SharePoint per Zoho CRM

Nota: Si prega di notare che l'estensione SharePoint per Zoho CRM è disponibile nei datacenter US, EU, CN, IN, AU, CA, e JP.

Installazione dell'estensione

1. Andare su Setup > Marketplace > All.
2. In All Extensions, cercare e fare clic su SharePoint.
   Verranno visualizzati i dettagli dell'estensione.
3. Fare clic su Install.
4. Accettare i termini di servizio e fare clic su Install.
5. Nella schermata successiva, confermare l'utente di accesso, accettare i termini di servizio e fare clic su Continue to Install.
   
   
6. Scegliere una delle seguenti opzioni, quindi fare clic su Confirm:
1. Install for admins only - L'estensione verrà installata nel CRM solo per gli utenti con profilo amministratore.
2. Install for all users - L'estensione verrà installata nel CRM per tutti gli utenti.
3. Choose profiles - L'estensione verrà installata nel CRM per gli utenti selezionati manualmente. Scegliere questa opzione, fare clic su Confirm, quindi selezionare i profili desiderati.
   L'estensione verrà installata automaticamente per gli utenti specificati.
   
   
7. Fare clic su Authorize se si dispone già di un account SharePoint. In caso contrario, fare clic su Sign up.
   
   
8. Dopo l'autorizzazione avvenuta con successo, i seguenti componenti verranno inclusi nel proprio account Zoho CRM:
   
1. Sharepoint webtab
2. Sharepoint shared items elenco correlato nei moduli Lead, Contatti e Fornitori
3. Sharepoint files elenco correlato nei moduli Account e Trattative

Configurazione delle impostazioni dell'estensione

1. Navigare alla webtab SharePoint.
   Verrà visualizzata la pagina Setup.
   
   
2. In Sites Selection, scegliere All Sites o Specific Site.
1. All sites - Gli elenchi e le librerie di tutti i siti SharePoint verranno caricati all'interno di Zoho CRM. In questo caso, il sito SharePoint predefinito sarà il sito principale.
2. Specific site - Gli elenchi e le librerie solo dei siti selezionati verranno caricati all'interno di Zoho CRM. Qui è possibile selezionare il sito desiderato dall'elenco a discesa. Verrà inoltre richiesto di definire un sito principale.
   
   
3. Successivamente, scegliere Yes o No per gestire le librerie SharePoint per moduli specifici dei record di Zoho CRM.
1. Yes - È possibile definire le impostazioni per creare cartelle in SharePoint per ogni trattativa e account di Zoho CRM e gestire i file per quei record direttamente da Zoho CRM.
2. No - Non sarà possibile accedere alle librerie SharePoint. Verrà richiesto di definire le impostazioni per accedere alle librerie SharePoint.
4. Successivamente, è possibile creare cartelle nelle librerie SharePoint per i record relativi ai moduli Trattative e Account di Zoho CRM, con un percorso e nomi di cartelle univoci a scelta. Il percorso è dove è possibile definire se la nuova cartella deve essere creata all'interno del contatto associato, dell'account o della cartella radice.
1. Deals - Attivare ON se è necessaria una cartella separata per il modulo Trattative. Selezionare un Path e un Folder Name dal rispettivo menu a discesa.
2. Accounts - Attivare ON se è necessaria una cartella separata per il modulo Account. Il percorso sarà la cartella radice per impostazione predefinita e non potrà essere modificato. Selezionare un Folder Name dal menu a discesa.
   
   
5. Fare clic su Next.
   Nella schermata successiva, è possibile configurare la sincronizzazione dei contatti da SharePoint a Zoho CRM.

1. Nella sezione Contact Sync della pagina Setup, attivare ON per sincronizzare i contatti da SharePoint a Zoho CRM.
   Per impostazione predefinita, il Sync Type è One Way e il Sync Behavior è Sharepoint to Zoho CRM, poiché l'estensione supporta solo la sincronizzazione unidirezionale.
2. In Sync Occurrence, impostare la sincronizzazione su daily o weekly.
3. In CRM Module, scegliere se si desidera mappare i contatti al modulo Leads o Contacts.
4. Fare clic su Save.
   
   La sincronizzazione dei dati avverrà nell'estensione in base a queste configurazioni. È possibile modificare queste impostazioni in qualsiasi momento accedendo all'icona nella webtab SharePoint.

Accesso ai dati SharePoint da Zoho CRM

In base alla configurazione impostata, è possibile accedere all'elenco dei siti SharePoint nella webtab SharePoint. Fare clic su un sito specifico per accedere alle librerie del rispettivo sito.

1. Selezionando un sito specifico, si verrà indirizzati alla sua dashboard.
2. Nella sezione Home, verranno visualizzate informazioni statistiche, come il numero di file, il numero di pagine e i dettagli di archiviazione di quel particolare sito per gli ultimi sette giorni.
   
   
3. Nella sezione Documents, verranno elencati tutti i file e le cartelle disponibili all'interno di quel particolare sito SharePoint.
   
   
4. Fare clic su una cartella per accedere a tutti gli elementi al suo interno.

Creazione di file/cartelle in SharePoint da Zoho CRM

1. Navigare alla webtab SharePoint.
2. Selezionare il sito SharePoint desiderato e scegliere la libreria in cui si desidera creare file o cartelle.
3. Fare clic sul pulsante Create new nell'angolo in alto a destra e selezionare File o Folder.
   
   
4. Per le cartelle, inserire un nome per la cartella e fare clic su Save.
   Una cartella con il nome specificato verrà creata nel rispettivo sito SharePoint.
   
   
5. Per i file, scegliere i file dal proprio desktop o dal modulo Documenti di Zoho CRM e caricarli nella cartella specificata. Fare clic su Save.
   Il file verrà aggiunto al rispettivo sito SharePoint.
   
   

Nota: Verrà visualizzata la barra di navigazione (breadcrumb), che è possibile utilizzare per navigare verso una cartella specifica e creare file o cartelle secondo le proprie esigenze.

Gestione dei documenti SharePoint da Zoho CRM

1. Selezionare il sito SharePoint e navigare alla libreria di documenti desiderata nel pannello di sinistra.
2. Selezionando la libreria, verranno elencate le cartelle e i file.
3. Posizionare il cursore sull'icona nella colonna Actions di un particolare file o cartella per eseguire le azioni desiderate.

1. Selezionare il file o la cartella desiderata.
   È possibile utilizzare l'opzione di ricerca per trovare un file o una cartella dall'elenco disponibile.
2. Posizionare il cursore sull'icona nella colonna Actions.
   
   
3. Selezionare l'opzione Move to o Copy to.
   Verrà visualizzata una vista elenco in cui è possibile scegliere la cartella di destinazione.
4. Scegliere una cartella di destinazione e fare clic rispettivamente sul pulsante Move Here o Copy Here nell'angolo in basso a destra.
   Il contenuto della cartella di origine verrà spostato o copiato nella cartella di destinazione scelta.
   
   
   
   

Nota: Poiché è possibile copiare un elemento solo in una cartella, gli elementi file disponibili nella vista elenco saranno visualizzati in grigio per evitare che vengano selezionati come destinazione.

1. Selezionare il file o la cartella desiderata.
   È possibile utilizzare l'opzione di ricerca per trovare un file o una cartella dall'elenco disponibile.
2. Posizionare il cursore sull'icona nella colonna Actions.
3. Selezionare l'opzione Share.
   
   
4. La finestra Share with Sharepoint apparirà con un'opzione di condivisione predefinita. È possibile fare clic sull'opzione predefinita per modificare il tipo di condivisione. Esistono tre tipi di condivisione:
1. People in the same organization with this link: Condivisione con gli utenti della stessa organizzazione SharePoint.
2. People with existing access: Condivisione del file o della cartella con utenti che hanno già accesso a un particolare file/cartella con permessi specifici.
3. Specific user: Condivisione di un file/cartella con un utente specifico.
   Quando si sceglie l'opzione "People with existing access", non sarà disponibile l'opzione Other settings per abilitare i permessi di modifica.
5. Fare clic su Apply.
   
   
6. Nell'opzione Share with, selezionare Lead o Contact dal menu a discesa e utilizzare l'opzione di ricerca per selezionare un lead o un contatto specifico.
   Fare clic sul pulsante Add more per aggiungere altri lead o contatti all'elenco. È possibile aggiungere un massimo di cinque membri.
   
   
7. In Permissions, è possibile visualizzare i permessi impostati per il file o la cartella da condividere. È anche possibile modificare in View o Edit dall'elenco a discesa secondo le proprie esigenze.
8. Nel campo Message, aggiungere un messaggio per l'utente.
9. Fare clic su Share.
   Il file o la cartella verrà condiviso con l'utente o gli utenti scelti, che riceveranno un'email di notifica.

1. Preview: Verrà visualizzata un'anteprima del file scelto dai siti SharePoint.
2. Download: È possibile scaricare il file sul proprio sistema locale facendo clic sul pulsante di download.
3. Save to Zoho CRM: È possibile archiviare il file nel modulo Documenti di Zoho CRM.
   

Gestione di file e cartelle negli elenchi correlati

1. Aprire un record nei moduli Trattative o Account.
2. Fare clic sull'elenco correlato SharePoint Files.
   Verranno elencati tutti i file associati a quel particolare record in SharePoint.
3. La posizione della cartella in SharePoint verrà visualizzata nella barra di navigazione (breadcrumb).
   
   
4. Per aggiungere un nuovo file, fare clic su Create File.
5. Scegliere i file dal proprio desktop o dal modulo Documenti di Zoho CRM e caricarli nella cartella specificata. Fare clic su Save.
   Il file verrà aggiunto al rispettivo sito SharePoint.
6. È possibile utilizzare l'opzione di ricerca per trovare un file dall'elenco disponibile.
   
7. Così come si gestiscono i file e le cartelle nella SharePoint webtab, è possibile gestirli anche nell'elenco correlato SharePoint Files.
   
   

Nota: Si prega di notare che questa funzionalità può essere estesa ai moduli personalizzati, oltre ai moduli predefiniti Trattative e Account. Tuttavia, la funzionalità è supportata solo per la versione dell'estensione 7.0 e successive.

 

Per abilitare l'estensione SharePoint per Zoho CRM a funzionare con i propri moduli personalizzati, seguire questi passaggi:

1. Scaricare il file ZIP fornito su GitHub.
   
2. Effettuare le modifiche al codice necessarie secondo le istruzioni.
   
3. Creare un widget nel proprio account Zoho CRM utilizzando il codice modificato.
   

Questo consentirà di integrare l'estensione SharePoint con tutti i propri moduli personalizzati, in modo simile a come funziona con i moduli predefiniti Trattative e Account.

1. Aprire un record nei moduli Contatti, Lead o Fornitori.
2. Fare clic sull'elenco correlato SharePoint Shared Files.
   Verranno elencati tutti i file associati a quel particolare record in SharePoint.
3. È possibile utilizzare l'opzione di ricerca per trovare un file o una cartella dall'elenco disponibile.
   
   
4. Per condividere un nuovo file, fare clic su Share.
5. Nel pop-up, selezionare i file dai siti SharePoint desiderati.
6. Utilizzando la barra di navigazione (breadcrumb), è possibile navigare verso qualsiasi cartella specifica.
7. Selezionare una cartella o i file all'interno di una cartella e fare clic su Next.
   
   
8. In Permissions, impostare i permessi per il file o la cartella da condividere. Scegliere View o Edit dall'elenco a discesa secondo le proprie esigenze.
9. Nel campo Message, aggiungere un messaggio per l'utente.
10. Fare clic su Share.
    Il file o la cartella verrà condiviso con l'utente scelto, che riceverà un'email di notifica.

Disinstallazione dell'estensione

1. Navigare su Setup > Marketplace > All > Installed Extensions.
2. Trovare l'estensione SharePoint e fare clic su Uninstall.
3. Fare clic su OK per confermare.
   L'estensione verrà disinstallata.