificato SSL o TLS, è consigliabile autenticare il certificato (l'autenticazione dei certificati non è un passaggio obbligatorio). Per farlo, sarà necessario indicare il nome host e la password sul certificato.
Impostazione del tipo di email inviate dal server relay
È possibile selezionare il tipo di email che devono essere inviate tramite il server relay. Solo le email che hanno origine dal CRM, come email di workflow, email massive o email individuali, possono essere inviate attraverso un server relay. È possibile utilizzare server relay diversi per ciascun tipo di email, ad esempio, è possibile utilizzare il server uno per inviare tutte le email massive e il server due per inviare tutte le email relative ai workflow.
Impostazione del limite giornaliero di email dal server relay
Gestione delle email respinte
- Con l'opzione 'Gestione bounce con Zoho CRM', Zoho CRM verrà impostato come percorso di ritorno per ricevere le email respinte. Ovvero, ogni volta che un'email viene respinta, il report di bounce verrà inviato alla casella di posta di Zoho CRM e lo stato dell'email verrà aggiornato come 'Respinta'.
-
Alcuni server relay accettano come percorsi di ritorno solo gli indirizzi già configurati nel server relay. In tal caso, gli utenti possono configurare il server per consentire i seguenti domini. Aggiornare questi domini specifici per DC nel server relay per continuare a ricevere i report di bounce su Zoho CRM.
CN
catchall@relay.zoho-crm.com.cn
EU
US
IN
AU
catchall@relay.zoho-crm.com.au
JP
- Quando il server relay non consente Zoho CRM come percorso di ritorno, l'utente deve disabilitare la Gestione bounce nell'opzione Zoho CRM e impostare il percorso di ritorno come server relay in due modi:
- Impostare l'indirizzo 'Da' come percorso di ritorno predefinito - L'indirizzo email 'Da' del mittente verrà impostato come percorso di ritorno e il report di bounce (se l'email viene respinta) verrà inviato direttamente a questo indirizzo.
- Impostare un indirizzo email personalizzato come percorso di ritorno predefinito - L'utente può impostare un indirizzo email, appartenente al dominio configurato con il server relay, come percorso di ritorno. Questa opzione è ideale quando l'utente desidera ricevere i report delle email respinte, provenienti da diversi indirizzi 'Da', in una casella di posta comune. Ad esempio, supponiamo che Lei abbia i seguenti indirizzi email - amelia@zylker.com, patricia@zylker.com e jennie@zylker.com. È possibile impostare un indirizzo email comune bounce@zylker.com come percorso di ritorno che riceve i report delle email respinte provenienti dagli indirizzi email sopra menzionati.
Andare su Setup > Channels > Email > Email Deliverability > Email Relay.
Nella pagina Email Relay Settings, fare clic su + New Server.
Nella pagina Add New Server inserire i dettagli.
Nella sezione Server Details, eseguire le seguenti operazioni:
Inserire il Server Name.
Scegliere un numero di Port dall'elenco a discesa.
Specificare il Daily mail limit.
Scegliere una delle Secure connections: SSL, TLS o Never.
Nella sezione Domain Settings, eseguire le seguenti operazioni:
Domain in this server: Selezionare un dominio dall'elenco a discesa.
Tutti i domini aggiunti per l'autenticazione email saranno elencati qui. È anche possibile aggiungere un nuovo dominio.
Type of email: Selezionare i tipi di email dall'elenco a discesa.
DKIM Authentication: Selezionare Enable per consentire a Zoho di firmare il DKIM per le email instradate tramite il server relay.
Fare clic su Copy to Clipboard e incollare la chiave pubblica nelle impostazioni DNS. Scegliere un Port numero dall'elenco a discesa.
Selezionare Bounce Management con Zoho CRM se si desidera che le email respinte vengano restituite a Zoho CRM.
Deselezionare se si desidera impostare il percorso di ritorno desiderato: Inserire l'indirizzo email desiderato se si sceglie un indirizzo email personalizzato come percorso di ritorno predefinito.Nella sezione Authentication eseguire le seguenti operazioni:
Fare clic su Yes o No per indicare se l'autenticazione è richiesta o meno.
Se si sceglie Yes, inserire il Service provider dell'host, Username e Password per l'autenticazione.
Per i provider di servizi email supportati, verrà richiesto di accedere tramite OAuth.
Nel caso in cui il Suo provider di servizi non sia elencato, scegliere others dal menu a discesa e accedere tramite il metodo di accesso tradizionale basato su password.
Fare clic su Configure.
Nota: Se il limite massimo di invio email in un server relay viene raggiunto, le email successive verranno inviate dal server CRM.
Visualizzare le informazioni del server
Nella sezione informazioni server della pagina Email Relay Settings, sarà possibile visualizzare tutti i server configurati. Nel caso in cui non si stia utilizzando temporaneamente un server, è possibile disattivarlo. È anche possibile eliminare un server se si desidera interrompere l'invio di email da esso.
- È possibile impostare un massimo di cinque domini a seconda del Suo abbonamento CRM. È possibile configurare più server relay (fino a cinque) per un singolo dominio.
- Per qualsiasi motivo, se le email in uscita non riescono a essere recapitate dal server relay, verranno inviate tramite il server di Zoho CRM.
- Dopo tre fallimenti ripetuti (in un giorno), all'utente verrà inviata un'email di avviso. Il server relay non verrà utilizzato per inviare email fino al giorno successivo.
Suggerimenti per la risoluzione dei problemi
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