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Sales Force Automation (SFA) in Zoho CRM

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Il Suo team commerciale ha un carico di lavoro sempre crescente: seguire i lead, chiudere le trattative, fornire report e previsioni accurati, approfondire la conoscenza del prodotto o servizio, e l'elenco continua. Rimanere al passo con tutte queste attività può essere difficile.

Man mano che la Sua azienda cresce, anche il numero e la complessità dei Suoi prodotti o servizi possono aumentare; la concorrenza diventerà probabilmente più agguerrita e i clienti si aspetteranno sempre di più da Lei. Questo si traduce in più attività, più complicate e più difficili per il Suo team commerciale.

Se non gestito, questo scenario potrebbe rapidamente portare a inefficienza, bassa produttività e, di conseguenza, perdita di fatturato.

Zoho CRM è progettato per supportare il Suo team commerciale automatizzando le attività di routine e facilitando quelle non di routine. In generale, questa applicazione della tecnologia informatica a supporto della funzione vendite della Sua azienda è chiamata Sales Force Automation (SFA).

Come è progettato Zoho CRM rispetto al ciclo di vendita?


Durante il ciclo di vendita:
  1. I lead che entrano nel sistema vengono qualificati e convertiti in contatti.
  2. Dopo la conversione, si perseguono trattative con questi contatti.
  3. Una volta chiuse le trattative, si genera fatturato per la propria organizzazione.
In qualsiasi momento, ci sono lead e trattative in diverse fasi di questo ciclo. In ogni fase, un buon team commerciale adatta le proprie attività e interazioni per portare il lead o la trattativa alla fase successiva.

Affinché ciò avvenga, è necessario un sistema per tenere traccia dei lead e delle trattative che si muovono a velocità diverse attraverso le diverse fasi del ciclo di vendita. I dati generati durante questo processo devono essere organizzati in modo tale che la persona giusta possa accedere rapidamente ai dettagli giusti al momento giusto.

In Zoho CRM, questi dati sono organizzati in moduli, record e campi.

Un modulo è un insieme di record relativi a un'entità. Ad esempio, se prendiamo "Lead" come entità:
  1. Bob e Alice sono lead.
  2. I loro record sono presenti nel modulo Lead.

Nel nostro esempio, un record includerebbe dettagli come il nome del lead, il numero di telefono del lead e la fonte del lead. Questi dettagli sono chiamati campi. Ogni campo ha un nome e un valore.

Nome del campo
Valore del campo
Nome del lead
Bob
Numero di telefono
0192837465
Fonte del lead
Chiamata a freddo

Quindi, un record è una raccolta di campi.

Possiamo rappresentare l'esempio precedente come segue:

In Zoho CRM, non creiamo un singolo record per un potenziale cliente inserendo tutti i dettagli relativi al suo percorso in quel singolo record.

Invece, suddividiamo questi dettagli in record distribuiti in diversi moduli chiamati moduli Sales Force Automation (SFA). Questo viene fatto per:
  1. Massimizzare la quantità di dettagli rilevanti per le attività del venditore
  2. Minimizzare la necessità di spostarsi tra i moduli per ottenere dettagli rilevanti
  3. Minimizzare la necessità di reinserire dettagli comuni a molti record

Moduli SFA

I moduli SFA sono Lead, Contatti, Account e Trattative.

Modulo Lead


Il modulo Lead è il luogo in cui vengono inizialmente memorizzati i dettagli dei lead in arrivo. È possibile importare i lead da fogli di calcolo, inserirli manualmente, utilizzare moduli web, ecc. Indipendentemente dalla loro provenienza, vengono memorizzati come record in questo modulo.

Man mano che i lead compiono il loro percorso unico per diventare contatti, è possibile monitorare il loro stato, aggiungere dettagli utili e collaborare con il team senza dover lasciare questo modulo. Se tutto va bene, il lead sarà presto pronto per essere convertito in un contatto.

Moduli Contatti e Account

In questa fase, il lead viene convertito in un contatto e un account.

Quando si converte un lead:
  1. I dettagli relativi a quella persona vanno nel modulo Contatti
  2. I dettagli relativi alla sua organizzazione vanno nel modulo Account

Poiché si tratta di un processo unico e riguarda una sola persona, non è necessario mantenere il record del lead una volta creato il record del contatto. Pertanto, il record del lead viene eliminato dopo la conversione.

Il record del lead viene suddiviso in un record contatto e un record account perché potrebbe essere necessario gestire molti contatti appartenenti alla stessa organizzazione. Per questo motivo, è una buona idea avere un modulo Account con solo i dettagli relativi all'organizzazione. È possibile collegare tale account a più contatti.

Modulo Trattative

Ora è possibile perseguire trattative con i propri contatti e account. Poiché si possono gestire molte trattative con lo stesso contatto o account, esiste un modulo separato progettato per questo processo. È possibile monitorare le trattative e accedere ai dettagli correlati in questo modulo.

Scenario

Quando mettiamo insieme tutti questi passaggi in relazione al ciclo di vendita, il risultato è il seguente:

Utilizziamo un esempio per vedere questi moduli in azione.

Emma lavora presso Sketles Developers. È interessata all'acquisto di alcuni macchinari e relativi accessori per il suo datore di lavoro. Cerca online e trova alcuni prodotti di Zylker Inc che sembrano soddisfare le sue esigenze. Contatta il team commerciale di Zylker per maggiori informazioni.

Come viene elaborato questo lead utilizzando Zoho CRM?
  1. Emma viene aggiunta come lead nel modulo Lead.
  2. Viene contattata per scoprire di più su di lei e sulla sua organizzazione. Una volta che il venditore è soddisfatto, il lead viene convertito in un contatto (Emma) e un account (Sketles Developers).

  3. Viene creata una trattativa nel modulo Trattative. Questa trattativa è collegata a Emma (un contatto) e Sketles (un account). Il venditore registra i dettagli, modifica la fase della trattativa e collabora con il team commerciale mentre si avvicinano lentamente ma con sicurezza alla chiusura della trattativa.

Monitorare le attività

Con i dati organizzati in moduli, ci si può concentrare sullo svolgimento delle attività di vendita. Queste possono includere compiti, chiamate o riunioni. Disponiamo di moduli standard in cui è possibile crearli, assegnarli e monitorarli. Ancora più importante, tutti includono l'opzione di impostare promemoria in modo che nessun lead o trattativa venga perso per dimenticanza.

Supponiamo che vengano svolte le seguenti attività come parte del processo di vendita:
  1. Chiamare il lead durante la qualificazione.
  2. Chiamare il contatto dopo la conversione.
  3. Incontrare il contatto durante la proposta/negoziazione.
  4. Condurre una demo del prodotto per il contatto.
È possibile registrare queste attività nei moduli attività:

È possibile aggiungere e visualizzare queste attività direttamente dai record nei moduli Lead, Contatti, Account e Trattative. Ad esempio, possiamo vedere tutte le attività collegate a Emma nel suo record. Possiamo anche creare compiti, chiamate o riunioni direttamente dal record di Emma.


Ottimizzare il processo di vendita

Una volta acquisita familiarità con l'utilizzo di questi moduli (Lead, Contatti, Account, Trattative, Chiamate, Compiti e Riunioni), è possibile esplorare altri moduli e funzionalità per automatizzare e semplificare il processo di vendita. Alcuni di questi includono:
  1. Report e analisi per verificare rapidamente lo stato della pipeline di vendita:

  2. Previsioni per impostare obiettivi, monitorare i risultati e prevedere le performance:
  3. Regole di assegnazione dei lead per assegnare automaticamente i lead al team commerciale:
  4. Punteggio dei lead per aiutare a dare priorità ai lead:
  5. Blueprint per standardizzare il processo di vendita:
  6. Regole di workflow per automatizzare passaggi grandi e piccoli:
È possibile scegliere tra queste e altre funzionalità per creare una configurazione su misura per la propria organizzazione e il suo personale. Con tutto questo in atto, il team commerciale dedicherà più tempo alla vendita e meno tempo all'esecuzione di importanti ma routinarie attività di registrazione dati.

Risorse






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