Impostazione delle preferenze email
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Gli utenti di CRM svolgono una varietà di attività a seconda della loro posizione nell'organizzazione e come parte delle responsabilità lavorative individuali. Per svolgere queste attività, gli amministratori forniscono agli utenti livelli di accesso appropriati ai vari moduli, record o campi.
Quando si tratta di condivisione delle email, può essere laborioso decidere e impostare i livelli di accesso di ogni singolo utente ogni volta che un nuovo utente entra nell'organizzazione, cambia reparto o viene promosso a un ruolo superiore. Come soluzione, Zoho CRM dispone delle Preferenze email, che semplificano l'impostazione dei permessi di condivisione delle email poiché vengono configurati a livello di ruolo.
Impostazione delle preferenze email
Le preferenze email consentono agli utenti con profilo amministratore di impostare i permessi di condivisione delle email in base ai ruoli. Ad esempio, se l'organizzazione richiede che tutti i Vice Responsabili condividano le email con i colleghi secondo necessità, è molto più semplice impostare il permesso di condivisione email per questo ruolo come Preferenza dell'utente. In questo modo, qualsiasi utente che ricopre il ruolo di Vice Responsabile avrà lo stesso privilegio.
Pertanto, non appena a un utente viene assegnato un ruolo, il permesso di condivisione email predefinito viene applicato automaticamente. Inoltre, saranno applicabili anche i domini esclusi e l'elenco degli utenti o dei ruoli con cui le email possono essere condivise.
Nota
- Le email degli utenti in un ruolo verranno condivise con i membri del ruolo immediatamente superiore per impostazione predefinita. Questo non può essere modificato.
- Se il permesso di condivisione viene modificato per gli utenti esistenti, i permessi precedenti verranno sovrascritti.
- Se il permesso di condivisione di un utente esistente viene aggiornato, in modo tale che vi sia una discrepanza tra i permessi assegnati all'utente e al suo ruolo, il permesso basato sul ruolo avrà la precedenza.
Per impostare le preferenze di condivisione email
- Andare su Setup > Channels > Emails > Email Configuration > Email Sharing.
- Fare clic su Preferences.
- Selezionare un ruolo specifico e sotto Sharing, scegliere un permesso dall'elenco a discesa.
- Inserire i Excluded Domains e fare clic su Done.
Questa opzione apparirà solo se si sceglie il permesso di condivisione come Public. - Sotto Emails Shared with fare clic su Click to update hierarchy.
L'opzione Click to update hierarchy non sarà disponibile se il permesso di condivisione è impostato su Private.
- Nella pagina Email Sharing Setting, selezionare Roles, Peers o Subordinate roles.
- Fare clic su Show Users e selezionare gli utenti desiderati, se si desidera condividere con utenti specifici.
- Fare clic su Done.
- Fare clic su Apply now e selezionare New & existing users oppure solo New user's.
- Se si sceglie New & existing users, fare clic su Proceed nel popup di avviso.
- Fare clic su Revert per ripristinare i permessi di condivisione.
Gli utenti di CRM svolgono una varietà di attività a seconda della loro posizione nell'organizzazione e come parte delle responsabilità lavorative individuali. Per svolgere queste attività, gli amministratori forniscono agli utenti livelli di accesso appropriati ai vari moduli, record o campi.
Quando si tratta di condivisione delle email, può essere laborioso decidere e impostare i livelli di accesso di ogni singolo utente ogni volta che un nuovo utente entra nell'organizzazione, cambia reparto o viene promosso a un ruolo superiore. Come soluzione, Zoho CRM dispone delle Preferenze email, che semplificano l'impostazione dei permessi di condivisione delle email poiché vengono configurati a livello di ruolo.
Impostazione delle preferenze email
Le preferenze email consentono agli utenti con profilo amministratore di impostare i permessi di condivisione delle email in base ai ruoli. Ad esempio, se l'organizzazione richiede che tutti i Vice Responsabili condividano le email con i colleghi secondo necessità, è molto più semplice impostare il permesso di condivisione email per questo ruolo come Preferenza dell'utente. In questo modo, qualsiasi utente che ricopre il ruolo di Vice Responsabile avrà lo stesso privilegio.
Pertanto, non appena a un utente viene assegnato un ruolo, il permesso di condivisione email predefinito viene applicato automaticamente. Inoltre, saranno applicabili anche i domini esclusi e l'elenco degli utenti o dei ruoli con cui le email possono essere condivise.
Nota
- Le email degli utenti in un ruolo verranno condivise con i membri del ruolo immediatamente superiore per impostazione predefinita. Questo non può essere modificato.
- Se il permesso di condivisione viene modificato per gli utenti esistenti, i permessi precedenti verranno sovrascritti.
- Se il permesso di condivisione di un utente esistente viene aggiornato, in modo tale che vi sia una discrepanza tra i permessi assegnati all'utente e al suo ruolo, il permesso basato sul ruolo avrà la precedenza.
Per impostare le preferenze di condivisione email
- Andare su Setup > Channels > Emails > Email Configuration > Email Sharing.
- Fare clic su Preferences.
- Selezionare un ruolo specifico e sotto Sharing, scegliere un permesso dall'elenco a discesa.
- Inserire i Excluded Domains e fare clic su Done.
Questa opzione apparirà solo se si sceglie il permesso di condivisione come Public. - Sotto Emails Shared with fare clic su Click to update hierarchy.
L'opzione Click to update hierarchy non sarà disponibile se il permesso di condivisione è impostato su Private. - Nella pagina Email Sharing Setting, selezionare Roles, Peers o Subordinate roles.
- Fare clic su Show Users e selezionare gli utenti desiderati, se si desidera condividere con utenti specifici.
- Fare clic su Done.
- Fare clic su Apply now e selezionare New & existing users oppure solo New user's.
- Se si sceglie New & existing users, fare clic su Proceed nel popup di avviso.
- Fare clic su Revert per ripristinare i permessi di condivisione.
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