Microsoft Exchange - Guida per l'Amministratore

Disponibilità 

Autorizzazione necessaria: Amministratore

Disponibile in: Zoho CRM Enterprise e versioni superiori

Nota: Abbiamo modificato il flusso di autenticazione della nostra estensione in seguito alla migrazione di Microsoft dall'autenticazione di base a OAuth per gli utenti di Microsoft 365 / Exchange Online. 

1. Andare su Setup > Marketplace > All.
   
2. In All Extensions, cercare e selezionare MS Exchange Sync.
   
3. Fare clic su Buy Now.
   Si verrà reindirizzati alla pagina dei pagamenti, dove è possibile acquistare l'estensione. Una volta completato il pagamento, si aprirà una nuova pagina.
   
   
4. Fare clic su Install.
   
5. Accettare i Terms of Service e fare clic su Continue.
   
   
6. Selezionare una delle seguenti opzioni in Choose Users/Profiles:
• Install for admins only: l'estensione verrà installata nel CRM solo per gli utenti con profilo amministratore.
• Install for all users: l'estensione verrà installata nel CRM per tutti gli utenti.
  
• Choose profiles: l'estensione verrà installata nel CRM solo per gli utenti selezionati. Scegliere questa opzione, fare clic su Continue, quindi selezionare i profili pertinenti.
7. Fare clic su Confirm.
   
   

Autorizzazione dell'estensione

      

      

Per gli utenti Exchange Server (EWS) 

Prerequisiti  

Prima di installare l'estensione, l'amministratore di sistema, che ha accesso al server MS Exchange, deve abilitare le seguenti opzioni nel server per garantire la compatibilità dell'estensione con Zoho CRM:

• Abilitare Exchange Web Services (EWS) su una connessione SSL
• Abilitare l'autenticazione di base sul server Microsoft Exchange.

Configurazione dell'impersonificazione nel server Microsoft Exchange  

Se l'amministratore ha abilitato il server con l'impersonificazione, gli utenti sotto tale amministratore non devono autorizzarsi. Verranno invece indirizzati direttamente alla dashboard. In caso contrario, è necessaria l'autorizzazione con le credenziali Microsoft. Fare clic qui per saperne di più sull'impersonificazione.

Per abilitare la funzionalità di impersonificazione:

1. Accedere al server Microsoft Exchange.
2. Aprire Exchange Management Shell ed eseguire il seguente comando:
   C:\Windows\system32>New-ManagementRoleAssignment - Name: newimpersonationAssignmentName - Role:ApplicationImpersonation -User:user1

In questo comando, Name si riferisce a un nome definito dall'utente per l'operazione di impersonificazione e User si riferisce al nome dell'utente che necessita dell'accesso all'opzione di impersonificazione. Per ulteriori informazioni, fare clic qui.

Nota: L'estensione è supportata solo in Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016/2019 e nelle applicazioni Microsoft 365.

Per autorizzare utilizzando l'autenticazione di base e configurare la sincronizzazione:

Una volta completati tutti i prerequisiti necessari per l'estensione nel server, è possibile autorizzare l'estensione come segue:

1. In Exchange Server (EWS), inserire l'indirizzo email, la password e il nome di dominio per il proprio account Microsoft 365.
   
2. Fare clic su Submit.
   Si verrà indirizzati alla pagina delle impostazioni di sincronizzazione.
   
   
3. Scegliere un'opzione per sincronizzare i dati:
   
1. Per Con impersonificazione, fare clic su Enabled Impersonation in Microsoft Exchange
   
2. Per Senza impersonificazione, fare clic su Individual Microsoft Exchange credentials
   
4. In base alle proprie preferenze, attivare/disattivare le seguenti opzioni:
   
1. Sync Contacts
   
2. Sync Tasks (fino agli ultimi 6 mesi)
   
3. Sync Events (fino agli ultimi 6 mesi)
   
4. Sync Mails (fino agli ultimi 6 mesi)
   
5. In Sync Type, selezionare One Way o Two Way.
   
6. In Sync Behaviour, scegliere tra Microsoft to Zoho CRM o Zoho CRM to Microsoft (solo per One Way).
   
7. Selezionare il Conflict behaviour dal menu a discesa.
   
1. Zoho CRM always wins: i dati del CRM avranno la priorità in caso di conflitto.
   
2. Microsoft Exchange always wins: i dati del CRM verranno sovrascritti dai dati di Microsoft Exchange.
   
8. Fare clic su Sync now.
   La sincronizzazione dei dati avverrà in base alle impostazioni di sincronizzazione definite.

Una volta completata la sincronizzazione, il tipo di sincronizzazione, lo stato della sincronizzazione e i dettagli della sincronizzazione appariranno nella dashboard di Microsoft Exchange in Zoho CRM.
      

Avviso: le impostazioni di impersonificazione possono essere effettuate solo una volta in Zoho CRM e non possono essere modificate successivamente (la pagina non verrà più visualizzata una volta scelta l'opzione).

Per gli utenti Microsoft 365/ Exchange Online 

1. Nel proprio account CRM, fare clic sulla scheda web personalizzata MS Exchange Sync.
   
2. In Microsoft 365 / Exchange Online, fare clic su Click here.
   
3. È possibile autorizzare il proprio account Microsoft 365 utilizzando Authorization code o Client credentials.
   
1. Authorization Code implica senza impersonificazione. In altre parole, ogni utente può utilizzare le proprie credenziali e autorizzare il proprio account Microsoft 365. Con questa opzione, i Contatti, le Attività, gli Eventi e le Email da MS Exchange possono essere sincronizzati con Zoho CRM
   
2. Client Credentials implica con impersonificazione. In altre parole, con la sola autorizzazione dell'Amministratore, i dati di tutti gli utenti di quell'organizzazione verranno sincronizzati. Con questa opzione, i Contatti, gli Eventi e le Email da MS Exchange possono essere sincronizzati con Zoho CRM
4. Passare il mouse sulla scheda desiderata e fare clic su Select.
   
   
5. Accedere con le credenziali del proprio account Microsoft 365.
   
6. In base alle proprie preferenze, attivare/disattivare le seguenti opzioni:
   
1. Sync Contacts
   
2. Sync Tasks (fino agli ultimi 6 mesi; non applicabile per Client Credentials)
   
3. Sync Events (fino agli ultimi 6 mesi)
   
4. Sync Mails (fino agli ultimi 6 mesi)
   
7. In Sync Type, selezionare One Way o Two Way.
   
8. In Sync Behaviour, scegliere tra Microsoft to Zoho CRM o Zoho CRM to Microsoft (solo per One Way).
   
   
9. Selezionare il Conflict behaviour dal menu a discesa.
   
1. Zoho CRM always wins: i dati del CRM avranno la priorità in caso di conflitto.
   
2. Microsoft Exchange always wins: i dati del CRM verranno sovrascritti dai dati di Microsoft Exchange.
   
10. Fare clic su Sync now.
    La sincronizzazione dei dati avverrà in base alle impostazioni di sincronizzazione definite.

Una volta completata la sincronizzazione, il tipo di sincronizzazione, lo stato della sincronizzazione e i dettagli della sincronizzazione appariranno nella dashboard di Microsoft Exchange in Zoho CRM.
      

Accesso alle funzionalità dell'estensione 

Accesso alle Email   

Nota: la funzionalità di sincronizzazione email funzionerà solo se la funzionalità SalesInbox non è già in uso.

1. Nella homepage di Zoho CRM, fare clic su SalesInbox.
   Outlook si aprirà in SalesInbox.
2. Tutte le email sincronizzate verranno visualizzate qui. È inoltre possibile gestire tutte le email di Outlook direttamente da Zoho CRM SalesInbox. 

1. Nel proprio account CRM, fare clic sui moduli Contacts, Leads, Accounts o Deals.
   
2. Aprire un record nell'elenco.
   
3. Tutte le email corrispondenti al record verranno visualizzate nella lista correlata 'Emails'.     

Gestione degli utenti

Una volta configurate le impostazioni di sincronizzazione, la sincronizzazione dei dati avverrà in base alle impostazioni e alla pianificazione definite. In User Profile, verranno visualizzati tutti i dettagli relativi alla sincronizzazione dei dati dell'amministratore. 

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda web MS Exchange Sync.
   
2. Fare clic sull'icona  e selezionare User Management.
   Gli utenti del proprio account verranno elencati in Users.
   
   
3. In Users, attivare ON gli utenti da rendere attivi e sincronizzati con Zoho CRM.
   Solo i dati degli utenti attivi verranno sincronizzati.
   
   
4. In Sync Status, verrà visualizzato lo stato di sincronizzazione di ogni utente nel proprio account Zoho CRM. 
   
   

Accesso ai log degli eventi

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda web MS Exchange Sync.
   
2. Fare clic sull'icona e selezionare Audit logs.
   Si verrà reindirizzati alla pagina dei log degli eventi dove è possibile trovare gli eventi elencati per l'ultimo mese.
   
   

Revoca dell'autorizzazione    

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda web MS Exchange Sync.
   
2. Fare clic sull'icona e selezionare Revoke.
   L'autorizzazione verrà revocata e si verrà reindirizzati alla pagina di accesso, dove è possibile autorizzarsi nuovamente.
   
   

Modifica dell'autorizzazione    

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda web MS Exchange Sync.
   
2. Fare clic sull'icona e selezionare Change Authentication.
   L'autenticazione verrà revocata e si verrà reindirizzati alla pagina di accesso, dove è possibile autorizzarsi nuovamente.
   
   

Disinstallazione dell'estensione

1. Andare su Setup > Marketplace > All.
   
2. Fare clic su Uninstall.
   
3. Fare clic su OK.