Registrazione delle chiamate

Una parte essenziale delle attività quotidiane di un rappresentante commerciale è effettuare e ricevere chiamate. È necessario tracciare le chiamate effettuate ai clienti, pianificare le chiamate in base alla disponibilità del cliente, mantenere i dettagli delle conversazioni nel proprio database e tenere un registro delle chiamate perse per poter effettuare un follow-up. È importante registrare tutte queste informazioni in modo organizzato, indipendentemente da quanto si possa essere impegnati.

Il modulo Chiamate fornisce una piattaforma perfetta per archiviare e tracciare ogni dettaglio relativo a una chiamata. I rappresentanti commerciali possono inserire i dettagli delle chiamate come la durata, la data e l'ora delle chiamate, e le note sul contenuto delle chiamate. Questi dati possono essere utilizzati per valutare il tempo dedicato a ciascuna chiamata o il tempo medio necessario per completare una chiamata e altro ancora. I dettagli possono essere utili per generare report sui dettagli di fatturazione, lo stato delle chiamate, e il numero di chiamate effettuate al giorno.

Registrare una chiamata in corso

1. Nel modulo Chiamate, fare clic su Create a Call.
   
   È inoltre possibile associare una chiamata a un lead/contatto facendo clic su Log a Call.
   
2. Nella finestra popup Pianifica chiamata/Registra una chiamata, procedere come segue:
   
   Non è possibile aggiungere campi personalizzati nella pagina Crea chiamata. Tuttavia, è possibile personalizzare i campi esistenti utilizzando la personalizzazione del layout di pagina.
   
   • Specificare il nome del Contact/Lead da cui è arrivata la chiamata o a cui è stata effettuata la chiamata.
     
   • Inserire il Call Start Time.
     
   • Selezionare a chi è correlata la chiamata dall'elenco a discesa (ad es. account, preventivo, ordine, ecc.)
     
   • Inserire il Subject. 
   • Scegliere lo Call purpose dall'elenco a discesa.
   • Inserire il Call agenda.
     
     
   • Fare clic su Call.
     
     
     
     Il timer della chiamata indica la durata della chiamata in corso.
     
     Si verrà indirizzati all'interfaccia in cui viene effettuata la chiamata. È possibile mettere in Pausa la chiamata se necessario.
     
     
     
     Aggiungere una descrizione della chiamata nella parte inferiore della finestra della chiamata. Questa sarà visibile nel campo Description della chiamata una volta salvata.
     
   • Fare clic su End Call quando la chiamata è completata.
     
   • È possibile allegare una riunione di follow-up, una chiamata o un'attività se necessario alla chiamata. Questa verrà associata al contatto.
     
     
3. Fare clic su Save per salvare la chiamata in corso.
   

Registrare una chiamata completata

Per registrare una chiamata completata

1. Nel modulo Activities, fare clic su New Call.
   
   È inoltre possibile associare una chiamata a un lead/contatto facendo clic sul link Log a Call nella Lista correlata Open Activities nella pagina Dettagli del rispettivo record.
   
2. Nella finestra popup Create Call, procedere come segue: 
   
   • Specificare il nome del Contact/Lead da cui è arrivata la chiamata o a cui è stata effettuata la chiamata.
     
   • Inserire il Subject della chiamata.
     
   • Selezionare lo scopo della chiamata dall'elenco a discesa Call Purpose.
     
   • Nel caso di una chiamata da/verso un contatto, selezionare il record Related To, se necessario.
     
   • Selezionare il Call Type come Inbound o Outbound.
     
   • Nella sezione Call Details, fare clic su Completed Call.
     
     Per impostazione predefinita, è selezionato Current Call.
     
   • Inserire la Call Duration in minuti e secondi.
     
     
     
   • Specificare Description e Call Result.
     
3. Fare clic su Save.
   
   La chiamata viene salvata nel modulo Activities.
   
   La chiamata verrà inoltre visualizzata nella Lista correlata Attività chiuse nella pagina Dettagli del rispettivo lead/contatto.
   

Pianificare una chiamata

Pianificare le chiamate in Zoho CRM che possono essere gestite dagli utenti in un secondo momento. Ogni chiamata pianificata ha tre opzioni nella pagina dei dettagli.

• Mark as Completed - Le chiamate contrassegnate come completate verranno spostate nella Lista correlata Closed Activities nel record associato.
  
• Reschedule Call - Quando non è possibile rispettare la chiamata pianificata, è possibile ripianificarla per un momento successivo.
  
• Cancel Call - È inoltre possibile annullare una chiamata ogni volta che è necessario.
  

Queste opzioni sono disponibili nella pagina dei dettagli della chiamata, nelle viste elenco, nelle liste correlate, nei promemoria e nel calendario.

Per pianificare una chiamata

1. Nel modulo Chiamate, fare clic su Crea Call.
   
   È inoltre possibile associare una chiamata a un lead/contatto facendo clic su Log a Call.
   
2. Nella finestra popup Schedule a Call, procedere come segue: 
   
   • Specificare il nome del Contact/Lead per cui è pianificata la chiamata.
     
   • Selezionare il record Related To, se necessario.
   • Inserire il numero di telefono del chiamante nel campo 'From Number' e il numero di telefono del destinatario nel campo 'To Number'.
   • Il Call Type è selezionato per impostazione predefinita come Outbound.
     
   • Lo stato della chiamata in corso è per impostazione predefinita Pianificata.
     
   • Selezionare il proprietario della chiamata dall'elenco a discesa.
     
   • Inserire l'oggetto della chiamata.
   • Selezionare un'opzione di tempo per il Reminder dall'elenco a discesa.
     
   • Selezionare lo scopo della chiamata in uscita.
     
     
3. Fare clic su Schedule.
   

Importare le chiamate

Per le istruzioni, consultare: Importare dati in un modulo.

Nota:
È possibile importare dati presenti in formato csv o xlsx.

Quando si importano registri di chiamate, questi potrebbero essere per chiamate pianificate o chiamate registrate. A seconda del tipo di chiamata, le seguenti colonne devono essere presenti nel foglio/file. È possibile avere tutti i tipi di chiamate nello stesso file.

Per le chiamate pianificate
  1) Call Type con il valore: Outbound
  2) Call start time: qualsiasi valore data-ora futuro, ossia data-ora maggiore della data-ora corrente

Per le chiamate in uscita completate
  1) Call Type con il valore: Outbound
  2) Call start time - qualsiasi valore data-ora passato, ossia data-ora inferiore alla data-ora corrente

Per le chiamate in entrata/perse completate
 1) Call Type: Inbound o Missed
 2) Call start time - qualsiasi valore data-ora passato, ossia data-ora inferiore alla data-ora corrente

Una parte essenziale delle attività quotidiane di un rappresentante commerciale è effettuare e ricevere chiamate. È necessario tracciare le chiamate effettuate ai clienti, pianificare le chiamate in base alla disponibilità del cliente, mantenere i dettagli delle conversazioni nel proprio database e tenere un registro delle chiamate perse per poter effettuare un follow-up. È importante registrare tutte queste informazioni in modo organizzato, indipendentemente da quanto si possa essere impegnati.

Il modulo Chiamate fornisce una piattaforma perfetta per archiviare e tracciare ogni dettaglio relativo a una chiamata. I rappresentanti commerciali possono inserire i dettagli delle chiamate come la durata, la data e l'ora delle chiamate, e le note sul contenuto delle chiamate. Questi dati possono essere utilizzati per valutare il tempo dedicato a ciascuna chiamata o il tempo medio necessario per completare una chiamata e altro ancora. I dettagli possono essere utili per generare report sui dettagli di fatturazione, lo stato delle chiamate, e il numero di chiamate effettuate al giorno.