Aggiungere, importare, modificare e re-invitare utenti
In Zoho CRM, un utente è colui che gestisce i record, sia propri che condivisi da altri utenti, all'interno dell'organizzazione. Oltre ad accedere ai dati del CRM, alcuni utenti possono svolgere funzioni amministrative per il corretto funzionamento dell'account CRM. In qualità di amministratori, è possibile aggiungere utenti all'account Zoho CRM dell'organizzazione, consentendo ai dipendenti di svolgere le proprie attività quotidiane in modo indipendente.
L'aggiunta di utenti nel CRM si basa sull'edizione e sul numero di licenze utente. Ogni utente può accedere al proprio account con un indirizzo email e una password. Ad ogni utente viene assegnato un ruolo e un profilo. Il profilo determina a quali funzionalità l'utente può accedere e il ruolo determina a quali dati l'utente può accedere in base alla gerarchia dell'organizzazione.
Alcuni componenti aggiuntivi e plug-in di Zoho CRM devono essere abilitati per gli utenti prima che possano accedere alla funzionalità, come le licenze per l'edizione mobile, il componente aggiuntivo Zoho Mail, il plug-in per Microsoft Outlook e altro. Vedi anche Gestione profilo
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Tipi di profili utente
Amministratori: Utenti che possono accedere all'intero sistema. Deve esserci almeno un Amministratore che possa accedere a tutti i dati e a tutte le funzionalità dell'account Zoho CRM . Esempio: CEO o qualsiasi livello apicale nella gerarchia dell'organizzazione come dirigenti o top management.
Utenti standard: Utenti che possono accedere ai dati in base alle autorizzazioni (profili) e ai ruoli definiti nell'organizzazione. Esempio: Responsabili vendite, responsabili marketing, agenti di supporto, ecc.
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti abilitata nel proprio profilo possono accedere all'elenco degli utenti ed eseguire attività come l'aggiunta di singoli utenti, l'importazione di più utenti, la modifica e l'aggiornamento dei dettagli degli utenti esistenti e la visualizzazione delle app e dei componenti aggiuntivi attivati per ciascun utente. La pagina dei dettagli di un utente fornirà anche le informazioni sui plug-in e i componenti aggiuntivi attivati per l'utente. Assicurarsi di aver creato i ruoli e i profili appropriati prima di aggiungere o importare utenti, poiché dovranno essere assegnati agli utenti aggiunti.
Aspetti da considerare durante l'aggiunta di utenti
Una volta creato l'account, il super amministratore deve confermare l'account. Se un utente viene invitato prima della conferma, l'email di invito non verrà inviata. Il super amministratore deve confermare l'account e re-invitare l'utente.
- L'Amministratore aggiunge un utente fornendo alcuni dettagli di base come nome, indirizzo email, ruolo e profilo.
- È possibile aggiungere più utenti anche importando un file con dettagli come nome, email, indirizzo, ruolo e profilo.
- Quando gli utenti vengono aggiunti manualmente, il sistema invia automaticamente un'email di invito all'indirizzo email dell'utente . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
- Se gli utenti vengono importati nel sistema, gli inviti via email devono essere inviati manualmente cliccando il pulsante re-invita . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
- Gli utenti devono accettare l'invito cliccando sul link di accesso nell'email di invito entro 7 giorni dalla ricezione .
- Dopo aver accettato l'invito, l'utente completa la procedura applicabile tra le seguenti:
- L'utente è nuovo su Zoho e non possiede un account Zoho:
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione.
- L'utente si registrerà e creerà un account con Zoho.
- Dopo aver creato l'account, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
- L'utente deve confermare l'indirizzo email accedendo al link inviato nell'email di conferma.
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione.
- L'utente possiede già un account con Zoho, ma non possiede un account Zoho CRM:
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
- L'utente accederà all'account Zoho CRM associato all'account dell'azienda.
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
Aggiungere utenti
Nell'Edizione gratuita è possibile aggiungere fino a 3 utenti. Nelle altre Edizioni, il numero di utenti che è possibile aggiungere si basa sulle licenze utente acquistate.
Per aggiungere utenti
- Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore .
Anche gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono aggiungere utenti. - Andare su Impostazioni > Generale > Utenti .
- Nella pagina Utenti , cliccare + Aggiungi nuovo utente .
- Nella pagina Aggiungi nuovo utente , inserire i seguenti dettagli:
- Nome & Cognome : Inserire il nome dell'utente.
- Email : Inserire un indirizzo email valido dell'utente che non sia già stato utilizzato per creare un account Zoho CRM.
Un invito verrà inviato a questo indirizzo email. - Ruolo : Scegliere il ruolo dell'utente nell'organizzazione.
- Profilo : Scegliere un profilo che definisce i diritti di accesso dell'utente nell'account Zoho CRM.
È possibile aggiungere altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc., dopo aver aggiunto l'utente. - Territorio : Assegnare un territorio all'utente.
Questa opzione sarà disponibile solo se si abilitano i Territori.
È obbligatorio inserire i dettagli Nome, Email, Ruolo e Profilo .
- Nome & Cognome : Inserire il nome dell'utente.
- Cliccare Salva .
Il sistema invia un invito all'indirizzo email dell'utente. Solo quando l'utente accetta l'invito, lo stato dell'utente cambierà in Confermato .
Importazione utenti
L'importazione degli utenti è un modo pratico per aggiungere più utenti nel sistema CRM o aggiornare le informazioni degli utenti esistenti. Gli utenti con profilo Amministratore o Autorizzazione gestione utenti possono importare utenti nel proprio account dell'organizzazione
Formati supportati per l'importazione : .xls, .xlsx, .csv
Limitazioni dell'importazione: È possibile importare un massimo di 1000 utenti alla volta. Tuttavia, il numero di utenti che possono essere aggiunti all'account CRM dipende dal numero di licenze utente acquistate.
Nota:
- Durante l'importazione, gli utenti vengono associati al Ruolo e al Profilo utilizzando Nome ruolo o ID ruolo e Nome profilo o ID profilo.
- Gli utenti esistenti possono essere aggiornati in base all'ID utente o all'indirizzo email.
- Una volta importati gli utenti, le email di invito non vengono inviate automaticamente. È necessario invitarli manualmente cliccando il pulsante re-invita .
- In base all'edizione CRM sottoscritta e al numero di licenze utente disponibili, gli utenti verranno importati. Ad esempio, se l'edizione CRM consente 3 utenti e ne avete già 2, solo un utente (il primo utente menzionato nel file di importazione) verrà aggiunto all'account CRM.
Per importare utenti
- Andare su Impostazioni > Generale > Utenti.
- Nella scheda Utenti, cliccare il menu vicino al pulsante +Nuovo utente e scegliere l'opzione Importa utenti
- Nella pagina Importa utenti è possibile cliccare Trascina e rilascia il file oppure Sfoglia il file. È anche possibile scaricare un file di esempio per compilare i dati utente e poi importarlo.
- Cliccare Avanti .
- Nella schermata Cosa si desidera fare con i record nel file?, scegliere Aggiungi come nuovi utenti o Aggiorna solo utenti esistenti, oppure Entrambi.
- Se si sceglie Aggiorna solo utenti esistenti o Entrambi, procedere come segue:
- In Trova utenti esistenti in base a, scegliere ID utente o Email.
- Selezionare 'Non aggiornare i valori vuoti per gli utenti esistenti' per evitare la sovrascrittura dei valori vuoti per gli utenti esistenti.
- Cliccare Avanti .
- Mappare i campi importati con i campi CRM appropriati
- Cliccare Avanti per completare l'importazione.
Vedi anche: Importazione dati in Zoho CRM
In base all'edizione CRM sottoscritta e al numero di licenze utente disponibili, gli utenti verranno importati. Ad esempio, se l'edizione CRM consente 3 utenti e ne avete già 2, solo un utente (il primo utente menzionato nel file di importazione) verrà aggiunto all'account CRM.
Nota:
Mancata corrispondenza del Data Center
Durante l'aggiunta o l'importazione di utenti nel proprio account, se l'indirizzo email dell'utente è già registrato presso un data center, non sarà possibile registrarlo con un altro data center. Ad esempio, se il Sig. John Parker è registrato con l'indirizzo email john.parker@zylker.com nel data center EU, non sarà possibile aggiungerlo nel data center US utilizzando lo stesso indirizzo email.
Tuttavia, è possibile aggiungere lo stesso utente al proprio account utilizzando le opzioni seguenti:
- Richiedere all'utente di eliminare la registrazione con il data center esistente e poi aggiungerlo al proprio account.
- Richiedere all'utente di migrare il proprio account al data center della propria organizzazione.
Mappatura degli orari dei turni durante l'importazione degli utenti
Le Informazioni locali degli utenti includono i campi relativi ai turni - Turno attuale, Turno successivo e Turno effettivo - per ogni utente. Durante l'importazione degli utenti, è possibile mappare i dati relativi ai turni dal file con questi campi in Zoho CRM manualmente o utilizzando Applica mappatura automatica.
È possibile mappare i campi del turno attuale e del turno successivo del file con l'ID orario turno o il Nome turno dei campi Turno attuale e Turno successivo in Zoho CRM rispettivamente.
Allo stesso modo, è possibile mappare il campo contenente la data di efficacia del turno successivo con il campo Turno effettivo da in Zoho CRM. È anche possibile selezionare un Formato data per determinare come le date appaiono nel CRM.
Dopo aver importato gli utenti con i campi relativi ai turni mappati, tutti i dati dei turni corrispondenti possono essere visualizzati nelle Informazioni locali degli utenti.
Modifica degli utenti
Quando si aggiunge un utente, inizialmente si specificano solo il nome, l'indirizzo email, il ruolo e i dettagli del profilo. È possibile aggiungere gli altri dettagli dell'utente come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc., successivamente, quando necessario.
Per modificare i dettagli di un utente
- Andare su Impostazioni > Generale > Utenti.
- Nella pagina Utenti , selezionare l'utente dall'elenco per modificare i dettagli o aggiungere ulteriori informazioni.
- Nella sezione Dettagli utente , cliccare Modifica per la sezione corrispondente in cui si desidera modificare i dettagli dell'utente. È possibile fornire i seguenti dettagli:
- Telefono, Cellulare, Sito web, Fax e Data di nascita: Inserire le informazioni di contatto e biografiche dell'utente.
- Informazioni indirizzo: Inserire i dettagli completi dell'indirizzo dell'utente.
- Lingua: Impostare la lingua per l'account Zoho CRM dell'utente.
- Impostazioni locali paese: Selezionare il paese dell'utente dall'elenco.
- Formato data: Selezionare il formato preferito della data dall'elenco delle opzioni disponibili. (Il formato della data verrà popolato in base alle impostazioni locali del paese dell'utente e può essere modificato in base alle preferenze individuali).
- Formato ora: Scegliere tra il formato 12 ore o 24 ore.
- Fuso orario: Impostare il fuso orario per l'account Zoho CRM dell'utente.
- Telefono, Cellulare, Sito web, Fax e Data di nascita: Inserire le informazioni di contatto e biografiche dell'utente.
- Cliccare Salva .
Re-invito degli utenti
Qualsiasi utente aggiunto manualmente riceverà un'email di invito con un link per unirsi all'account CRM. Se un utente non accetta l'invito inviato dall'Amministratore entro sette giorni, l'amministratore può reinviare l'invito agli utenti. Gli utenti che non hanno accettato l'invito a unirsi all'account CRM dell'organizzazione saranno elencati sotto Utenti non confermati . Qui è possibile reinviare un invito solo agli utenti non confermati. Se l'utente è disattivato, sarà necessario attivarlo prima. Vedi anche Attivare utenti
In alternativa, se si importano gli utenti tramite la funzionalità di importazione utenti, l'email di invito tramite l'opzione Re-invita deve essere inviata manualmente a ciascun utente.
Per re-invitare un utente
- Accedere a Zoho CRM con privilegi di Amministratore .
- Andare su Impostazioni > Generale > Utenti.
- Nella pagina Utenti , selezionare l'utente desiderato. Nella sezione Dettagli utente cliccare Re-invita.
- In alternativa, è possibile anche andare alla vista Utenti non confermati e selezionare l'utente da re-invitare. Un'email di invito verrà inviata all'indirizzo email dell'utente.
Aspetti da ricordare:
| Quando si viene invitati all'account CRM dell'Azienda A e... |
Cosa è necessario fare |
| Non si possiede un account CRM esistente. |
Cliccare sul link di accesso nell'email di invito per unirsi all'account dell'Azienda A. |
| Si fa già parte dell'account dell'organizzazione dell'Azienda B. |
Cliccare sul link di accesso nell'email di invito per unirsi all'account dell'Azienda A poiché Zoho CRM supporta l'accesso a più organizzazioni CRM utilizzando lo stesso indirizzo email. |
In Zoho CRM, un utente è colui che gestisce i record, sia propri che condivisi da altri utenti, all'interno dell'organizzazione. Oltre ad accedere ai dati del CRM, alcuni utenti possono svolgere funzioni amministrative per il corretto funzionamento dell'account CRM. In qualità di amministratori, è possibile aggiungere utenti all'account Zoho CRM dell'organizzazione, consentendo ai dipendenti di svolgere le proprie attività quotidiane in modo indipendente.
L'aggiunta di utenti nel CRM si basa sull'edizione e sul numero di licenze utente. Ogni utente può accedere al proprio account con un indirizzo email e una password. Ad ogni utente viene assegnato un ruolo e un profilo. Il profilo determina a quali funzionalità l'utente può accedere e il ruolo determina a quali dati l'utente può accedere in base alla gerarchia dell'organizzazione.
Alcuni componenti aggiuntivi e plug-in di Zoho CRM devono essere abilitati per gli utenti prima che possano accedere alla funzionalità, come le licenze per l'edizione mobile, il componente aggiuntivo Zoho Mail, il plug-in per Microsoft Outlook e altro. Vedi anche Gestione profilo
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Tipi di profili utente
Amministratori: Utenti che possono accedere all'intero sistema. Deve esserci almeno un Amministratore che possa accedere a tutti i dati e a tutte le funzionalità dell'account Zoho CRM . Esempio: CEO o qualsiasi livello apicale nella gerarchia dell'organizzazione come dirigenti o top management.
Utenti standard: Utenti che possono accedere ai dati in base alle autorizzazioni (profili) e ai ruoli definiti nell'organizzazione. Esempio: Responsabili vendite, responsabili marketing, agenti di supporto, ecc.
Gli utenti con l'autorizzazione Gestione utenti abilitata nel proprio profilo possono accedere all'elenco degli utenti ed eseguire attività come l'aggiunta di singoli utenti, l'importazione di più utenti, la modifica e l'aggiornamento dei dettagli degli utenti esistenti e la visualizzazione delle app e dei componenti aggiuntivi attivati per ciascun utente. La pagina dei dettagli di un utente fornirà anche le informazioni sui plug-in e i componenti aggiuntivi attivati per l'utente. Assicurarsi di aver creato i ruoli e i profili appropriati prima di aggiungere o importare utenti, poiché dovranno essere assegnati agli utenti aggiunti.
Aspetti da considerare durante l'aggiunta di utenti
Una volta creato l'account, il super amministratore deve confermare l'account. Se un utente viene invitato prima della conferma, l'email di invito non verrà inviata. Il super amministratore deve confermare l'account e re-invitare l'utente.
- L'Amministratore aggiunge un utente fornendo alcuni dettagli di base come nome, indirizzo email, ruolo e profilo.
- È possibile aggiungere più utenti anche importando un file con dettagli come nome, email, indirizzo, ruolo e profilo.
- Quando gli utenti vengono aggiunti manualmente, il sistema invia automaticamente un'email di invito all'indirizzo email dell'utente . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
- Se gli utenti vengono importati nel sistema, gli inviti via email devono essere inviati manualmente cliccando il pulsante re-invita . Altri dettagli come numeri di telefono, indirizzo, foto, fax, sito web, data di nascita, lingua, ecc. possono essere inseriti dopo l'aggiunta dell'utente.
- Gli utenti devono accettare l'invito cliccando sul link di accesso nell'email di invito entro 7 giorni dalla ricezione .
- Dopo aver accettato l'invito, l'utente completa la procedura applicabile tra le seguenti:
- L'utente è nuovo su Zoho e non possiede un account Zoho:
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione.
- L'utente si registrerà e creerà un account con Zoho.
- Dopo aver creato l'account, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
- L'utente deve confermare l'indirizzo email accedendo al link inviato nell'email di conferma.
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente verrà reindirizzato alla pagina di registrazione.
- L'utente possiede già un account con Zoho, ma non possiede un account Zoho CRM:
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
- L'utente accederà all'account Zoho CRM associato all'account dell'azienda.
- Dopo aver cliccato sul link di accesso nell'email, l'utente deve cliccare il pulsante Continua l'accesso .
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